På nogle arbejdspladser stiger sygefraværet, selvom der er iværksat tiltag til at nedbringe det. Forebyggelsesindsatsen viser ingen effekt på sygefraværstallene. En forklaring er, at selve håndteringen af sygefraværsforløbet ofte går skævt. Der ligger et stort potentiale, hvis man betragter håndteringen af et sygefraværsforløb som en proces der kan ”leanes”. Med et lidt upassende leanudtryk, er det muligt at reducere gennemløbstiden ved at optimere processen.
Sidste år blev Anni Vejstrup inviteret ind i to offentlige organisationer – en statslig og en kommunal – for at rådgive dem om nedbringelse af sygefravær. Her satte hun sig med lederne i organisationerne, for at finde ud af, om det var selve håndteringen af et sygefraværsforløb, der gik skævt. Det var det. Der var tilpas mange indikationer på, at måden en sygemeldingsperiode blev håndteret på, kunne generere unødigt fravær.
På baggrund af data fra afsluttede sygefraværsforløb kunne Anni Vejstrup og de forskellige ledere kortlægge, hvad der skete fra det øjeblik en sygemelding tikkede ind, til sagen var afsluttet. Her fandt de mønstre, der er værd at være opmærksom på, når man skal håndtere en sygemelding. Og når man skal beslutte, hvilken indsats man på organisatorisk niveau vil prioritere og sætte i søen for at nedbringe sygefraværet.
Hvad kan du som leder gøre, når skaden er sket?
Undersøgelsen gav næsten arketypiske eksempler, og de mange bække genererede mange fraværsdage, som ikke skyldtes sygdommen eller på nogen måde var helbredende, men som blot var ”procesgenereret fravær”. Følgende fem råd er et udsnit af de erkendelser, som undersøgelsen gav, og er et forslag til, hvordan du som leder kan håndtere det lange sygefravær:
1. Behold serveretten
Når en plan for trinvis tilbagevenden til jobbet skal korrigeres for tredje gang, fordi de første to gik for hurtigt frem, ses det ofte, at lederen sender medarbejderen hjem med besked om at give lyd fra sig, når hun er klar igen. Problemet, der opstår i dette tilfælde, er, at den sygemeldte ikke melder sig klar, for hvad nu hvis den næste plan heller ikke holder? Vil det så føre til en fyring?
Omvendt tager lederen heller ikke initiativ til kontakt, for aftalen var jo, at den sygemeldte medarbejder skulle melde sig klar. Og så forlænges medarbejderens sygefraværsperiode helt unødigt.
Læs også: Stressforsker afliver de 3 største myter om stress
2. Drop det misforstående hensyn
Når en sygemeldt medarbejder har lang og tro tjeneste bag sig, er særdeles vellidt blandt kollegerne og besidder særlig viden, skal medarbejderen have lang snor og lov til at være syg i fred. Men det er misforstået hensyn.
Misforståelsen består i troen på, at det for det første hjælper den sygemeldte at være i fred, og for det andet, at en aktiv indsats for at hjælpe den sygemeldte tilbage på jobbet er en straf. Misforståede hensyn fører til den største synd af dem alle, nemlig udeladelsessynden. Lederen gør ikke noget for at undgå, at kæden hopper af, hvilket den gjorde i de observerede tilfælde.
3. Sæt mange skibe i søen
Hvis fraværsårsagen tillader det, så tænk i at igangsætte en række indsatser parallelt frem for serielt. Med andre ord: Mange indsatser ad gangen og så tidligt som mulig.
Det er en udbredt holdning blandt ledere, at man skal se tiden an og se, om ergo- og fysioterapeutens forløb virker, inden man sætter næste indsats i søen. Den udbredte ”spare-holdning” bliver dyr i længden. Seriel tænkning genererer mange fraværsdage, fordi den rette indsats sættes i gang for sent. Hvis du ikke har helt styr på, hvilke skibe du egentlig har at gøre godt med, så tag fat i eksperter i din organisation.
Læs også: Læger advarer: Sygemelding forværrer stress
4. Vær klar, når den sygemeldte er klar
Det ses i flere tilfælde, at lederne lader andres kalendere være mere afgørende, end den sygemeldtes helbred for, hvornår en aftalt genoptræningsplan bliver opstartet. Så selv om den sygemeldte er klar, og planen i praksis kan påbegyndes dagen efter, afventer man eksempelvis, at referatet fra sygefraværssamtalen har været forbi en TR til ”godkendelse”, at den sygemeldtes læge har haft tid til at blåstemple, og at planen for den sygemeldtes tilbagevenden bliver præsenteret på et personalemøde, så kollegerne er klar til at tage godt imod den sygemeldte. Alle de tiltag genererer unødige fraværsdage.
5. Hold tempo og husk dokumentationen
Du skal prioritere sygefraværssamtalen og forberede dig på den. For når du prioriterer sagen højt, og viser, at du interesserer dig for din medarbejder, smitter det af på hende. I praksis kan du fx skrive udkastet til referatet inden samtalen, så du med få tilpasninger kan få det ekspederet afsted hurtigt. Tempo er afgørende.
I de ulykkelige tilfælde, hvor et langt sygefraværsforløb fører til afsked, kan manglende prioritet, tempo og dokumentation koste dig 40 arbejdsdage.
Læs også: Det gode ledere gør for at sænke sygefraværet
Men skal der ikke mere til?
Undersøgelsen viser tydeligt, at der skal mere til for at reducere varigheden af et sygefraværsforløb, end blot at den enkelte leder tager fat på en anden måde.
En række andre resultater gav i de konkrete projekter anledning til beslutning om ændrede arbejdsdelinger, parallelforskydning af indsatser, udvikling af nye og mere hjælpsomme procesværktøjer til lederne og fremrykning af involvering af eksperter tidligere i forløbene. Når vi taler om de organisatoriske greb, så er løsningerne ikke så almene, som de fem ledelsesmæssige råd ovenfor.
For at blive præcis om de nødvendige greb, kræver det en kortlægning af konkrete og lokale findings i din organisation. Her duer andres ”best practice” desværre ikke.
VEJSTRUP HR arbejder primært med at implementere HR processer i mindre og mellemstore virksomheder, men samarbejder med konsulentfirmaet nextpuzzle/epikon om at gennemføre kortlægninger og andre analyser i den offentlige sektor.
