Flere kommuner meldte i slutningen af 2021 ud, at de var nødt til at skære i serviceniveauet på grund af personalemangel. Personalemanglen skyldtes blandt andet et højt sygefravær på grund af corona-epidemien og sundhedsmyndighedernes anbefalinger om selvisolation.
Det blev indbragt for Ankestyrelsen, der kom med en generel udtalelse om håndtering af personalemangel, når der er tale om visiteret hjælp til borgerne. Hvis visiteret hjælp ikke kan leveres som planlagt, skal der ske en konkret og individuel vurdering af hver enkelt borger, og der skal i vurderingen indgå en række forhold, blandt andet:
- Typen af hjælp.
- Hvor intensivt justeringen eller ændringen påvirker borgeren.
- Om hjælpen flyttes eller aflyses.
- Den tidsmæssige udstrækning, justeringen eller ændringen forventes at have.
- I hvilket omfang kommunen forsøger at løse problemet.
I den samlede vurdering kan resultatet blive, at den konkrete borger bliver berørt så indgribende, at der bliver tale om en forvaltningsretlig afgørelse. Hvis den hjælp en borger er visiteret til, ikke leveres, så minder det jo om et afslag. Om borgeren får et afslag eller hjælpen bare ikke dukker op, opleves på samme måde af borgeren. Er der tale om en afgørelse i forhold til den konkrete borger, skal reglerne for afgørelser følges, fx om partshøring og begrundelse.
Ledere, der skal rekruttere fx sygeplejersker, SOSU-assistenter og pædagoger, står i dag med en stor udfordring. Selv de ledere, der endnu ikke er så berørt af rekrutteringsudfordringen, må forvente at blive det, blandt andet på grund af de små ungdomsårgange.
Og det er heller ikke kun ledere med ansvar for afdelinger, der leverer fysisk hjælp, pasning eller undervisning mv. til borgerne, der har et problem, når der mangler medarbejdere.
Det har ledere med ansvar for afdelinger, der sagsbehandler (fx en byggesagsafdeling), også. Her er problemstillingen, at sagsbehandlingsfrister måske ikke kan overholdes, eller at sager ikke kan behandles indenfor rimelig tid, hvilket er et krav efter god forvaltningsskik.
Hvad skal lederen gøre?
For at undgå at mangel på personale også bliver til et juridisk problem, skal du sikre, at lovgivningen overholdes. Blandt andet ved at du:
- Sørger for, at der sker en konkret vurdering af, hvad det betyder for den enkelte borger.
- I forbindelse med den vurdering, skal der tages stilling til om den manglende levering af visiteret hjælp er en afgørelse i forhold til den enkelte borger. Hvis det er en afgørelse, skal I følge de sagsbehandlingsregler, der gælder for afgørelser.
- Hvis det ikke er en afgørelse, skal I stadig sørge for, at fx ligebehandlingsprincippet er overholdt, og at sagen er undersøgt ordentligt (undersøgelsesprincippet).
- Sikrer at sagsbehandlingsfrister overholdes og at sagsbehandlingstiden ikke bliver urimeligt lang. Der kan også være en pligt til at ændre sagsbehandlingsfristerne, så de er mere realistiske. På store dele af socialområdet kræver det en beslutning i kommunalbestyrelsen at ændre sagsbehandlingsfristerne.
Men også:
- Sikre overholdelsen af regler, der regulerer forholdene på arbejdspladsen, fx arbejdsmiljøregler og reglerne om inddragelse af samarbejdsorganer.
- Sikre at et eventuelt politisk besluttet serviceniveau overholdes.
Hvad skal du gøre, hvis det ikke er muligt at overholde et politisk besluttet serviceniveau?
Du skal orientere den politiske ledelse og tage initiativ til at få den politiske ledelse til at fjerne opgaver eller sænke serviceniveauet, forudsat at det er muligt inden for lovgivningens rammer. Hvis det er er lovligt at sænke et serviceniveauet og den politiske ledelse er enige i, at det er den rigtige vej at gå, skal du sikre, at der i forhold til de enkelte borgere træffes afgørelser efter en konkret og individuel vurdering, og huske at undersøge, om der er hjemmel til at tilbagekalde eventuelle stadig gældende afgørelser.
Hvad er lederens handlemuligheder?
Ud over det du som leder skal gøre og som er beskrevet ovenfor, så har du også en række handlemuligheder i forbindelse med forgæves rekrutteringer, som enten handler om, at de hænder, der er til stede, løser de vigtigste opgaver først, eller at forsøge at få flere hænder, fx at:
- Hjælpe medarbejderne med at prioritere, så de opgaver, der skal løses for at overholde lovgivningen eller et serviceniveau, prioriteres først.
- Arbejde på at reducere sygefraværet blandt de nuværende medarbejdere, så der er mindre behov for at rekruttere nye medarbejdere eller bruge vikarer.
- Opfordre en del af dem, der er ansat på deltid, til at arbejde fuldtid. Generelle forsøg med arbejdstidens placering skal ske inden for rammerne af overenskomsternes normaltid eller godkendes af den eller de relevante lønmodtagerorganisationer, og det er i forhold til den enkelte medarbejder en konkret vurdering, om der er tale om en væsentlig vilkårsændring.
- Have fokus på onboarding af nye medarbejdere generelt, så de får lyst til at blive på arbejdspladsen.
- Have fokus på gode forløb for praktikanter og ansatte i studenterjobs, så de har lyst til at blive ansat på arbejdspladsen efterfølgende, når de er færdiguddannede.
- Overveje, om et alternativ kunne være at rekruttere mindre uddannet arbejdskraft og i stedet oplære de pågældende i opgaverne, forudsat der ikke er lovgivning eller overenskomster mv. på det pågældende område, der er til hinder for det, ved at stille krav om en bestemt uddannelse.
- Gøre det attraktivt for seniorer at blive på arbejdspladsen, hvilket vil reducere behovet for at rekruttere nye medarbejdere.
- Bruge vikarer, men huske at overveje om fordelene vil overstige ulemperne i forhold til opgaveløsningen og de øvrige medarbejdere.
6 råd til dig som leder
- Husk at et højt sygefravær eller forgæves rekrutteringer ikke er en nødsituation som betyder, at lovgivningen ikke stadig skal overholdes.
- Sæt dig ind i, hvad det betyder på dit område, hvis opgaver ikke løses eller forsinkes.
- Læg en plan for håndteringen af de manglende hænder, så det sikres, at det ikke bliver tilfældigt hvordan og hvem, der rammes.
- Sørg for at du kan dokumentere de generelle overvejelser, du har gjort dig, og vurderingen i forhold til de konkrete borgere. I undersøgelsen af de 12 kommuner der fulgte efter den generelle sag fra 2023 nævnt i starten af artiklen lagde Ankestyrelsen stor vægt på, at kommunerne kunne vise at de var opmærksomme på reglerne, og kunne vise, at de var overholdt både i forhold til de generelle overvejelser og initiativer, der er sat i gang, og i forhold til den enkelte borger.
- Hjælp dine medarbejdere med at prioritere deres opgaver.
- Prioriter, i forhold til din egen tid som leder, at arbejde på at få løst den grundlæggende udfordring med, at I er for få i afdelingen.
Artiklen er baseret på Jura for offentlige ledere, Britt Vonger, udgivet af Samfundslitteratur, 2023, særligt afsnittet Forgæves rekrutteringer af nye medarbejdere, s. 259.
Ankestyrelsens udtalelse om personalemangel er fra den 17. januar 2023. Udtalelse fra Ankestyrelsen kan se her.
Kommunerne kan justere hjælp til borgerne i tilfælde af leveringshindringer
Læs også: 6 råd om at få flere på fuld tid
