Når vi er sammen i et rum, kompenserer vi ofte med tvangsøjenkontakt. Deltagerne føler en vis forpligtelse til at forgive, at de er interesserede (selvom de stirrer ned i deres telefon).
I situationer, hvor du ikke kan kræve opmærksomhed med okulær undertrykkelse, skal du lære at gøre, hvad du burde have mestret for længe siden: at skabe frivilligt engagement. Med andre ord er du nødt til at skabe strukturerede muligheder for at deltagerne kan engagere sig.
4 grunde til at holde møde
Der er overordnet fire grunde til at holde et møde: At påvirke andre, at træffe beslutninger at løse problemer eller skabe eller styrke relationer. Da alle fire grunde er aktive processer, udfører passive mødedeltagere sjældent et særligt godt stykke arbejde. En forudsætning for et effektivt og godt møde – virtuelt eller fysisk – er frivilligt engagement.
Der er lavet undersøgelser af, hvorfor de fleste virtuelle møder ender i koma. Her har man fundet og testet fem regler, der fører til bedre møder.
Det virker sådan her:
Per er mellemleder og skal til at holde en 15 minutter lang virtuel præsentation for 16 af hans lederkollegaer. Hans mål er at overbevise dem om, at de skal bruge mere tid på et fælles projekt. For at undgå passive mødedeltagere og for at få engageret deltagerne, har han planlagt at vise 15 slides.
Tegning af Pernille Bekke
Her er de regler Per burde følge.
1. 60 sekunder-reglen
Du skal på kort tid få mødedeltagerne til at forstå, hvad problemet er. Det er aldrig en god ide at kaste sig direkte over i problemløsningen. Først skal deltagerne kende problemet.
Du skal derfor i løbet af de første 60 sekunder af mødet sørge for, at problemet står lysende klart for deltagerne. Det kan du fx gøre ved at vise en overraskende beregning eller fortælle en anekdote, som illustrerer problemet. Målet er at sikre, at mødedeltagerne forstår problemet (eller muligheden), før de prøver at løse det.
2. Ansvarsreglen
Når man indgår i en social sammenhæng, arbejder man ubevidst på at finde ud af, hvad ens rolle er. Når du fx går ind i en biograf, definerer du ubevist din rolle som observatør; du er der for at blive underholdt. Den absolut værste trussel i virtuelle møder er, hvis du tillader, at deltagerne ubevist, indtager rollen som observatører. Mange definerer allerede deres rolle på den måde, når, de modtager mødeindkaldelsen.
For at modvirke denne ubevidste beslutning, skal du skabe en oplevelse af fælles ansvar meget tidligt i mødet. Det gør du ikke ved fx at sige: ”Ok, jeg vil have, at dette er en samtale, og jeg har brug for, at I alle er involveret.” Det fungerer sjældent. I stedet skal du skabe muligheder for at deltagerne kan tage, et for dem, meningsfuldt ansvar. Det gør du ved at bruge den næste regel:
3. Intet sted at skjule sig-reglen
Undersøgelser viser, at sandsynligheden for at nogen hjælper en person, der ser ud til at have hjertestop i toget, er mindre desto flere mennesker, der er med toget. Socialpsykologer refererer til dette fænomen som spredning af ansvar (diffusion of responsibility), hvor ved en person er mindre tilbøjelig til at tage ansvar for handling, når andre tilskuere eller vidner er til stede. Hvis alle er ansvarlige, så føler ingen sig ansvarlige.
Dette kan du undgå ved at give deltagerne opgaver, som de aktivt kan engagere sig i, så der ikke er nogle steder, de kan gemme sig. Definer et problem, som hurtigt kan løses og inddel deltagerne i mindre grupper med max tre i hver gruppe.
Hvis du bruger en platform, der giver mulighed for at have små grupper i et møde, så brug det. Giv grupperne kort tid til at løse konkrete opgaver. Fx kunne Per efter 3 minutters præsentation sige noget a la: ”Mit næste slide viser, hvem din makker er. Jeg vil gerne have, at I bruger 3 minutter i jeres grupper på at drøfte, hvor I ser den største udfordring i forhold til at få iværksat en indsats på tværs i forhold til…” Derefter kunne Per bede alle skrive deres svar i chatten eller lign.
Læs også: Afsløring: Dine medarbejderes engagement ligger i generne
4. De mindst levedygtige skal dø-reglen
Der er ikke noget mere demotiverede end at blive præsenteret for den ene slide efter den anden fyldt med grafer og bullets. Hvis dit mål er at engagere deltagerne, må du tynde godt ud i dine slides. Kig dem igennem og vælg dem med mindst data, som du har brug for, for at du kan informere og engagere deltagerne. Har du for mange slides, vil du føle, at du er nødt til at skulle igennem dem alle. Hvis Per har 18 minutter, så er 15 slides alt for mange. Han burde kunne gøre det med en eller to.
Læs også: 7 tips: Sådan undgår du kedelige møder
5. 5 minutter-reglen
Undgå at lade det vare længere end fem minutter, før du giver deltagerne et nyt problem, de kan løse.
Mødedeltagerne sidder i forskellige lokaler og er omringet af forskellige distraktioner der. Hvis du ikke formår at opretholde en kontinuerlig forventning om meningsfuld involvering, så trækker de sig tilbage til den forlokkende observatørrolle, og det er benhårdt arbejde, at bringe dem ud af den igen.
I sin 15 minutter lange præsentation skal Per have 2-3 korte, veldefinerede og meningsfulde muligheder for at engagere deltagerne. Fx kan han afslutte sin præsentation med en liste, som deltagerne har genereret, med valgmuligheder og derefter lave en afstemning og lade deltagerne bestemme, hvor man skal sætte ind først.
Disse regler burde gælde for alle slags møder. Men det er endnu vanskeligere og din indsats skal være endnu højere, når mødedeltagerne ikke sidder i samme rum.
