Hvis du er leder og samtidig er perfektionist, bliver du let frustreret over ikke at få gjort tingene ordentligt færdige. Problemet er imidlertid sjældent antallet af timer i døgnet, men din evne til at uddelegere.
Perfektionister tror, at de kan gøre ting bedre og hurtigere end andre, og de ser den tid, de skal bruge på at lære fra sig, som spild af tid. De frygter for konsekvenserne, hvis tingene ikke bliver gjort ordentligt, og de føler sig derfor nødsaget til at gøre det hele selv for at have kontrol.
Ledelsesskribent, Stephanie Vozza, giver på inc.com 11 trin, som kan hjælpe dig med at give slip og få mere fra hånden.
1) Hvad er du bange for?
Handler det om at skulle afgive kontrol? Manglede tillid til dine medarbejdere? At det er svært at kommunikere dine forventninger? Du skal være så konkret som muligt for at kunne finde frem til eventuelle løsninger. Skriv det evt. ned: ”Hvis jeg uddelegerer, er jeg bange for, at der sker X.”
2) Beregn omkostningerne
Fordi du kan gøre noget, er det ikke ensbetydende med, at du skal gøre det. For at forstå, hvordan din tid er bedre givet ud, kan du beregne, hvad det koster, at du laver en specifik opgave. Beregn din timeløn og gang den med tiden, du har brugt på opgaveen. Måske vil det overbevise dig om fordelene ved at uddelegere.
3) Identificér opgaver du kan uddelegere
Lav en liste over dine opgaver. Vurdér, hvad du bruger det meste af din tid på. Bliver den brugt på strategisk vigtige problemer eller rutineprægede dagligdagsopgaver? Uddelegér de opgaver, det giver mindst værdi, at du bruger tid på.
4) Vælg den rette person
Når du uddelegerer, skal du vælge en medarbejder med de rette kvalifikationer. Og selv når du finder et perfekt match mellem en opgave og en medarbejders kvalifikationer, undgår du ikke at bruge tid på at oplære, sparre, coache og give feedback.
Det er også vigtigt, at medarbejderen har den fornødne beslutningskompetence. Medarbejderen skal vide, hvilke beslutninger hun kan træffe, uden din godkendelse, og hvilke du skal godkende.
5) Start med opgaver med lav risiko
Hvis du ikke har det godt med at uddelegere, så start med at vælge mindre opgaver, der ikke er forbundet med stor risiko. Du må dog ikke forveksle uddelegering med at slippe af med det arbejde, du ikke selv gider tage dig af. Det skal gå hånd i hånd med medarbejdernes kompetencer og præferencer og dermed give medarbejderne en følelse af mere indflydelse og ansvar.
6) Lav en skitse
For at sikre at opgaven bliver løst til tiden, kan du lave en skitse eller tjekliste over opgaven; hvad er deadline? hvilke ressourcer er der til rådighed? Hvem kan medarbejderen sparre med? Det er vigtigt, at du ikke bliver for detaljeret i forhold til, hvordan opgaven skal løses.
7) Fokusér på målet – ikke vejen
Du skal ikke diktere, hvordan medarbejderen skal løse opgaven. Fokusér på målet – gør det klart for medarbejderen, hvad du forventer i forhold til det endelige resultat. Det vil gøre medarbejderen mere motiveret. Men det kræver, at du kan give slip på ideen om, at der kun er én løsningsmodel.
8) Sig det højt
Når du uddelegerer, er det afgørende, at medarbejderne forstår, hvilket resultat du forventer. Sig det højt, og lad medarbejderen gengive med sine egne ord, hvad opgaven går ud på.
9) Planlæg opfølgningen fra start
Det, du uddelegerer, skal du kunne måle og følge op på. Lav en plan med milepæle fra start til slut, hvor du kan følge op undervejs i stedet for uklare spørgsmål som, ”hvordan går det?”.
10) Forvent fejl
Det er uundgåeligt, at der sker misforståelser i starten. Tag højde for dem i din tidsplan og i dine forventninger. På den måde vil du blive mindre frustreret.
11) Sig hvornår opgaven skal være færdig
Mange ledere uddelegerer opgaver med en følelse af, at opgaven haster. Men de kommunikerer det sjældent tydeligt til den medarbejder, som skal løse opgaven. Det skaber frustration hos både dig som leder, men i høj grad også hos medarbejderen. Book derfor din medarbejder og dig selv i kalenderen til en dato, hvor opgaven skal være færdig.
Læs også:
3 årsager til at du uddelegerer for lidt
