Du har måske selv oplevet at få feedback, som føltes upassende eller direkte ubehagelig, og at den dermed ikke har været brugbar. Din evne til at give feedback er afgørende i forhold til at udvikle medarbejderne og styrke samarbejdet i teamet. Men hvis du giver feedback på det forkerte tidspunkt eller med den forkerte intention, kan du gøre mere skade end gavn.

Generelt er der syv feedbackfælder, du og medarbejderne bør være opmærksomme på, når I giver hinanden feedback. Sådan skriver Katrine Kent i sin bog ”Kollegafeedback – Få det sagt, så det virker” (2024), der handler om de mange udfordringer, der kan opstå, når man skal give hinanden vigtig feedback på arbejdspladsen. Bogen kommer med værktøjer til at give og modtage kollegial feedback, hvilket ofte er forbundet med vanskeligheder, men som er afgørende for både kommunikationen og samarbejdet i organisationen. Du kan læse mere om bogen her.

Om forfatteren

Katrine Kent er cand.mag. i dansk og psykologi fra RUC og er ekspert i kollegial feedback. Hun har i de sidste 20 år blandt andet arbejdet med udvikling og facilitering af møder og processer som selvstændig konsulent.

De 7 feedbackfælder

De syv mest almindelige feedbackfælder lyder således:

  1. Situationen er ikke den rigtige.
  2. Du giver feedback på noget, der ikke kan ændres.
  3. Feedbacken er for subjektiv.
  4. Din intention er ikke at give, men at få.
  5. For meget feedback.
  6. Støj i relationen.
  7. Feedbacken er for gammel.

1. Situationen er ikke den rigtige

Hvis situationen ikke er den rigtige, kan den ellers gode feedback være lige meget. Derfor er det vigtigt, at modtageren er i en rolig position, når du giver feedback. Hvis du fx giver korrigerende feedback til en medarbejder på et personalemøde, hvor andre medarbejdere også er vidne til den, vil vedkommende højst sandsynligt ikke tage feedbacken til sig, fordi situationen har været ubehagelig.

Det er ikke altid nemt at finde en passende og rolig situation i en travl hverdag med presserende opgaver og deadlines, men det er alligevel vigtigt, at man kommer så tæt på en passende situation som muligt. Hvilken situation, der er passende, kommer blandt andet an på, hvilken type af feedback der skal gives:

  • Korrigerende feedback: Det er sjældent en god idé at give korrigerende feedback foran andre medarbejdere. Sørg derfor for, at denne type af feedback bliver givet under fire øjne.
  • Værdsættende feedback: Det kan være fint at give værdsættende feedback til et møde og dermed give en medarbejder ros for en god indsats foran andre. Men hvis du gerne vil gå i dybden og udpensle, hvorfor medarbejderen har været dygtig, kan det være en god idé at gøre det en-til-en.

2. Du giver feedback på noget, der ikke kan ændres

Feedback er til for at styrke både samarbejde og opgaver, så I sammen udvikler jer. Derfor bør du ikke give feedback på noget, der ikke kan ændres. Dermed bør du aldrig give feedback på personlige ting som udseende eller stemme.

Det er heller ikke en god idé at komme med urealistiske ønsker, da du bare vil lægge et unødigt pres på medarbejderen, ligesom det heller ikke er hjælpsomt at give feedback på noget, der for længst er overstået. ”Du skulle have gjort sådan” er et ubrugeligt råd – medmindre du omformulerer det, så det i stedet bliver et råd om, hvordan medarbejderen kan gøre i fremtiden. Generelt er det en god tommelfingerregel, at feedback forholder sig til fremtiden og ikke fortiden.

3. Feedbacken er for subjektiv

Hvis din feedback skal opfattes som hjælpsom, skal du være opmærksom på dine formuleringer. For hvis din feedback kun består af en række ”synsninger”, er den højst sandsynligt ikke brugbar. Hvis du starter alle dine sætninger med ”jeg synes”, kan det være svært for modtageren at forholde sig til din feedback.

De såkaldte synsninger dækker også over alle de automatiske holdninger og værdier, alle bærer rundt på, og som repræsenterer vores egne holdninger, både personligt og fagligt. Dermed bør din feedback altid bero på faglige refleksioner og overvejelser i stedet for egne holdninger.

4. Din intention er ikke at give, men at få

Det hænder, at man får sagt noget til en kollega eller medarbejder, som mest har været for ens egen skyld. Det kan ske, hvis man har et behov for at få noget sagt, og at det dermed bliver sagt uden tanke for, om det vil gøre samarbejdet bedre. Oftest bunder egofeedback i et af disse tre behov:

  1. Du giver feedback for at få ret: Du har en synsning, som du pådutter kolleger eller medarbejdere. Du ender med at give en instruktion i, hvordan du synes, noget skal gøres, fremfor at give feedback.
  2. Du giver feedback for at få luft: Du har i længere tid samlet på frustrationer over noget, medarbejder gør, som du har en trang til at sige. Du er dog aldrig nødt til at give feedback, selv hvis en medarbejder har nogle, for dig, irriterende arbejdsvaner.
  3. Du giver feedback for at få status: Du kan også komme til at give feedback, fordi du gerne selv vil føle dig klog, dygtig og kompetent. Det kan være svært at vurdere, om den type af feedback bliver givet, fordi det fagligt og samarbejdsmæssigt giver mening, eller om det er for egen status. Her handler det om, at du selv mærker efter, hvad din intention med den givne feedback er.

5. For meget feedback

Selvom det er i bedste mening, kan man komme til at give for meget feedback på en gang. Det gælder både korrigerende og værdsættende feedback.

Når du fortæller en medarbejder, hvor dygtig vedkommende er til det ene, kan det hurtigt føre til det andet, det tredje osv. Men som modtager kan det blive overvældende at få så meget information på en gang. Her er tre måder, du kan komme til at drukne din feedback på:

  1. Du har for mange forskellige ting med: Vælg én eller to ting, du vil give feedback på – helst kun én. Hvis du har ti ting, du gerne vil dele, så overvej, hvad det vigtigste punkt er.
  2. Du bruger for mange ord: Du forklarer de samme ting med så mange ord, at din feedback og dine pointer drukner i overflødighed. Forbered dig i stedet, og formuler dig kort. Du kan uddybe, hvis modtageren efterspørger det.
  3. Du går rundt om den varme grød: Det kan nogle gange være svært at få sagt sin feedback på en ordentlig måde, og det kan ende med, at du taler i ring. Sig det vigtigste først og begrund og uddyb efterfølgende, hvis det er nødvendigt. Ellers gør du modtageren forvirret og bekymret.

6. Støj i relationen

Selv den mest velformulerede og ordentlige feedback kan misforstås, hvis der er støj i relationen mellem feedbackgiver og -modtager. Modtageren vil måske tillægge din feedback langt større værdi, end intentionen har været fra din side. Hvis der er utryghed og frygt for, at din feedback er personlig eller givet med en dårlig intention, vil budskabet næsten altid forsvinde, og det kan være din kollega eller medarbejder tror, at de ikke er gode nok. Her er fire grunde til, der kan være støj i relationen:

  1. Der kan være uklarhed om rammer, roller og regler.
  2. Der kan være stress og pres på arbejdspladsen.
  3. Der kan være konflikter mellem en eller flere medarbejdere eller ledere.
  4. Relationen kan være præget af gensidig usikkerhed på hinanden.

7. Feedbacken er for gammel

Feedback har en holdbarhedsdato, som bør respekteres. Det nytter ikke at give feedback på noget, der skete sidste år – og slet ikke korrigerende feedback. Din feedback skal være aktuel og relevant, for du kan risikere, at kollegaen eller medarbejderen slet ikke kan huske den hændelse eller opgave, du giver feedback på, hvis du går for længe og grubler over det.

Husk også at være opmærksom på, om medarbejderne til tider falder i nogle af de syv fælder. Hvis du fx oplever, at et teammøde bliver til en ukonstruktiv feedbackrunde mod en enkelt medarbejder, bør du træde til og sørge for at vende fokus til at handle om fremtiden.

Denne artikel er baseret på bogen “Kollegafeedback – Få det sagt, så det virker” (2024) af Katrine Kent.