Uanset om dit år har været skidt, mellemgodt eller fremragende, er tiden op til sommerferien rigtig god til at gøre status og til at sikre, at de medarbejdere, der har trukket læsset siden sidste ferie ved, at sommerferien er dem vel undt. Arbejdet indtil sommerferien skal planlægges nu. Og på ferien skal batterierne fyldes op. Som leder kan du være med til at sikre en supersommerferie til dine supermedarbejdere:
1: Få overblik over opgaverne i afdelingen. Hvad har første og anden prioritet? Hvad har laveste prioritet? Og kan det eventuelt droppes, slettes eller udskydes? Lav sammen med medarbejderne en tydelig prioritering, og vær opmærksom på, at det, der skal nås inden sommerferien, skal være realistisk.
2: Lav en plan for, hvordan medarbejderne kan undgå at svare på mails, tage mobiltelefoner og lave halve opgaver i sommerferien. Som regel kan det klares ved, at man på mail og mobiltelefon henviser til en kollega, der tager over i den periode. I nogle organisationer lader man også en kollega få adgang til ens mail, så de kan være grovlæst og det akutte besvaret, inden man vender tilbage.
3: Overvej, om medarbejderne skal sætte autosvar på mailen to-tre dage før de går på ferie, så der er to eller tre mødefri dage til at rydde op, lave de sidste opgaver færdige, planlægge den første uge efter ferien etc. Overvej på samme måde, om afdelingen generelt skal have to dage efter ferien, hvor der stadig er autosvar på, så der er tid til at samle op på mails, der er indløbet, akutte sager, der ligger og venter.
4: Overvej, om I kan indføre tid til koncentreret arbejde før og efter sommerferien. Man kan have det princip, at der lægges to timer ind i kalenderen to-tre dage om ugen om morgenen/formiddagen, eller hvornår det passer den enkelte, til de opgaver, der kræver at man koncentrerer sig i længere tid af gangen uden afbrydelser. Manglende tid til koncentreret arbejde uden afbrydelser er en væsentlig årsag til, at mange tager arbejdet med hjem for at lave det om aftenen, i weekenden eller i sommerferien, hvor der er ro til det.
5: Afklar forventninger til opgaverne med medarbejderne. Nu hvor arbejdslivet har ændret sig fra at være bestemt af ydre rammer som for eksempel arbejdstid til i højere grad at være en arbejdskultur, hvor mange arbejder selvstændigt og selv planlægger, har en af bivirkningerne været, at mange har svært ved at beslutte, hvornår det er godt nok. Her har lederen en stor funktion i forhold til at afklare rammerne, for eksempel niveau på opgaverne, forventninger om kvalitet, deadline etc.
6: Hold selv helt fri. Du er som leder omdrejningspunkt, fordi du har rollen som den, der har det overordnede ansvar og det overordnede overblik. Hvis dit overblik og overskud ryger, så ryger det også for hele afdelingen, med mindre nogle af medarbejderne går ind og tager ’jobbet’, synligt eller usynligt. I nogle organisationer tager medarbejderne et stort ansvar for deres ledere, fordi de kan se, at lederen er presset, vrisser, arbejder sent om aftenen eller arbejder meget i weekenden. Det sender et signal om, at ledelsen ikke helt har styr på det, og det påvirker afdelingen og medarbejderne.
7: Planlæg, så du selv har tid nok. Få et overblik over dine egne opgaver fra nu til du skal på ferie. Hvis der er for mange, tal med din egen leder og bed om en snak om prioritering af opgaverne. Arbejdslivet i dag er indrettet, så der altid er for meget, du bliver aldrig færdig, og der vil altid være noget, som kan gøres bedre. Så det er nødvendigt med en aktiv beslutning om, hvad der skal laves, hvornår det skal laves – og en aktiv beslutning om, at der skal være tid til at geare ned og til restitution, så du og afdelingen kan komme tilbage med ny energi og overskud til at tage fat igen og give den en skalle efter ferien.
Som ekstrapointe er det vigtigt, at det netop er i rolige perioder, de nye ideer dukker op, så det at holde fri handler ikke kun om at ligge i hængekøjen og slappe af, men handler også om at give hjernen så meget ro, at den får plads til at arbejde med nye og smartere måder at gøre tingene på.
Læs mere på www.lyngbjerg.dk og www.stressbaromenter.dk
