Mailen er et af de vigtigste arbejdsredskaber i mange lederes hverdag. Derfor er det paradoksalt, at der ikke er mere fokus på, hvordan ledere bruger den hensigtsmæssigt, så de undgår unødvendigt stress og samtidig bliver mere effektive. Der er en tendens til, at man særligt som leder har et behov for konstant at holde sig opdateret på nyhedsmailen. Resultatet er desværre bare, at indbakken ender med at styre dig – og ikke omvendt.
Jon Kjær Nielsen giver her fem konkrete råd om sund brug af arbejdsmailen for ledere, som han samtidig ser som god politik for enhver medarbejder på arbejdspladsen.
Fem gode råd:
1: Drop arbejdsmailen efter fyraften
Selvom det kan være meget tillokkende som leder at holde sig opdateret på mail efter fyraften, er det generelt en dum idé. Undersøgelser bekræfter gang på gang, at overarbejde som blandt andet omfatter besvarelse af mails, tapper ressourcer, som er med til at gøre dig mindre effektiv i arbejdstimerne. Du når med andre ord mere på jobbet, hvis du bruger fritiden på at lade op – også selvom du har lederansvar.
2: Lad være med at begynde dagen i mailboksen
Ofte har du langt vigtigere opgaver at gå i gang med fra morgenstunden, hvor du er fyldt med energi, end at tjekke mails. Så vurdér en ekstra gang, om det nu også er nødvendigt at åbne indbakken lige fra morgenstunden.
3: Tjek mails på planlagte tidspunkter
Undlad at have mailen åben hele dagen. Fastlæg i stedet bestemte tidspunkter, hvor du tjekker mails. På den måde undgår du kontinuerlige forstyrrelser, og det at besvare mails bliver en arbejdsopgave på lige fod med alle andre.
4: Kommuniker mere effektivt via mailen
Ofte bliver en mailkorrespondance unødvendig lang. Gør det til en vane at give modparten alle nødvendige oplysninger i den første mail. Lad være med at skrive “Hvordan passer det dig med et møde i morgen?” men skriv i stedet, “Hvordan passer det dig med et møde her hos mig i morgen klokken 10?”
5: Overvej om det overhovedet giver mening med en mail
Alt for ofte kommunikerer medarbejdere internt på arbejdspladsen over mail, selvom det ville være langt mere effektivt at tage turen ned ad trappen til første sal, hvor flere af dine medarbejdere måske sidder. Husk også på at gode relationer til medarbejdere skabes via fysiske møder – ikke over mailen.
Lovgivning om mail
I Frankrig har man for nyligt gjort det lovpligtigt for landets arbejdsgivere at forbyde arbejdsmailen efter fyraften. Og i Tyskland overvejer man at gøre det samme. Det bør man også gøre i Danmark, mener trivselsekspert og foredragsholder Jon Kjær Nielsen.
Læs mere:
