Det er ikke nemt at finde den rette medarbejder, især når der er flere kompetente ansøgere. Din opgave er ikke kun at vurdere og udvælge de rigtige ansøgere, men også at overbevise dem om at blive på den lange bane. I artiklen ”How to Conduct an Effective Job Interview” giver Rebecca Knight, klummeskribent for Harvard Business Review, seks råd om, hvordan du holder effektive ansættelsessamtaler:
1. Forbered dine spørgsmål – hent inspiration og vejledning fra nuværende ansatte
Før du møder en ansøger ansigt til ansigt, skal du finde ud af præcist, hvad du leder efter i en ny medarbejder, så du kan stille de rigtige spørgsmål under samtalen. Du kan starte med at skabe et overblik over, hvilke kompetencer du ser som nødvendige for at bestride jobbet.
HR-ekspert og professor i ledelse ved San Francisco State University, John Sullivan, anbefaler, at du henter inspiration og vejledning fra nuværende ansatte, der mestrer et lignende job som det, du skal til at besætte. Du kan stille spørgsmål såsom: Hvad har de tilfælles? Hvad er deres stærkeste kompetencer? Hvilke roller havde de før? Disse svar kan hjælpe dig med at skabe kriterier, og vil gøre dig i stand til at stille relevante spørgsmål til ansøgeren.
Læs også: Sådan laver du en jobanalyse og kompetenceprofil
2. Reducer stress – informer på forhånd om de spørgsmål I skal drøfte til samtalen
Mange ansøgere finder jobsamtaler stressende på grund af alt det ukendte. De tænker måske: Hvordan vil ansættelsesudvalget være? Hvor mange er der? Siger de alle sammen lige meget? Hvordan kan jeg få samtalen passet ind med mit nuværende job og hverdag? Når man er stresset, præsterer man ikke lige så godt. Derfor anbefaler John Sullivan, at du på forhånd fortæller ansøgeren om de emner, der skal drøftes til samtalen, så ansøgeren har mulighed for at forberede sig. Man skal også være villig til at møde ansøgeren på et tidspunkt, der passer ham eller hende. Her er dit mål altså at ”gøre dem behagelig tilpas”, så du får en effektiv og rar samtale.
3. Involver kun få – hav et lille ansættelsesudvalg og brug peer-interviews
Når du skal træffe en stor beslutning, er det ofte en god ide at sparre med andre kollegaer. Forfatter og seniorrådgiver for en global lederkonsulent firma, Claudio Fernández-Aráoz, anbefaler at højst tre personer er med til samtalen. Dette kunne fx være leder, lederens chef samt en fra HR-afdelingen. Peer-interviews hvor kandidaten møder en ansat kan også være nyttige, da kandidaten får mulighed for at snakke med en medarbejder, i stedet for kun at snakke med HR. Formålet med peer-interviews er, at hjælpe teamet med at afgøre, om den nyansatte vil passe godt ind i teamet, og derudover involverer du også teammedlemmerne mere i rekrutteringen. Ifølge Claudio Fernández-Aráoz vil en snak med en medarbejder have den effekt, at alle medarbejderne tager mere ejerskab over ansættelsen, og de vil have større ambitioner med at hjælpe ansøgeren med at opnå succes, når han/hun først er ansat.
De fleste offentlige organisationer opererer med et ansættelsesudvalg. Nogle er små, to-tre personer. Andre kan have op til 15 medlemmer eller flere. De fleste er nok et sted midt imellem. Der er både fordele og ulemper ved at være relativt mange om bordet i en rekrutteringsproces.
Læs mere om ansættelsesudvalgets rolle her:
4. Spørg efter rigtige løsninger – ikke kun egenskaber
Drop spørgsmål som ”Hvad er dine svagheder?” – du kan lige så godt bede dem om at lyve. Prøv i stedet at gennemskue, hvordan ansøgeren vil håndtere virkelige situationer relateret til jobbet. Dette kan du gøre ved at forklare et problem, dit team kæmper med, og derefter bede ansøgeren om at guide dig til, hvordan de ville håndtere dette problem. Gå herefter tilbage til din liste over ønskede egenskaber. Hvis du fx søger efter en ny leder til en afdeling, kan du med fordel spørge konkret ind til nogle ledelsesmæssige problemstillinger, og hvordan de ville gribe disse an.
Få ideer til spørgsmål, der spørger til erfaringer her:
5. Overvej ”Kulturel pasform” – folk tilpasser sig
Man skal ikke undervurdere vigtigheden af en ”kulturel pasform” i en vellykket ansættelse. Du bør kigge på, om ansøgeren vil føle sig tilpas i din organisation. Tænk over jeres arbejdsmiljø, og sammenlign dem med ansøgers holdninger. Er hun typen, der tænker langsigtet eller kortsigtet? Kan han bedst lide at arbejde i grupper eller selvstændigt? Dog mener Sullivan, at man skal huske at ”folk tilpasser sig”, og det derfor er vigtigt at vide om ”de kan tilpasse sig”.
6. Sælg jobbet – men vær realistisk
Hvis samtalen går godt og du mener, at ansøgeren er et godt match for jer, så brug den anden halvdel af samtalen på at fortælle så realistisk om jobbet og organisationen som muligt. Fortæl gerne ansøgeren om, hvorfor du finder dem interessant, og hvorfor du synes, han eller hun vil passe godt hos jer. Husk at interviewet er en gensidig screeningsproces. Derudover kan du også tilbyde dem muligheden for at få en rundvisning, eller møde en medarbejder til eventuelle spørgsmål.
Do and Don’ts
Do:
- Sænk ansøgers stressniveau ved at fortælle dem på forhånd, hvilke slags spørgsmål du planlægger at stille.
- Stil adfærdsmæssige og situationsmæssige spørgsmål.
- Fortæl om jobbet og organisationen, når du er sikker på din kandidat.
Don’ts
- Ikke at forberede dig grundigt inden samtalen – Bliv bevidst om hvilke kompetencer en ideel kandidat skal have og brug dem til at lave relevante spørgsmål.
- Involvere for mange kolleger i interviewprocessen – Sparring er altid godt, men sørg for at for mange ikke er involveret.
- Lægge for meget vægt på ”kulturel pasform” – Husk folk tilpasser sig.
Læs også: Hvad skal man ikke spørge om til samtalen?
