Alle teams oplever udfordringer, blokeringer og konflikter. Det afgørende er, om du sætter kikkerten for det blinde øje, eller tager fat om nældens rod.
Artiklen her fokuserer på teams, der ikke blot skal justere lidt, men som decideret har brug for at komme på værksted. Risikoen, hvis teamet bare fortsætter, er, at alle spilder enorme mængder tid og penge på projekter og løsninger, der aldrig kommer til at fungere.
Hvordan ved du, at du skal bestille tid på værkstedet til gennemgribende eftersyn? Her kommer et par bud.
Symptomer på et team, der trænger til at komme på værksted
- Deadlines er uklare eller flyttes ubesværet til senere
- Alle i teamet har for travlt
- Problemer, I har løst, vender tilbage og skal løses igen
- Der bliver sjældent givet faglig feedback
- Der er ikke et fælles billede af, hvad der er galt
De bagvedliggende årsager kan være
- Dårlig teamledelse
- Ingen fælles forståelse af teamets formål
- Konflikter indbyrdes i teamet med masser af forsvarsadfærd
- Manglende åbenhed
- Dårlig balance imellem ressourcer og forventninger
1. Dårlig teamledelse
Ledelse handler om at tage beslutninger og skabe forudsætninger for, at beslutningerne kan leves ud i praksis. Symptomerne på dårlig eller sjusket teamledelse mærkes ofte ved, at teamet oplever, at der bliver taget for få beslutninger eller at de beslutninger, der bliver taget, er uhensigtsmæssige. Uhensigtsmæssige, enten fordi løsningen ikke er optimal, eller fordi tidspunktet er dårligt.
Det er vigtigt at diskutere ’Hvordan tager vi beslutninger i teamet?’ ’Er vi et selvledende team med stor grad af fællesskab og vetoret i beslutningsprocessen eller er vi et team med en teamleder, der faciliterer med involvering og derefter har det sidste ord?’ Der er mange forskellige måder at træffe beslutninger på. Det vigtigste er, at alle i teamet er enige om hvilken type beslutningsprocesser, der bruges til hvilken type problemstillinger, og at der er åbenhed i forhold til beslutningsprocesser. En dårlig og sjusket teamledelse gør bare, som de plejer, selvom nogen i teamet giver udtryk for utilfredshed med de beslutninger, der bliver taget.
2. Ingen fælles forståelse af teamets formål
En fælles forståelse af formålet øger individets handlekraft. Det bliver lettere for den enkelte at afgøre hvilke handlinger, der er de rigtige. Er der ikke fælles forståelse, kan der ske to ting: Enten går tingene i stå, fordi nogen er i tvivl om, hvad der egentlig tjener formålet eller også drøner alle derudaf med hver sin dagsorden. Ingen af delene er effektive.
Tjek med jævne mellemrum den fælles forståelse. Brug tid (typisk 20 minutter) hvor alle medlemmerne af teamet skriver hver sin korte tekst om formålet. Giv derefter hvert medlem 10 minutter til at fortælle deres historie om teamets formål. Det gøres på skift uden diskussion undervejs. Til sidst skal der bruges 1 ½ – 2 timer til at tale om, hvad I har hørt og til sidst kan I formulere jeres formål på ny. Det er en god øvelse, der med fordel kan gentages jævnligt, eftersom teamets kontekst hele tiden forandres.
3. Konflikter indbyrdes i teamet med masser af forsvarsadfærd
Som leder af teamet er det vigtigt, at du holder øje med selv diskrete tegn på forsvarsadfærd i teamet. Det kan fx være, at nogle teammedlemmer har mistet deres humoristiske sans, er insisterende på hele tiden af få ret eller giver udtryk for forvirring over selv små lette sager. Forsvarsadfærd er en vigtig indikator på, at noget er galt. Ved at være nærværende og observant vil du kunne fornemme tilstedeværelsen af underliggende konflikter, og hvis du kigger godt efter, kan du fange konflikter, før teammedlemmerne selv bliver bevidste om dem. Det giver dig den bedste mulighed for at forebygge de værste konsekvenser.
Når du mærker forsvarsadfærd i teamet skal det sættes på dagsordenen med det samme. Det er ikke noget, der går over af sig selv – det bliver kun værre. Alle skal være klar til at fortælle åbent om, hvad der generer og hvorfor. Alle skal have mulighed for at blive hørt. Det er vigtigt, at du kan gribe ind, hvis tonen bliver hård. Det skal foregå sobert og respektfuldt. Evnen til at skabe et trygt rum, hvor teamet kan modtage og give feedback på kryds og tværs er afgørende. Et teams udvikling er afhængig af, at negativ feedback bliver taget alvorligt, så det kan føre til nye fælles løsninger.
4. Manglende åbenhed
Alle mennesker har forskellig præference for åbenhed. Det vigtigste er, at alle oplever, at de kan være præcis lige så åbne, som de har brug for. Hvis der bliver sagt noget ved kaffemaskinen, som ikke bliver sagt i teamet, så er der et problem. Et godt spørgsmål, du som leder kan stille hver medarbejder i teamet er: ‘Hvor åben synes du, at du kan være i det her team?’ Lyt til svarene og vurdér, om åbenheden er stor nok. Jo mere åbenhed der er plads til i et team, des bedre kan teamet løse de besværligheder, der kan få motoren til at hakke. Åbenhed er det værktøj, der overtrumfer dem alle.
5. Dårlig balance imellem ressourcer og forventninger
Vær realistisk. Det er vigtigt, at forhandlingen om ressourcer og forventninger foregår med høj grad af åbenhed og involvering. Både dem, der ved noget om opgaverne, dem der har forventninger til resultatet og dem, der styrer økonomien skal være med til at beslutte. Teamet skal skabe en tryg og ærlig forhandlingsproces, der giver realistiske planer. Husk alle interessenter, og sørg for at genforhandle med jævne mellemrum. Både ressourcer og forventninger vil være afhængige af eksterne faktorer i forandring.
Læs mere om forsvarsadfærd på Carlsen&E.
Læs også:
Led dit team fra konflikt til trivsel
