Et arbejdsmiljø dækker, ifølge arbejdstilsynet, over de fysiske, sociale og psykiske rammer, som de ansatte arbejder under på en arbejdsplads. Det kan altså være alt fra det fysiske arbejdsområde, såsom indeklima og belysning, til relationer og arbejdsbyrde, til vold og psykisk mistrivsel.
Som leder er det din opgave at sikre, at både de fysiske, sociale og psykiske rammer gør, at medarbejderne trives på arbejdspladsen. Arbejdspladsen er der, hvor både du og medarbejderne tilbringer størstedelen af jeres hverdag, så derfor er det vigtigt, at I har det godt.
De fysiske rammer på en arbejdsplads er en del af arbejdsmiljøet, som du ikke har fuld kontrol over. Er temperaturen indstillet korrekt? Er der ordentlig udluftning? Er der korrekt udstyr og maskineri? Osv. Her vil du ofte søge hjælp hos folk, som ved mere om det, end du nødvendigvis gør. Men når det kommer til både de sociale og psykiske rammer på arbejdspladsen, så er det en del af arbejdsmiljøet, hvor du som leder, kan gøre en forskel.
Gode relationer gavner arbejdsmiljøet
For at skabe et godt arbejdsmiljø handler det om, at alle på arbejdspladsen oplever gode arbejdsrelationer, tillid, retfærdighed, tryghed til at dele meninger og ideer samt har fokus på kerneopgaven. Her får du tre råd, der styrker arbejdsmiljøet:
De tre råd er:
- Øg den sociale kapital
- Styrk den psykologiske tryghed
- Skab fokus på kerneopgaven
1. Øg den sociale kapital
Social kapital har tre grundprincipper, som støtter op om de gode relationer. Det er:
- Tillid
- Retfærdighed
- Samarbejde
Tillid
Tillid handler om, at vi kan regne med hinanden. På en arbejdsplads handler det typisk om, at medarbejderne kan stole på deres leder, mens lederen skal have tillid til, at medarbejderne udfører et godt stykke arbejde. Tillid opbygges og vedligeholdes ved, at du er troværdig og viser andre tillid. Det kan du gøre ved:
- At være konsistent: Du handler gennemskueligt og kan forklare dine handlinger.
- At vise integritet: Du gør, hvad du siger, og siger, hvad du gør.
- At uddelegere: Du viser selv tillid ved at give beslutningskompetence til andre.
- At demonstrere lydhørhed: Du lytter til andres synspunkter og tager dem seriøst.
At vise tillid er også at løbe en risiko. For modsat tilliden i nære relationer, så er den professionelle tillid kendetegnet ved, at man ikke kan tage for givet, at man får den igen. At vise tillid er derfor som at give en gave, og det er gennem en kontinuerlig gaveudveksling, at man får opbygget tillid på den lange bane.
Læs også: 5 råd: Få jeres sociale kapital til at vokse
Retfærdighed
Retfærdighed handler om, at alle føler sig retfærdigt behandlet, og at processer, beslutninger og andre procedurer foregår på retfærdig vis. For at retfærdighed er til stede på en arbejdsplads, skal:
- Alle berørte parter blive involveret og hørt i processen.
- Beslutningsgrundlaget være i orden.
- Alle blive behandlet med respekt og værdighed.
- Ingen blive favoriseret.
For at samarbejdet skal lykkes på tværs af hierarkier og fagligheder kræver det, at man gensidigt respekterer og ser hinandens interesser som legitime. Det gør man lettere, hvis man oplever, at tingene foregår retfærdigt. Retfærdighed er derfor et nøglebegreb i den relation som skal opbygges for at skabe en høj social kapital.
Læs også: Overblik: De tre grundbegreber i social kapital
Samarbejde
Samarbejde handler om, at der er klarhed om kerneopgaven, og at man kan arbejde effektivt sammen om den. Det kræver en høj grad af relationel koordinering. Forudsætningen for et vellykket samarbejde er:
- Koordinering – at man har fælles mål, fælles sprog og viden samt gensidig respekt mellem parterne.
- Kommunikation – der kan understøtte koordineringen, når den er hyppig, rettidig, præcis og problemløsende.
Dette kan være svært i organisationer, hvor forskellige faggrupper har en specialviden, men stadig er afhængig af hinanden for at gøre et godt stykke arbejde. Det kan også besværliggøre samarbejdet, hvis vigtige elementer i opgaveløsningen ikke kan forudses, og opgaver skal løses under tidspres. Og endelig så kan forskelle mellem løn og prestige også besværliggøre samarbejdet.
Godt samarbejde forudsætter en tydelig ledelse, der:
- Formulerer et fælles mål, der giver mening og motiverer alle parter.
- Sikrer det nødvendige niveau af fælles viden og fælles sprog – gennem videndeling og læring.
- Understøtter den gensidige respekt mellem faggrupper uanset deres formelle status.
- Udvikler strukturer og relationelle kompetencer, der styrker den vigtige interne kommunikation om kerneopgaven.
Læs også: 5 kendetegn ved et usundt samarbejde
Der er ingen faste opskrifter eller drejebøger på, hvordan man opbygger social kapital i en organisation. Men som leder har du stor mulighed for at påvirke de rammer, der bidrager til høj social kapital blandt dem, du leder.
Det handler om at udnytte dit ledelsesrum i de samarbejdsflader, der i det daglige arbejde har betydning for, at medarbejderne oplever tillid, retfærdighed og godt samarbejde.
I den daglige drift, kunne det fx være, når arbejdet planlægges, og de attraktive opgaver, populære ferieuger og ressourcer m.m. skal fordeles. I sådanne tilfælde højner det den sociale kapital, når medarbejderne føler, at det foregår retfærdigt. Og således kan man de fleste steder indtænke tillid, retfærdighed og samarbejde i sin ledelse.
I nedenstående skema, kan du finde inspiration til, hvordan du højner kapitalen inden for de forskellige ledelsesopgaver:
Figuren er fra publikationen ‘De skjulte velfærdsreserver’. Se figuren i stort format her
2. Styrk den psykologiske tryghed
Psykologisk tryghed handler om, hvor tryg du og medarbejderne er ved at dele ideer og tanker i en gruppekontekst på arbejdspladsen. Psykologisk tryghed er fundamentet for en sund feedbackkultur, hvor I opnår den ærlige feedback, som får jer til at vokse.
Det kan være svært at finde ud af, om der er psykologisk tryghed på jeres arbejdsplads, for en medarbejder kan umiddelbart godt have tillid til dig som leder og dele sine ideer med dig på tomandshånd, men stadig ikke føle sig tryg sammen med andre eller i større grupper på arbejdspladsen.
Nogen af de psykologiske mekanismer, som er på spil hos de personer, som føler psykologisk utryghed, er:
- Jeg vil ikke virke uvidende – og derfor undlader jeg at stille spørgsmål, der kan virke dumme.
- Jeg vil ikke virke irriterende – og derfor udtrykker jeg ikke uenighed.
- Jeg vil ikke virke inkompetent – og derfor undlader jeg at fortælle om en fejl, jeg har begået.
- Jeg vil ikke virke svag – og derfor fortæller jeg ikke om min tvivl og manglende formåen.
Som leder skal du derfor være opmærksom, hvis:
- En medarbejder er på vej til at sige noget, men holder igen ved at trække vejret eller bide sig i tungen.
- Der er meget stille til møderne, når du spørger til tanker og ideer, men det stadig kun er de samme to, som deler deres tanker.
- Der kommer en medarbejder efter mødet og deler sine input på tomandshånd i stedet for at have delt tankerne på mødet.
Sådan skaber du psykologisk tryghed:
- Sæt scenen
Det første du skal gøre, er at opstille rammen for arbejdet. Gør det tydeligt, hvad der er på spil, hvorfor det er vigtigt, og hvad du forventer, de deler. Gør det også tydeligt, at alle selvfølgelig begår fejl og bliver usikre og at vi lærer meget ved at dele vores fejl og usikkerhed med hinanden. På den måde øger du trygheden på arbejdspladsen, og gør det tydeligt, at der er behov for, at medarbejderne deler deres tanker.
- Inviter til deltagelse
Det næste du skal gøre, er at stå ved de huller, der er i din egen viden og i dine færdigheder. Jo bedre du er til at gå forrest, jo bedre vil medarbejderne være til at gøre det samme.
- Responder produktivt
Til sidst skal du respondere konstruktivt på dine medarbejderes input. Du skal vise, at du værdsætter alle ideer og tanker, ligegyldigt kvaliteten af dem. Du responderer konstruktivt ved at lytte og anerkende, samt ved at spørge yderligere ind til ideen.
Derudover skal du slå ned på adfærd, som ødelægger den psykologiske tryghed. Det handler fx om at konfrontere medarbejdere, som fniser eller ruller med øjnene, når andre kommer med input, eller som hvisker i krogene og bliver stille, når nogen træder ind i lokalet.
Læs også: Psykologisk tryghed: En enkelt person i teamet kan ødelægge den
3. Skab fokus på kerneopgaven
Til sidst er det vigtigt at have fokus på kerneopgaven. Kerneopgaven skal være klart defineret og alle skal have en fælles forståelse for opgaveløsningen. Ethvert tiltag, enhver konflikt, enhver idé skal holdes op imod kerneopgaven. Din første tanke bør altid være ”bringer det os tættere på at løse kerneopgaven? ”.
Du skal synligt sørge for at skabe de bedst mulige rammer for opgaveløsningen – under de vilkår der nu engang er – og gøre rammer, muligheder og forventninger klare for medarbejderne. Derudover skal du skabe gennemskuelighed i prioritering og et fælles billede af, hvordan medarbejderne skal prioritere, når ressourcer og krav ikke stemmer overens.
Det er også vigtigt at forsøge at vurdere og implementere forandringer i lyset af kerneopgaven og opgaveløsningen – at du har forståelse for, at forandringer påvirker og derfor understøtter en fælles tilgang til, hvad forandringen skal betyde for opgaveløsningen.
Artiklen er baseret på artikler fra lederweb, publikationer fra Væksthus for Ledelse og BFAs publikation om social kapital.
