Formålet med fratrædelsessamtalen er at sikre feedback, du kan bruge til at udvikle arbejdspladsen fremadrettet. Det handler derfor om, at få medarbejderen til at fortælle om måden, hun har løst sine opgaver på og hvilke udfordringer, hun har mødt.
Det hjælper til at sikre kontinuiteten i arbejdet og giver idéer til udvikling i den pågældende stilling. Tiltag, der fremover potentielt vil kunne være med til at forhindre, at en medarbejder forlader arbejdspladsen i utide. Men fratrædelsessamtaler bliver ofte sprunget over, og den viden, der kommer fra de samtaler, der faktisk af holdes, bliver sjældent brugt hensigtsmæssigt.
Denne artikel giver dig inspiration til, hvordan du holder en god fratrædelsessamtale; både ud fra forberedelsen, selve afholdelsen og opfølgningen.
Inden samtalen
Samtalen skal planlægges i god tid og bør holdes et stykke tid før afskeden. Det sikrer, at samtalen bliver så professionel som muligt, da der for nogle medarbejdere kan være mange følelser forbundet med at sige op.
En fratrædelsessamtale er et tilbud. Respektér derfor, hvis en medarbejder ikke ønsker samtalen. I særlige situationer, fx hvis forholdet mellem dig og medarbejderen har været problematisk, kan det være bedre, at HR-afdelingen holder samtalen.
Her følger eksempler på spørgsmål, der er gode at bruge som forberedelse. Send dem til medarbejderen i god tid inden samtalen, så hun kan nå at tænke over, hvad hun gerne vil sige. Spørgsmålene skaber også et fælles udgangspunkt for jer begge at tale ud fra.
•Hvorfor har du valgt at fratræde din stilling?
• Hvad har du syntes du om dine arbejdsopgaver?
• Hvilke kompetencer har været væsentlige for at løse dine opgaver?
• Hvordan vil du vurdere ansvarsfordelingen i dine arbejdsopgaver?
• Hvordan har forholdet været mellem arbejdsopgaver og tid?
• Har de fysiske arbejdsforhold været i orden?
• Hvordan har dit samarbejde med henholdsvis din leder, dine kolleger og samarbejdspartnere været?
• Hvordan har dine udviklingsmuligheder fagligt såvel som personligt været?
• Hvis du skulle ændre på noget eller give et godt råd, hvad skulle det så være?
Selve samtalen
Sørg for, at samtalen foregår i enerum. En samtale, der skal give resultater, skal finde sted under fortrolige forhold og uden forstyrrelser. Tag samtalen seriøst. Lad det også afspejle sig i din måde at gå ind i samtalen på. Hvis medarbejderen føler, at du gennemfører samtalen som en rutine, kan hun reagere negativt, og hendes svar vil sandsynligvis ikke være særligt oplysende.
Lad ikke samtalen komme til at handle om andre personer på arbejdspladsen, medmindre det har betydning for samtalens faglige indhold. Samtalen må ikke blive en ventil for medarbejderens frustrationer over kolleger.
Træk ikke samtalen ud. Begynd at afvikle den, når du har fået de oplysninger, som medarbejderen kan eller vil give dig, og når du har besvaret eventuelle spørgsmål fra medarbejderen. Afslutningsvist vil det være høfligt at spørge ind til, hvad medarbejderen fremover skal lave. Ud over at vise interesse handler det om at sende vedkommende af sted på en god og høflig måde, så medarbejderen der fratræder, vil være en god ambassadør for stedet.
Vær forberedt på det uforudsete
Det kan være, at du under samtalen bliver bekendt med problemer, du hidtil ikke har kendt til. Det kan være et personligt problem eller en konflikt på arbejdspladsen, som har været medvirkende til, at medarbejderen har sagt op. Det skal du ikke nødvendigvis gå ind i under samtalen, men blot give udtryk for din undren over, at medarbejderen først inddrager dig nu. Du kan også vente til efter samtalen med at undersøge oplysningerne nærmere eller helt lade det ligge. Under alle omstændigheder bør du forholde dig nøgternt til medarbejderen i situationen.
Efter samtalen
Overvej, hvilke perspektiver fra samtalen du vil tage med dig, og hvordan du vil gøre det. Er der fx dukket viden op om noget, der fungerer særligt godt, en arbejdsgang, der bør tilrettelægges anderledes, fysiske arbejdsvilkår, der trænger til forbedring eller en arbejdsdeling medarbejdere imellem, der ikke giver mening.
Du bør også overveje, om samtalen har affødt viden, der skal bringes videre til en eventuel efterfølger i stillingen, resten af afdelingen eller hele arbejdspladsen. Under samtalen kan der også opstå perspektiver, der gør det relevant eller nødvendigt at forholde sig til arbejdsmiljømæssige forhold, der kræver ændringer, som involverer HR afdelingen og arbejdsmiljøgruppen.
Artiklen er skrevet i samarbejde med og på baggrund af materiale om fratrædelsessamtaler udarbejdet af Vesthimmerland Kommunes HR-afdeling. Se mere
Læs mere:
6 ledelsesredskaber der motiverer mere end løn
4 tips til at skabe arbejdsglæde
