1. Skab en god stemning
Der er større risiko for, at dine budskaber i samtalen bliver misforstået, når I ikke sidder i samme rum. Du skal derfor skabe en tryg atmosfære i det virtuelle rum. Start evt. med at fortælle, at du er bevidst om situationen, at den ikke er optimal, men at du stræber mod at skabe en god dialog, hvor I begge går fra mødet med en god mavefornemmelse. Nævn også, at du er klar over, at nogle emner kan blive overset, og at der kan opstå tekniske problemer, men at du også står til rådighed efter, hvis der er brug for det.
Læs også: Den svære MUS
2. Vær ekstra tydelig i din kommunikation
Manglen på fysisk tilstedeværelse frarøver os data om, hvor vi står hos den anden. Selv de mindste misforståelser kan blusse op og blive til store konflikter, fordi I ikke kan afkode alle elementer af en samtale. Jo mere præcist og tydeligt du kommunikerer, jo tydeligere bliver det modtaget i den anden ende, og jo færre misforståelser og brud på tilliden risikerer, der at opstå. Du må aldrig gå ud fra, at din medarbejder ved, hvad du mener. Og husk som ved alle andre MUS-samtaler: Lyt mere end du selv taler.
3. Kig i dit kamera – ikke på din medarbejder
Du er opdraget med, at det er høfligt at have direkte øjenkontakt, når du taler med andre. Og dette er ekstra vigtigt under virtuelle møder, så personen du taler med mærker din tilstedeværelse og dit engagement i samtalen.
Men når du har virtuelle møder, betyder det, at du skal kigge ind i kameraet og ikke på skærmen, hvor du kan se den anden. Du kan ikke have fuld fokus på din medarbejders ansigtsmimik, som foregår nede på skærmen. Kig i stedet så meget som muligt ind i kameraet. Det gælder både, når du selv og din medarbejder taler. Afviger dit blik fra kameraet, så kig på skærmen, hvor du kan se din samtalepartner. Undgå at dit blik flakker væk fra skærmen eller havner på billedet af dig selv.
4. Tal højt og tydeligt
Når du sidder en-til-en og holder møde, kan du blive fristet til at have en lavere samtalevolumen, men her spiller de mange tekniske elementer ind. For at være sikker på, at din stemme går klart igennem i både din egen og modpartens mikrofon, skal du øve dig på at øge lydstyrken og tale tydeligt. Bruger du en høj og klar stemme, forhindrer det dig også i at mumle og tale for hurtigt, da du skal trække vejret mere.
Et godt råd er at bruge headset i stedet for mikrofonen på computeren. Ved at bruge headset lukker du en masse af baggrundsstøjen ude, så der er bedre fokus på din stemme. Vær sikker på, at headsettet fungerer, så det ikke lyder fjernt og mudret.
Læs også: 8 greb til den gode MUS
5. Vælg en enkel baggrund
Din baggrund må ikke distrahere eller flytte fokus væk fra dig. Find gerne et sted, hvor baggrunden er enkel. Forbered det inden samtalen, så du ikke sidder og fumler med det, når samtalen er begyndt.
Vær også opmærksom på, at jo længere væk eller mere skjult du ser ud på skærmen, desto mindre engageret og nærværende bliver du opfattet. Dit hoved og toppen af dine skuldre skal dominere skærmen. Hvis dit hoved er skåret af på billedet øverst eller nederst, er du for tæt på. Hvis hele overkroppen er synlig, er du for langt væk.
6. Luk alt andet ned
I en almindelig MUS-samtale er deltagerne typisk meget opmærksomme på deres tilstedeværelse. Men i en virtuel MUS, er det let at glemme, at du stadig bliver set. Du kan fx blive fristet til at tjekke din e-mail. Så luk de andre vinduer og vend din telefon på hovedet.
7. Hold pauser for at give plads til dialog
Fordi du er mindre opmærksom på sociale signaler i en virtuel samtale, er det vigtigt at være opmærksom på, hvor længe og hvor ofte du taler. Det kan være en god idé at holde en kort pause efter en pointe er fremført. Der kan nemlig være forsinkelser hos modparten. Øv dig i at tale, når du taler og forbliv stille, når du ikke har ordet.
8. Bliv ikke din egen distraktion
I et møde på arbejdet er der ingen kæledyr, der hopper op på bordet, eller et postbud der ringer på døren. Prøv så vidt det er muligt at undgå disse forstyrrelser. Men husk, at de fleste er i samme båd og har fuld forståelse for omstændighederne. Det handler om, hvordan du selv håndterer det. Lad det være så kort en afbrydelse som muligt, grin kort af det og vend tilbage til din pointe. Så håndterer du forstyrrelserne mest professionelt.
Læs også: Dine tre greb til MUS med mål og mening
9. Følg op – også virtuelt
En af grundstenene for at MUS bliver en succes er, at der bliver fulgt op på samtalen. Det skal der også, selvom MUS foregår virtuelt. Lav derfor en aftale eller en udviklingsplan, som du normalt ville, hvor du eller medarbejderen samler op på de aftaler, I har lavet under samtalen, fx hvilke nye opgaver eller kompetenceudvikling, medarbejderen skal have i det kommende år for at understøtte den planlagte udvikling. Du skal løbende følge op på udviklingsplanen.
Spørgsmål til MUS
Selvom rammen for samtalen er anderledes, er målet det samme. Nemlig at tale om udviklingen af medarbejdernes kompetencer og trivsel i relation til organisationens kerneopgave og mål.
Her er et MUS-skema med spørgsmål, som du og dine medarbejdere kan skrive jeres svar direkte ind i.
Hent dit interaktive MUS-Skema her
Artiklen er baseret på Lederwebs artikler om MUS samt følgende artikler på hbr.org: How to elevate your presence in a virtual meeting, What it takes to run a great virtual meeting, og How to raise sensitive issues during a virtual meeting.
