Der er ingen grund til at bruge den knappe tid på at repetere en masse faktuelle oplysninger om institutionen, kommunen eller regionen. Den type information skal så vidt muligt gives inden interviewet. Man kan fx sende de relevante brochurer, årsrapporter, organisationsplaner, webhenvisninger mv. til kandidaterne på forhånd.
Før interviewet skal ansættelsesudvalget:
- Forberede sig på at informere nærmere om jobbet.
- Overveje, hvilke forhold der er særlig vigtige at få belyst, og hvilken struktur der skal være i samtalen.
- Udarbejde en interviewguide.
- Udpege en hovedansvarlig for interviewet, der skal sikre, at det opfylder sit formål, og at ansøgeren får en fair behandling.
- Afklare den øvrige rollefordeling under interviewet: Hvem indleder? Hvem afslutter? Hvem stiller hvilke spørgsmål – og i hvilken rækkefølge? Hvem tager notater? Osv.
- Sørge for, at ansøgeren på forhånd er informeret om, hvem der medvirker ved samtalen, og om der vil blive anvendt test e.l. i forløbet.
- Sørge for, at ansøgeren har modtaget det relevante skriftlige materiale om organisationen og jobbet.
Ved interviewets start skal udvalget:
- Præsentere udvalgets medlemmer og deres rolle i interviewprocessen.
- Præcisere interviewets opbygning fx: information – interview – evt. spørgsmål.
- Informere om, hvor lang tid der er afsat til interviewet.
- Skitsere den videre proces efter interviewet.
- Gøre ansøgeren opmærksom på, at udvalget tager notater undervejs for bagefter at kunne vurdere og sammenligne ansøgerne.
- Forsøge at få skabt en konstruktiv stemning, fx ved at få den lidt generte ansøger til at føle sig tryg ved situationen eller fortælle den meget frembrusende ansøger, at der er en række punkter, der skal nås inden for tidsrammen.
Under interviewet skal udvalget:
- Bevare en åben og inviterende indstilling til ansøgeren.
- Stille ét spørgsmål ad gangen – og give sig god tid til hvert enkelt spørgsmål.
- Være opmærksom på at afdække både styrker og svagheder hos ansøgeren i forhold til hvert kompetencekrav i jobbet.
- Kun stille spørgsmål, der har åbenlys relevans for det aktuelle job.
- Tage notater til hvert spørgsmål.
Sidst i interviewet skal udvalget:
- Spørge ansøgeren, om der er noget, de har glemt at belyse – eller om der er forhold, som kan supplere eller uddybe ansøgerens kompetencer.
- Spørge, om der er forhold ved jobbet eller organisationen, ansøgeren ønsker uddybet.
- Spørge om, hvilke forventninger ansøgeren har til jobbet.
- Takke ansøgeren.
- Gøre opmærksom på det videre forløb og præcisere tidsfristerne for tilbagemelding.
Umiddelbart efter interviewet skal udvalget:
- Sammenfatte notater og udveksle indtryk fra de gennemførte interview.
- Vurdere, om man samlet set har fået et komplet og nuanceret billede af den enkelte ansøgers styrker og svagheder i forhold til det pågældende job.
- Vurdere, hvilke muligheder der er forbundet med at ansætte den enkelte ansøger.
- Vurdere, hvilken udvikling den enkelte ansøger behøver for at kunne bestride jobbet.
- Vurdere, hvilke krav en ansættelse af ansøgeren vil stille til medarbejdere, kolleger, organisationen osv.
