Møder og deltagelse i tværgående processer i organisationen er nødvendige opgaver, men de efterlader mindre tid til ledelse af dine medarbejdere.
For hvordan skal du få tid til at coache, sparre, udvikle, deltage i teammøder, understøtte gode ideer, være i dialog, følge op på sygdom, observere medarbejdernes praksis m.m., når du vender tilbage fra møder uden hen på eftermiddagen og skal i gang med de 50 ubesvarede mails?
Det er ikke fordi, at du ikke vil, men det kræver, at du fjerner en masse andre opgaver for at få tid nok til at få skabt dig et overblik over, hvor der er mest behov for dig.
Denne artikel giver dig fire trin til at tage kontrol over din egen tid. Det kræver lidt tid til planlægning og overblik, men forhåbentlig kommer den tid tifoldigt tilbage ved, at du undgår ligegyldige møder og anden spildtid, så du kan nå dine egentlige mål.
Tag styringen over din tid
Først skal du beslutte dig for, at du vil tage styringen over din tid. I stedet for at være offer for andres planlægning, skal du bruge din tid på en måde, du selv er tilfreds med. Det kræver, at du tror på, at du har indflydelse på, hvordan du bruger din tid. Det kræver også, at du kan få opbakning fra din ledelse til at prioritere på en anden måde.
Fire trin til mere tid til ledelse
1. Analysér dit tidsforbrug
Udarbejd en analyse af, hvad du bruger din tid på i en periode på to til fire uger. Del den op i forskellige typer møder. Fx:
- Møder, som jeg selv styrer
- Møder, som jeg deltager i
- Møder, hvor jeg er uundværlig, eller som er uundværlige for mig
- Møder hvor jeg kan undværes
- Forberedelse til møder
- Daglige mails
- Sager, som jeg selv løser, fordi det er (blevet) en haster
Udarbejd en oversigt over de vigtigste prioriteringer for de næste måneder. Del året op mellem de fire ferier, jul, påske, sommer, efterårsferie, hvilket giver fire kvartaler.
Skriv, hvilke særligt vigtige opgaver og prioriterede indsatser du har de næste måneder.
”I disse tre måneder vil jeg prioritere at få afholdt alle sygesamtaler efter bogen”.
”I denne måned vil jeg gennemføre alle MUS-samtaler”.
”I dette kvartal vil jeg hver uge observere en times undervisning” osv.
2. Få overblik over dine vigtigste prioriteringer som leder i de næste par måneder
Sammenhold nu, hvad du reelt bruger din tid på med dine vigtige og prioriterede opgaver og indsatser. Få overblik over din ideelle fordeling og din nuværende fordeling af tid og planlæg forandringer.
Lad ikke dine medarbejdere booke dig i din kalender, men styr din kalender stramt uge for uge, og sortér møder væk. Læg i stedet tid ind til e-mailhåndtering og korte samtaler med medarbejdere. Læg også huller ind til uforudsete opgaver. Der vil altid komme uforudsete opgaver og ting, der haster. Du kan ikke planlægge dem, men skab alligevel luft til dem i din kalender.
3. Tal med din chef
Mange ledere har 1-1 møder med deres chef. På et sådant møde kan du fortælle om din analyse, og hvilke nødvendige ændringer i prioriteringer du mener, den fører med sig.
De fleste chefer lytter til gode og gennemarbejdede argumenter. Hvis du beskriver, hvor du selv mener, du gør den største forskel for organisationen, vil din leder sandsynligvis bakke dig op.
Nogle chefer har det bedst med at ”holde hof” og have sine mellemledere tæt på. De indkalder lederne til lange møder ”så alle hører det samme”. Tag alligevel snakken med din chef, hvis du mener, at du kan undvære nogle af møderne. Alliér dig eventuelt med dine kolleger i ledergruppen.
Du kan også selv opfodre dine medarbejdere til, at de kigger på deres tidsforbrug. Måske er der også møder, som de kan undvære.
4.Fokusér på dine resultater
Afslut hver uge med at kigge tilbage på, hvad du nåede i forhold til dine mål? Hvad lykkedes i ugens løb af det, du havde planlagt, og hvad er det vigtigste at nå i næste uge? Det kan være en ide at sætte sig sammen i ledergruppen eller bare to lederkolleger og gennemføre den øvelse. Det samme kan gøres hvert kvartal, og her kan du analysere resultaterne i relation til de overordnede mål, kerneopgave og vision.
Det giver ro og fokus på fremtidens opgaver samt mindre stress og irritation over alt det, man ikke nåede, og det smitter også af på medarbejderne og giver større klarhed og mere robusthed i organisationen.
Litteratur om emnet:
Dorte Cohr Lützen, Birgitte Lønborg, Dit personlige ledelsesrum, Gyldendal Public, 2012
Bodil Jønsson, Ti tanker om tid, Gyldendal, 1999
Leon Lerborg, Styringsparadigmer i den offentlige sektor, DJØF, 2012
Stephen Covey, 7 gode vaner, Gyldendal Business, 2009
Læs også:
