Sådan holder du dit budget – uden at begå juridiske fejl

Når du skal sikre dig, at budgettet overholdes, er der ofte juridiske spørgsmål involveret. Det gælder fx i forbindelse med ofte anvendte initiativer som at have et særligt fokus på kontrakter eller på de generelle serviceniveauer og de konkrete visitationer af borgerne.

Hvis du som leder vælger at se på serviceniveauer og visitationer, for at få budgettet til at balancere, er det vigtigt, at du er opmærksom på, at det er en svær vej til at skaffe sig et økonomisk råderum uden at begå juridiske fejl.

Men det er muligt, hvis du ved, hvor snubletrådene er.

Ændring af et serviceniveau

Mange ledere opfatter serviceniveauer som noget, man let kan ændre på, og som automatisk slår igennem i et lavere niveau af service til borgerne, og dermed også lavere udgifter. Men der er juridiske krav til serviceniveauer, og efter beslutningen om et nyt serviceniveau, skal der på mange områder stadig ske en visitation – træffes en afgørelse – i forhold til den enkelte borger. 

Ændringen af et serviceniveau kan handle om at ændre på generelle forhold, som fx åbningstider, men kan også handle om at ændre på niveauet for den hjælp, der kan gives til en bestemt målgruppe.

Første opmærksomhedspunkt er, at det ikke er på alle områder, at en offentlig myndighed kan fastsætte et serviceniveau. Det kræver, at loven på området lægger op til et spillerum for den enkelte myndighed.

Der kan også være grænser for, hvor lavt serviceniveauet kan ligge. For serviceniveauet skal fastsættes indenfor de rammer, der følger af den konkrete bestemmelse i den enkelte lov og lovgivningen i øvrigt. 

Næste skridt er at serviceniveauet skal udmøntes i de konkrete borgersager. Her skal afgørelsen i den enkelte borgers sag baseres på en konkret og individuel vurdering af borgerens behov for hjælp. 

Det betyder, at hvis et serviceniveau sættes ned, for på den måde at spare penge, går der noget tid før det kan slå igennem på budgettet. Der skal først træffes nye afgørelser om hvilken service, hver enkelt borger fremadrettet kan få og her er det vigtigt at være opmærksom på, om der bliver tale om ændring af afgørelser, der tidligere er truffet.

Tjekliste i forbindelse med ændringen af et serviceniveau:

• Er der hjemmel til, at der kan fastsættes et serviceniveau på området?
• Er der procesregler for, hvordan et serviceniveau kan ændres, fx at det kræver en politisk beslutning, måske ligefrem en beslutning i kommunalbestyrelsen?
• Indebærer lovgivningen minimumskrav til indholdet af serviceniveauet?
• Skal der ske en efterfølgende visitation af borgerne, baseret på en konkret og individuel vurdering af den enkelte borgers sag? Og hvad er de processuelle krav (fx forudgående partshøring)?
• Kan tidligere trufne afgørelser ændres (se nedenfor)?

Ændring af en tidligere truffet afgørelse er svært

Hvis en afgørelse er tidsbegrænset, udløber den af sig selv. Men ikke alle typer af afgørelser kan lovligt tidsbegrænses, og selv hvor de kan tidsbegrænses, er det ikke sikkert, at de rent faktisk er blevet det.

Det mest almindelige er derfor, at lederen – og myndigheden – er nødt til at forholde sig til tidligere trufne, stadig gældende afgørelser, dvs. at der er borgere, som allerede er blevet visiteret til en bestemt hjælp.

I forhold til de borgere, der allerede er visiteret gælder, at en myndighed forpligtes af de afgørelser, den træffer. Bordet fanger. Det betyder, at der juridisk skal noget særligt til, for at myndigheder kan vælge at genoptage en sag og derefter ændre en afgørelse.

At det er sådan, skyldes blandt andet af hensyn til, at borgerne kan indrette sig i tillid til de afgørelser, som det offentlige træffer. Hvis en myndighed altid bare kunne ændre på en afgørelse, der var truffet, ville borgere være nødt til at tage højde for, at enhver hjælp altid kunne forsvinde med kort varsel.

En borger kan derfor kun få reduceret den ydelse han eller hun modtager, hvis en af tre grundlæggende betingelser er opfyldt:

• Der er nye fakta i sagen,
• der er kommet fx en ny principmeddelelse, ombudsmandsudtalelse eller dom, der viser at en tidligere praksis har været forkert, eller
• der er sket en fejl fra kommunens eller regionens side, som ikke er uvæsentlige (fx at der ikke er partshørt).

Ud over at mindst en af de tre betingelser ovenfor skal være opfyldt, er der også flere andre betingelser, som skal være opfyldt. Hvilke afhænger af hvor ”fejlbehæftet” den oprindelige afgørelse er.

Derudover skal de forvaltningsretlige regler, der skal sikre borgernes rettigheder i forbindelse med processen, også være opfyldt (fx kravet om partshøring inden afgørelsen træffes og en begrundelse). Det samme gælder de ulovbestemte principper for sagsbehandling (principper, der gælder som om de var fastsat ved lov, fx undersøgelsesprincippet)

Medarbejderne må ikke tænke på dit budget, når de træffer afgørelser

Det er ikke kun svært at ændre allerede trufne afgørelser. Man må heller ikke træffe nye afgørelser, hvor påvirkningen af myndighedens økonomi, indgår i beslutningen i den konkrete borgers sag.

Det kræver nemlig hjemmel i lovgivningen på det enkelte område, hvis en myndighed skal kunne lægge vægt på sin egen økonomi, når der træffes afgørelser, fx at der ikke er budget til at hjælpe.

I forhold til serviceloven (og barnets lov, der trådte i kraft 1. januar 2024) står der i servicelovens formålsbestemmelse og barnets lovs §10, stk. 2, at afgørelser skal træffes på baggrund af faglige og økonomiske hensyn.

Men det betyder kun, at kommunen, hvis den skal vælge mellem to tilbud, som er lige egnede til at opfylde borgerens behov, bør vælge det billigste. Så kommunen kan ikke fravælge et tilbud, der er bedre egnet til at opfylde en borgers behov med henvisning til prisen.

Økonomihensyn må heller ikke indgå som et skjult hensyn i de konkrete sager. Hvis økonomi har indgået i overvejelserne, men det ikke fremgår af afgørelsen, er begrundelsen ikke lovlig, fordi det er blevet skjult for borgeren, hvad der reelt er lagt vægt på, da afgørelsen blev truffet.

Så der stilles meget høje krav til lederens kommunikation om afdelingens økonomi til sagsbehandlerne. Medarbejderne må ikke få den opfattelse, at de skal lægge vægt på overholdelsen af afdelingens budget, når de træffer den enkelte afgørelse.

De lavthængende frugter

Heldigvis er der også eksempler på, at juraen kan gøre det lettere for lederen at overholde sit budget, fx ved at lederen sikrer:

• At der ikke er borgere, der visiteres til hjælp, hvor der ikke er hjemmel i loven til at hjælpe dem. (I forhold til nye ansøgninger skal alle lovens betingelser altid være opfyldt. I forhold til borgere, der allerede er visiteret, se ovenfor.)
• At der ikke er kontrakter vedrørende hjælp til borgere, hvor myndigheden fx betaler for mere, end den får, eller har købt mere hjælp, end borgerne er visiteret til.