Møder og samtaler er som boldspil. Boldspil fungerer bedst, hvis holdet af spillere kender målet med spillet, kender rammerne for spillet, ved hvordan de skal spille spillet undervejs og spiller efter de samme aftalte regler.
Samtalen på et møde kan du betragte som spil – et “sprogspil”. Og som med alle andre spil, er der også her brug for at have fokus på fælles mål, fælles spilleregler og fælles rammer, hver gang vi skal i gang med et nyt spil – det vil sige hver gang vi starter et nyt møde, en ny type drøftelse eller en ny dialog.
Som leder eller mødeleder er din rolle at skabe rammerne for et godt møde og en god samtale, så I kommer derhen, hvor I gerne skal hen. Du skal være “gamemasteren” for spillet, der skal spilles.
Som gamemaster skal du i mødet eller i samtalen have fokus på, hvad I vil opnå igennem samtalen, og på hvordan I kommer derhen. Du skal derfor have fokus på både indhold og på proces for at kunne bevæge samtalen i en bestemt retning og for at kunne levere gode resultater.
Gamemaster-modellen kort fortalt
(Modellen er illustreret af Sarah Jacqueline Hamilton – Mannaz)
Her kommer tre råd om, hvordan du styrker din rolle som gamemaster.
1. Skab ”kontrakten”: Gå i dialog ved opstarten af samtalen
Som gamemaster skal du sikre, at ”kontrakten” blandt deltagerne er på plads. Det vil sige at der er en fælles forståelse af, hvilke rammer, retning og regler, der er nødvendige for at nå de resultater, som samtalerne gerne skal realisere. ”Kontrakten” er etableringen af mødets eller samtalens røde tråd.
Du skal sørge for, at I i fællesskab afklarer, hvad samtalen skal handle om, hvordan I bedst muligt får talt om emnet, og hvor meget tid I skal bruge på det. Jo klarere et fælles billede, I har af processen, desto bedre kan I samarbejde om det og skabe værdi om indholdet. Du kan fx spørge:
- Hvad skal vi have ud af dette møde?
- Hvilket udbytte har vi brug for at stå med på den anden side?
- Hvordan skaber vi en god proces for det?
- Hvilken rolle skal jeg/du/I spille i denne samtale som mødeleder/kollega/personaleleder/sparringspartner?
Hvor lang tid skal vi bruge?
2. Brug ”time-out’en”: Hav dialoger om justeringer undervejs i samtalen
Gennem mødet eller samtalen, skal du bruge de fælles rammer, den retning og de regler, I blev enige om. Du kan også vælge at bruge en “Time-out”.
Time-outens formål er at få deltagerne tilbage på sporet i forhold til de indledende aftaler. Du kan også justere dialogen undervejs, hvis det viser sig at give mening at ændre på den indledende kontrakt. Kontrakten kan genforhandles undervejs i takt med, at I bliver klogere. Typiske time-out spørgsmål undervejs i samtaler kunne være:
- Giver det, vi taler om nu, mening i forhold til det, vi talte om indledningsvist?
- Med 20 minutter igen af vores samtale, er det her tema så det vigtigste at tale videre om?
- Jeg bliver i tvivl om, vi taler om det rigtige, hvad tænker du?
Time-outen holder kommunikationen på sporet og fastholder fokus på det, der er væsentligst. Du kan også bruge Time-outen til at evaluere om, der er behov for, at I i fællesskab justerer kontrakten. Det kunne fx være spørgsmål som:
- Er vi på rette vej med denne dialog?
- Hvad er vi nået frem til nu?
- Hvad skal vi nå inden vi afslutter denne drøftelse?
- Hvor er vi henne i forhold til vores oprindelige aftale om, hvad vi skulle fokusere på?
- Med den tid, vi har tilbage, hvordan prioriterer vi så bedst imellem det, vi ikke har nået endnu?
- Vi har talt om X, Y og Z – jeg er kommet lidt i tvivl om, hvad der er vigtigst at fokusere på?
- Skal vi lige stoppe op et øjeblik og se på, hvad vi har talt om?
- Hvad skal vi fokusere på nu?
3. Opsummér som afslutning på samtalen
Måske genkender du, at deltagernes energi og engagement stille og rolig aftager mod mødets eller samtalens afslutning? I så fald kan du sikkert genkende behovet for at samle godt op og få bundet en god sløjfe på dialogen, aftalerne og den røde tråd i det, I har drøftet.
Her kan du vende tilbage til kontrakten og stille spørgsmål som:
- Hvor har vores møde bragt os hen i forhold til det, vi ville have ud af det?
- Hvad har været de vigtigste ting, vi skal have med videre?
- Hvem gør så hvad herfra?
- Hvad skal afklares inden vi ses næste gang?
Efter mødet har du en god fornemmelse af, hvordan det er gået. Andres perspektiver kan være givtige. Du kan få rigtig meget ud af at bede om feedback på samtalen eller mødet. Spørg fx:
- Hvordan de andre oplevede samtalen eller mødet?
- Nåede vi det, som vi skulle nå?
- Var der noget som manglede?
- Hvad skal vi huske at nå næste gang?
