Ved at være godt forberedt kan du gøre afskedigelsen til en situation, som den pågældende medarbejder husker tilbage på som ’… men jeg blev i det mindste behandlet med respekt’.
At sidde ansigt til ansigt med en medarbejder, der skal afskediges, er noget af det sværeste i lederrollen. Uanset hvad baggrunden er, men måske specielt, når der er tale om en større fyringsrunde, hvor medarbejderen ikke bliver afskediget på grund af performanceproblemer, adfærdsproblemer eller andre ting, som er relateret til personen. Rent intellektuelt kan alle forstå, hvad meningen er; at organisationen med hjælp af dette tiltag skal spare. ’Og ja for resten: Det kostede så lige netop DIG’.
Rent emotionelt kan det være svært at forstå og ikke mindst acceptere, at man pludselig er blevet reduceret til en lille brik i et større spil.
Læs også: Når du er the bad guy
Alles øjne hviler på lederen
At være den, der overbringer budskabet om, at ansættelsesforholdet desværre må ophøre, kan være ekstra vanskelig når det handler om en større nedskæring, som skyldes udefra kommende begivenheder.
Det gør det heller ikke nemmere, at man næppe får ”arbejdsro” til at forberede sig på opgaven. Budskabet er ude, arbejdspladsen koger af rygter, snakken går, alle er 100 pct. fokuserede på sig selv (og det er en helt normal reaktion), produktiviteten op til selve dagen er nærmest ikke eksisterende. Og der bliver holdt øje med lederen. Hvem taler hun med? Hvem taler hun ikke med? Hvorfor svarer hun ikke på min mail? Er hun ikke lidt ekstra afvisende – eller måske alt for venlig? Hvorfor har hun ryddet sin kalender for aftaler lige præcis den dag? Betyder det, at der er nogen skal fyres i vores afdeling? Hvorfor har hun private aftaler i kalenderen flere dage i træk? Hvorfor holder de ledermøde på en tirsdag, det plejer jo at være om torsdagen?
Der er mange forberedelser op til samtalen. HR-funktionen er som regel ansvarlig for de fleste opgaver, som er af juridisk, praktisk og administrativ karakter.
Læs også: 4 dilemmaer du skal tackle når medarbejdere stopper
6 faldgruber du skal undgå
Du skal holde fast i, hvad formålet med samtalen er: At overbringe budskabet om opsigelsen på en professionel måde, så medarbejderen får en klar besked, som han/hun let kan forstå, og derfor ikke efterlades med tvivl om meningen med budskabet.
Det lyder nemt, men der er nogle faldgruber, du skal undgå. Her er de seks mest almindelige:
1. At glemme formalia
Ved en afskedigelse er der en række formelle regler, der er vigtige at forholde sig til, da det ellers kan få arbejdsretlige konsekvenser. Du skal udarbejde en opsigelse, og den skal indeholde visse forhold, som fx om medarbejderen skal arbejde i opsigelsesperioden eller fritstilles. Funktionærer skal have en skriftlig opsigelse, og hvis de beder om det, har de også ret til en begrundelse. Medarbejderen har ret til en bisidder og skal kvittere for opsigelsen. Dette er blot et par eksempler. Der er med andre ord meget formalia, som skal overholdes. Sørg endelig for at få HR afdelingen til at hjælpe med dette forud for samtalen.
2. At løbe fra sit ansvar
Det værste, en leder kan gøre, er at løbe fra sit ansvar og sin lederrolle og sige ting som: ’Det er ikke min beslutning’ eller ’jeg er jo slet ikke enig med ledelsen, men…’.
Du behøver ikke at være enig med den øverste ledelse om strategien, eller om hvorvidt det er en god idé at opsige medarbejdere. Men din personlige holdning er sådan set fløjtende ligegyldig. I denne situation skal din loyalitet ligge hos organisationen.
3. At lade sig presse ud i en længere forklaring
’Hvorfor netop mig?’
Det spørgsmål kommer helt sikkert som noget af det første, og medarbejderen vil blive ved og ved med at søge svaret på dette spørgsmål. Uanset, hvad lederen siger.
Her skal du være opmærksom på ikke at lade dig presse op i et hjørne eller ud i en længere forklaring. Intet, du siger, vil hjælpe medarbejderen tættere på et svar, og det kan også få arbejdsretlige konsekvenser, hvis du ikke passer på med, hvad du kommer til at sige. Det er derfor en god idé at have et talepapir, udarbejdet af organisationen, med et par sætninger om årsagen til opsigelsen og så ellers bare holde fast i disse sætninger. Ikke som en papegøje selvfølgelig. Man må gerne improvisere. Bare en lille smule.
4. At afbryde samtalen
Det sker, at medarbejderen bliver så ked af det eller vred, at lederen føler det næsten umuligt at trænge igennem med sit budskab. Hvis du sidder over for en medarbejder, der er meget emotionelt påvirket, kan det være fristende at tilbyde at afbryde samtalen og genoptage den på et senere tidspunkt. Det er en dårlig idé. Samtalen SKAL gennemføres, og medarbejderen skal kvittere for modtagelse af opsigelsen.
Der er ikke noget i vejen med at tilbyde et par minutters pause, hvor medarbejderen får lov til at pudse næse, drikke en tår vand og sunde sig. Men det foregår inde i lokalet, ikke udenfor. Der er heller ikke noget i vejen for at tilbyde medarbejderen en opfølgningssamtale et par dage efter. Vær dog opmærksom på, at årsagen til opsigelsen stadig er fuldstændig den samme. Det er ikke for at være unødvendigt hård, men faktisk for medarbejderens bedste. Der er ingen grund til at trække det ud, det er bedre at få det overstået, så vedkommende kan komme videre.
5. At lade samtalen trække ud
Hvor lang tid tager samtalen? Svaret er kort og godt: Maks 10-15 minutter. Ikke mere. Der er ingen grund til at trække pinen ud. Det, man har at sige, er sagt på 10 minutter. Mange oplever, at samtalen i langt de fleste tilfælde er overstået på 5 minutter.
6. Forbered det du vil sige
Husk endelig, at du virkelig – VIRKELIG – skal forberede dig på, hvordan du vil indlede samtalen. Gå lige til sagen, uden omsvøb, men med respekt for medarbejderen. Lad endelig være med at indlede med et ’ja du kan nok gætte, hvorfor du er indkaldt til denne samtale’ eller en længere svada om vejret eller lidt chit-chat om medarbejderens børn.
Noget andet, som du i samtalen bør holde dig fra, er: ’Ja, jeg synes altså heller ikke, at det er særlig sjovt’ eller ’det kan være, at du faktisk bliver glad for at komme væk herfra, du har jo sagt, du gerne vil udvikles’.
Hvis du ikke har meget erfaring med at afskedige, er det en god idé at søge hjælp og råd hos HR. Søg evt. sparring hos en mere erfaren lederkollega, som har prøvet det mange gange. Brug hinanden i ledergruppen.
