”Det var ikke særligt klogt sagt, Plys”, sagde Grislingen. Peter Plys: ”Det var klogt, da det var inde i mit hoved, men så skete der noget på vej ud”.
Citatet er fra Peter Plys, og den situation kender mange nok, at man vil sige det rigtige, men pludselig kommer der andre ord ud af munden, og det hele kan virke som sort snak.
Der er sagt og skrevet meget om, hvor vigtigt det er for ledere og chefer at kommunikere tydeligt til medarbejderne.
”Helt overordnet skal man tænke på, at man skal kommunikere modtagerorienteret og ikke afsenderorienteret. Med få ord kan man tiltrække eller frastøde folk. Mange tager udgangspunkt i sig selv og sin egen verden. Man ser ikke verden, som den er, men som man selv er. Man tror, andre ser verden på samme måde, men vi kommer alle med vores unikke baggrund og livserfaringer i bagagen, som der skal tages hensyn til i kommunikationen,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen, der er lektor på Cphbusiness, hvor han underviser i ledelse og kommunikation.
Det sværeste kan siges nemt…
Hvis vi bliver i butikken med mundheld og bevingede ord, så har forfatteren Soya også ramt præcist omkring kommunikation, da han sagde: ”Selv det nemmeste kan siges svært, og det er nemt. Og det sværeste kan siges nemt, men det er svært.”
Denne sidste sætning er smuk i sin kontekst og med sin poesi, men den kan også være svær at afkode – og kan virke næsten som sort tale.
Hvis man føler, at lederen taler sort, kan det skyldes mange ting. Det kan være noget ”teknisk”, nogle fagudtryk, man ikke forstår, eller man forstår ikke sammenhængen. Men det kan ifølge Bjarne Rostbøll Christiansen også skyldes noget dybereliggende.
”Problemer i kommunikationen mellem lederen og medarbejderne kan skyldes, at relationen er kørt fast. Så må alle træde et skridt tilbage og forsøge at skabe overblik: Hvad er min – eller vores – forforståelse, hvorfor irriterer lederen medarbejderne? Ofte skyldes det en projektiv identifikation. Altså, at de ting, vi ikke kan lide ved en anden person, er de kedelige egenskaber, vi selv slæber rundt på,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.
Relation eller idiot
Relationen mellem lederen og den enkelte medarbejder og teamet skal være i centrum, hvis man skal have en god indbyrdes kommunikation. Det er først og fremmest lederens ansvar at opbygge relationen.
”Det gælder i høj grad om at skabe tillid. Når man skal dele viden, gælder det om at kommunikere. Kommunikation handler om at gøre noget fælles, at dele noget. Tænk på de sociale medier, der er opbygget, så det hele tiden er muligt at dele viden med andre,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.
Der er også chefer, der taler sort, fordi de ikke har gennemtænkt, hvad de mener. Så kan det være svært at vise den præcise vej.
Tidligere forstod chefen hele butikken. Det tekniske, organisationen, strategien, det hele. Sådan er det ikke nødvendigvis mere. Det betyder, at man skal have fat i en anden værktøjskasse. Vi skal have fat i psykologien. Hvis ens chef taler sort, hvad gør man så?
”Tænk på dine rettigheder. Du har ret til at spørge og ret til at bede om en afklaring. Du skal bare gøre det på en ordentlig måde. Det kan være, du siger: ”Jeg skal lige være helt sikker på, at jeg har forstået opgaven rigtigt, så jeg kan løse den bedst muligt”, foreslår Bjarne Rostbøll Christiansen.
”Hvis kommunikationen ikke er præcis, vil modtageren formode eller antage, hvad budskabet er, eller man dømmer den anden og tænker ”sikke en idiot.” I begge tilfælde er det dømt til at gå galt. Den tredje – og nok bedste – mulighed er, at vi lader være med at dømme, men stopper op og reelt spørger: ”Jeg er ikke helt sikker på, at jeg forstår, hvad du siger”, siger Bjarne Rostbøll Christiansen.
Svært at kommunikere ny strategi
Der opstår ofte barrierer, når en leder skal dele sin viden med medarbejderne. Som udgangspunkt er det vigtigt at kommunikere ændringer, men det kan samtidig være noget af det sværeste.
Når man skal præsentere en ny strategi, kommer der ofte individuelle barrierer frem – og måske endda blokeringer. Det kan for eksempel være, at man ikke kan lide at tale i større grupper, eller at man ikke vil virke uvidende i forhold til en beslutning, topledelsen har taget.
Ifølge undersøgelser foretaget af den amerikanske forsker John Kotter fejler syv ud af ti store forandringsprocesser. Det skyldes blandt andet, at forandringerne ikke bliver forklaret godt nok fra leder til medarbejder.
”Kommunikationen af en ny strategi skal i princippet kun svare på et spørgsmål: Hvad skal jeg som medarbejder gøre anderledes mandag morgen i forhold til, hvad jeg gjorde fredag eftermiddag? Det er sjældent, at topledelsen kan svare på det spørgsmål. Det er mellemledernes opgave. De skal oversætte strategien til medarbejderne. Det kræver gode kommunikationskompetencer,” siger Bjarne Rostbøll Christiansen.
Magten i rummet og dumme spørgsmål
Lektoren fra Cphbusiness medgiver, at det er en væsentlig problemstilling, at mange – både ledere og medarbejdere – ikke tør sige, hvis de ikke forstår, hvad chefen siger. Ofte handler det om magt.
”Magten i rummet findes altid. Når en chef træder ind, er der altid en magtrelation. Nogle medarbejdere har også et magthierarki. Nogle bryder med den almindelige forståelse af magten. Vi skal acceptere drengen i “Kejserens nye klæder”, der siger, at kejseren ikke har noget tøj på. For dér opstår dynamikken og muligheden for et bedre arbejdsmiljø, siger Bjarne Rostbøll Christiansen.
NO GO og et MUST
Ifølge Bjarne Rostbøll Christiansen er der både et NO GO og et MUST i kommunikation:
NO GO: Når lederen siger: ”Vi skal lige holde et hurtigt møde” – for derefter at holde en monolog. Det giver dårlig kemi. På den måde kan man opbygge relationer, hvor leder og medarbejdere aldrig finder hinanden, og hvor magtforholdet kommer til at stå i centrum.
MUST: Der findes ikke dumme spørgsmål. Medarbejdere skal vide, at det er trygt at spørge. Ellers er det ikke rart at gå på arbejde. Alle på en arbejdsplads har rettigheder i en samtale uagtet hvilken magt, der er i rummet. En af de rettigheder er at sige ”jeg forstår ikke.”
Fem råd der gør ledere mere klare i spyttet
#1
”Anstreng dig mere for at forstå andre end selv at blive forstået.” (Frans af Assisi, italiensk munk, 1181-1226)
#2
Projektiv identifikation. Hvad trigger mig hos den anden? Og handler det måske om mine egne dårlige egenskaber?
#3
Enhver har ret til at spørge og stille afklarende spørgsmål. Ja, faktisk en pligt til det.
#4
I stedet for at dømme den anden kan det være sundt at overveje: Kunne det måske være mig, der tager fejl?
#5
Tilgiv. ”Alle synes, tilgivelse er en fantastisk ting. Indtil de selv skal tilgive”. (C.S. Lewis, britisk forfatter, 1898-1963)
