Trin 1 -Erkendelse af behov
Enhver arbejdsplads har nogle kutymer, eller et sæt uskrevne regler for, hvordan medarbejderne skal fungere på arbejdspladsen. Nogle gange hersker der en kultur på arbejdspladsen, der overflødiggøre en nedskrevet personalepolitik, og andre gange opstår der et behov for at synliggøre en sådan politik. Dette behov bliver aktuelt, når enten ledelsen eller medarbejderne fremstiller et ønske om dette, eller hvis en konkret problemstilling har foranlediget en debat om en personalepolitik.
Beslutter I at iværksætte projektet, skal I først overveje, hvordan projektgruppen skal sammensættes. Det er vigtigt at inddrage medarbejderne, da det er dem, politikken berør. Endvidere skal I tage stilling til om, der skal søges ekstern konsulenthjælp. Dette er ikke en nødvendighed, men kan i mange tilfælde være en god idé, da konsulenten indtræder i projektet som en upartisk person, der ikke er begrænset af de eksisterende forhold på arbejdspladsen. Desuden kan en konsulent bidrage med kompetencer og erfaringer fra lignende projekter.
Generelt er det særdeles vigtigt, at udformningen af projektforløbet passer overens med den kultur, der hersker på arbejdspladsen, og er i overensstemmelse med måden I normalt forvalter projekter på. Dermed ikke sagt, at I skal gøre, som I plejer men derimod blot, at der skal tages hensyn til de betingelser, der sættes af kulturen på jeres arbejdspladsen.
Trin 2 – Valg af projektgruppe
Når I skal vælge en projektgruppe, skal I vurdere om dette skal gøres på frivilligt basis, eller om I ønsker at vælge selektivt. Da projektmedlemmerne under selve projektet, kommer til at fungere som ambassadører, vil det være en fordel, hvis projektmedlemmerne frivilligt ønsker at arbejde på projektet.
Uanset hvilken model I vælger, er det vigtigt at sørge for, at gruppen udgør et repræsentativ udsnit af arbejdspladsen, så ingen afdeling føler sig forbigået. Projektgruppens størrelse kan variere, men bør alt afhængig af arbejdspladsens størrelse, ikke overstige 8-10 personer. På store arbejdspladser, der beskæftiger flere hundrede medarbejdere, kan det være aktuelt at nedsætte flere mindre undergrupper, der refererer til en styregruppe.
Samtidig med, eller i forlængelse af valget af projektgruppen, skal arbejdspladsen informeres om det nye projekt. Information til medarbejdere er en af de vigtigste faktorer, ved etablering af en personalepolitik. Alle medarbejdere på arbejdspladsen skal derfor løbende holdes informeret om blandt andet projektets fremgang og status.
Dette gøres for at holde medarbejdernes interesse for projektet i live, samt for at undgå rygter om projektet. Resultatet af manglende information kan nemlig være en manglende tilknytning til og forståelse af projektet, hvilket kan resultere i, at medarbejderne ikke vil tage politikken til sig, hvis de ikke føler, at det er deres personalepolitik.
Trin 3 – Projektets opstart
Ved projektets reelle opstart, kan det være en idé, at udarbejde en præsentation for medarbejderne således, at de ved hvad der er projektets, mål, formål og selve processen. I kan risikere, at flere af medarbejderne ikke ved, hvad en personalepolitik er og indeholder. Derfor er det vigtigt at forklare alle deltagerne, hvad projektet går ud på, og hvad der skal ske i processen.
Som ved de fleste projekter, skal der udarbejdes en projektbeskrivelse og en procesbeskrivelse, der kan fungere som den overordnede ramme for projektet. I denne procesbeskrivelse kan I med fordel lave en fase/proces inddeling, der samtidig angiver det skønnede tidsforbrug. Se skemaet Procesbeskrivelse for projekt med personalepolitik
Trin 4 – Udfærdigelse af personalepolitikken
Det egentlige indhold til politikken, der skal diskuteres og formuleres, kan med fordel deles op i eksempelvis ugentligt møder, hvor de aktuelle dagsordenspunkter behandles. Udfærdiger I et mødereferat, kan alle deltagerne bagefter kontrollere og godkende mødets aftaler således, at der er klar enighed om politikkens indhold.
Selve skrivearbejdet kan deles ud på forskellige kompetente projektmedlemmer eller kan samles under én ansvarlig. I alle tilfælde, bør skriveprocessen foregå løbende, da de punkter, der løbende udarbejdes, dermed kan tages med som diskussionspunkter på det næste møde.
Trin 5 – Evaluering og præsentation
Evaluering af projektet med personalepolitikken, er en vigtig del af processen. Evalueringen skal primært ske af projektgruppen, men kan også indeholde en tilbagemelding fra ledelsen og medarbejderne. Både skriftlige og mundtlige evalueringer kan benyttes. Fordele og ulemper ved begge skal vurderes, og desuden skal projektets udformning i øvrigt tages med i betragtning.
De øvrige medarbejdere på arbejdspladsen kan også inkluderes i en tilbagemelding på den information, projektgruppen har givet undervejs i projektforløbet. Denne type evaluering er en mere generel tilbagemelding på, hvordan medarbejderne oplever den information projektgruppen giver.
Når det endelige arbejde er godkendt af den øverste ledelse, skal personalepolitikken præsenteres for hele arbejdspladsen. Det kan I med fordel arrangere som en begivenhed således, at ledelsen markerer, at det er en speciel begivenhed for medarbejderne. I kan eventuelt lave en dag ud af det.
