Situationer nye ledere kan stå overfor:
- Du har vanskeligt ved at danne dig et overblik over alle dine opgaver og dine møder
- Du oplever, at det er vanskeligt at styre din tid.
Fakta
Som leder kan det være vanskeligt at holde styr på de mange ting, man skal nå i løbet af sin arbejdsdag. Derfor er det en god idé at bruge sin onlinekalender til at holde styr på møder og aftaler. Brugen af din kalender hjælper dig med at udnytte din arbejdstid effektivt.
Det er en god idé at adskille møder og aftaler fra øvrige arbejdsopgaver. Sørg for at samle alle dine opgaver på din opgaveliste, og reserver evt. blokke i din kalender til opgaveløsning.
Skab dig et overblik over din kalender fx hver torsdag, så du ved, hvad der er de primære møder og opgaver i den kommende uge.
Særlige forhold
Hvis der er et møde eller en samtale i din kalender, som er omfattet af fortrolighed, så er det vigtigt, at du markerer det som ”privat”. Det kan du gøre ved at klikke på hængelåsen i menulinjen, når du opretter mødet eller ved at højreklikke på mødet, når det er oprettet.
Vær også opmærksom på ”overskriften”, hvis du reserverer lokaler til møder. Hvis der findes en mødeoverbliksskærm, vil teksten i indkaldelsen fremgå her. Skriv aldrig navne på borgere m.v. ind i overskriften.
Du kan med fordel tage afsæt i et evt. årshjul og sætte vigtige datoer og frister i kalenderen, så du ikke glemmer dem, eller så andre ikke overbooker dem.
Hvis du gerne vil huske mærkedage, fx medarbejders fødselsdage, jubilæer mv., så skal dette fremgå som en ”privat” reminder i din kalender.
Husk, at du skal…
- Lægge alle møder og aftaler ifm. dit introforløb ind i din kalender.
- Lægge buffertid ind i din kalender, så du ikke booker ”væg-til-væg” møder.
- Sætte forberedelse til møder, samtaler mv. i kalenderen.
- Booke møder med dig selv, så du har dedikeret tid til alt det, som opstår løbende og som også skal håndteres i dit lederjob.
- Man kan afslå møder, men vurder altid konsekvenserne, både for dig selv og for den som inviterer til mødet.
Hvem kan hjælpe mig?
- Tal med din leder eller en lederkollega om, hvordan du bedst kan arbejde med kalenderstyring.
- Undersøg om din organisation har kurser i brugen af fx Outlook.