På møder, hvor deltagerne skal drøfte og debattere emner og opgaver, er deltagerantallet et afgørende element for mødets effektivitet og succes. Er der derimod tale om såkaldt informationsmøder, hvor deltagerne ikke forventes at bidrage, men blot modtager information, kan deltagerantallet fint variere fra 2 til 1.000.
2-4-6-8
Om man er for mange til et møde, vil altid afhænge af mødets indhold og hensigt. Men der er visse principper, du kan følge, hvad angår deltagerantal, når du skal indkalde til et møde.
2 personers mødet
Et møde blandt to personer kan være både effektivt og fokuseret, da deltagerne ofte er tæt forbundet til mødets indhold. Ulemperne ved et møde med så få personer er, at de kan være begrænset i deres perspektiver på det, de samarbejder omkring og ved fravær af den ene, er der ikke noget møde. Og hvad angår pizzametaforen, er to familie pizzaer nok lige i overkanten for to personer.
4 personers mødet
Denne samarbejdsstørrelse beskrives ofte som den mest optimale. Det skyldes, at fire personer tilsammen rummer en tilpas mængde af viden, de kan bringe i spil til mødet, samt at de hver især både kan være aktive, lyttende, observerende og reflekterende, mens mødet er i gang.
6 personers mødet
Møder, hvor seks personer deltager, har mange af de samme egenskaber og muligheder, som beskrevet ved fire personers mødet. Dog kan fordelen ved seks deltagere være den ekstra viden og de ekstra perspektiver, der er blandt deltagerne. Det kan dog lige så nemt blive en udfordring, når alle skal til orde, eller hvis enkelte ser sig overflødige til mødet. To familiepizzaer kan være en passende størrelse for både fire og seks personer, hvorfor overvejelserne må gå på, om man har brug for lidt færre perspektiver og mere effektivitet, eller om flere perspektiver og dermed flere drøftelser er ønskeligt?
8 personers mødet
Møder med otte deltagere rummer store mængder af viden og perspektiver, hvorfor tid og indhold nemt kan løbe af sted. Videre kan deltagernes mulighed for at komme til orde være begrænset, hvorfor der er fare for, at nogle deltagere ender som passive. Derfor er otte personer også ofte det max antal, der anbefales til et møde. Bring derfor kun otte personer sammen til et møde, hvis der er en helt specifik grund hertil. Og hvad angår mængden af pizza, bliver otte personer sjældent mætte af to familiepizzaer, men går fra mødet sultne og med appetit for mere.
Læs også: 10 grunde til, at du aldrig skal holde et møde igen
Fra størrelse til type
En anden måde du kan opgøre, hvem og hvor mange der bør deltage til mødet, er ved at inddele mødedeltagerne i typer. Ikke persontyper, men medlemstyper.
Her kan du skelne mellem seks medlemstyper:
Kernemedlemmer: Der er 100 procent dedikeret og tilkoblet til opgaverne.
Ressourcemedlemmer: Der leverer bestemte ydelser, hvorefter deres tilkobling er aftagende.
Supportmedlemmer: Personer, der hjælper kernemedlemmerne med at få arbejdet udført.
Leder, sponsor eller ansvarshavende person: Person, der udvælger og sammensætter deltagerne og som deltagerne kan gå til, når de behøver hjælp eller sparring. Kan godt være flere forskellige personer.
Facilitator: Udefrakommende personer, som hjælper deltagerne med opgaverne.
Fordelen ved at bruge denne inddeling er, at mødedeltagerne klart og tydeligt indtager en type/rolle, de tilgår mødet ud fra. De forskellige personers deltagelse kan også gøres mere fleksibel ved, at fx supportmedlemmerne ikke behøver at deltage hver gang, om overhovedet, men blot er afhængige af fx information fra kernemedlemmerne, om hvad de ønsker hjælp eller støtte til.
En ulempe ved ovenstående model kan være, hvis alle bliver indkaldt til møder, hvorved mange personer kan ende med at bruge alt for meget tid på møder, de ikke nødvendigvis har megen gavn af. Det er derfor en god ide at bruge modellen for medlemstyper som støtteredskab til at skærpe, hvem der skal dele pizzaerne, og hvem der evt. skal tildeles et pizzaslice.
Pizza-reglen stammer fra Jeff Bezos, der er CEO i Amazon. Han argumenterer for, at hvis der ikke er nok pizza til alle, så er der for mange mødedeltagere. Det ideelle antal er ifølge ham mellem 5-8 deltagere.
Læs mere om fordele og ulemper ved antal deltagere i bogen: ”Gruppe- eller teamsamarbejde, hvad kræver opgaven”. Bogen er skrevet af Nicolaj Suhr Jensen. I bogen stiller han skarpt på den gensidige afhængighed og ansvarsfordeling blandt mødedeltagerne.
Læs også: Stram op på mødekulturen og få større effektivitet og arbejdsglæde
