Det er direktører og chefer, der står i spidsen for at føre de politiske beslutninger ud i livet. Og det er i dialogen mellem direktør og chef, at ideer, bekymringer og strategier fra de faglige miljøer skal vendes og evt. tages videre til politikerne. Og netop det gør relationen både vigtig og vanskelig.
Publikationen tegner et portræt af den stærke relation mellem direktører og chefer. Den bygger på en interviewundersøgelse, hvor 14 udvalgte direktører og strategiske chefer fortæller om, hvad der er vigtigt og vanskeligt i det indbyrdes samarbejde. De peger i undersøgelsen på følgende fem hovedpunkter, hvor deres samspil er vigtigt, men kan være vanskeligt:
1. At etablere et fælles ledelsesperspektiv
Der skal etableres og vedligeholdes et fælles syn på den ledelsesmæssige hovedopgave, direktør og chefer skal løse sammen. Det handler især om at have helhedsperspektiv, at kunne tænke ud over egen sektor og at fremme et godt tværgående samarbejde i chefgruppen. En direktør formulerer den samlede forventning til dette således:
”Vi skal være en organisation, hvor man ikke leder alene. Noget af det mest uhensigtsmæssige, der kan ske er, hvis man går og skubber problemerne rundt mellem hinanden. For det meste har vi meget komplekse problemer, hvor der ikke er nogen nemme løsninger. Det skal ikke være noget med: Nu har du et budgetproblem, prøv lige at løse det.”
At etablere et fælles ledelsesperspektiv kræver tre indsatser, der er indbyrdes forbundne:
- At sikre en tydelig strategisk retning for ledelsesopgaven
- At få alle til at tænke på tværs og tage ansvar for helheden
- At skabe en stærk samarbejdskultur i chefgruppen.
2. At opbygge den fundamentale gensidige tillid
Det er afgørende, at direktør og chef oplever, at “den relationelle grundkontrakt” er på plads. Det indebærer, at begge anerkender den andens opgave, at man stoler på hinandens opbakning og loyalitet, at man kan udvise og honorere tillid samt har afstemt forventninger til balancen mellem det professionelle og personlige i relationen. Som direktør og chef er man i høj grad afhængige af hinanden.
Svigter den ene part i relationen, kan den anden hurtigt komme på tynd is. Derfor er parterne nødt til at kunne stole på hinanden – ikke blot fra sag til sag, men som en helt grundlæggende tillid til, at man er gensidigt loyale, respekterer hinanden og spiller med åbne kort.
”Det er absolut nødvendigt for samspillet, at der er gensidig tillid og en ægte relation. Man kan slet ikke skabe virkelige forandringer sammen, hvis man ikke kan opbygge en tillidsfuld relation. Det betyder alt. Ellers bliver det rent bosseri,” siger en chef.
Tre komponenter der kan etablere den gensidige tillid:
- At være åben og udvise tillid
- At stole på hinandens opbakning og loyalitet
- At finde balancen mellem det professionelle og det personlige.
3. At hjælpe den anden til at lykkes
Det er i det daglige samspil, at værdien af en god relation viser sig. Det sker fx, når direktør og chefer klæder hinanden godt på til opgaverne, når den relevante viden bliver delt i tide, og når man udnytter hinandens styrker og udsigtsposter.
Et fælles ledelsesperspektiv og en grundlæggende tillid er ikke nok til at sikre det gode samarbejde i hverdagen. Hertil kræves også aktiv handling fra begge parter, hvor man gør en ekstra indsats for, at den anden kan lykkes med sine opgaver.
Tre vigtige opgaver
At spille hinanden gode i hverdagen handler i høj grad om, hvordan man deler og drøfter vigtige informationer. På den ene side skal man respektere den indbyrdes arbejdsdeling; man er nødt til at kunne løse mange problemer selv. På den anden side er der spørgsmål, hvor en tidlig og præcis involvering kan forebygge, at en sag løber af sporet. Der er i hvert fald tre aspekter i denne balancegang:
- At advare om potentielle problemer i tide
- At efterspørge hjælp
- At udnytte hinandens styrker.
4. At kunne gå tæt på hinandens ledelse
Samarbejdet handler ikke kun om hjælpsomt at give hinanden plads og støtte. Der er også brug for at kunne levere modspil. Eksempelvis som direktør at kunne intervenere sikkert og hensynsfuldt i chefens ledelsesrum. Og som chef at kunne udfordre argumenter, sige fra og lede opad. I et samarbejde, der er godt afstemt, vil direktør og strategisk chef typisk have en ret god fornemmelse af den indbyrdes arbejdsdeling, herunder kende og respektere hinandens ledelsesrum.
”Jeg synes jo selv, at jeg er den bedste til at drive jobcentret. Jo mere jeg inviterer min direktør tæt på driftsplanlægningen, jo større er risikoen for, at han blander sig i min drift og kommer til at bypasse mig. Det ønsker ingen af os. I forbindelse med en nylig organisationsændring, kunne han godt have haft en holdning, men han holdt sig selv væk, og jeg inviterede ham heller ikke ind i mit beslutningsrum”, fortæller en chef.
Tre vigtige opgaver
Men selv når partnerne er nogenlunde på linje, vil der være situationer, hvor der er brug for at krydse grænserne mellem de klassiske direktør- og chef-domæner og udfordre hinandens ledelse. Det gælder eksempelvis på følgende tre punkter:
- At være en god gæst i den andens ledelsesrum
- At intervenere hensynsfuldt
- At turde udfordre hinanden.
5. At gøre relationen gensidigt udviklende
Hverken direktører eller chefer er gode til alt fra første færd. Relationen skal kunne bære, at man bruger hinanden til at blive dygtigere. Ved at stille krav, påtale uhensigtsmæssig adfærd, rose gode præstationer, give ordentlig feedback og tilbyde/efterspørge sparring og coaching ud fra et ønske om at gøre hinanden bedre. Det kræver, at man tror på hinandens potentiale og er indstillet på at bruge tid og kræfter på at tale konstruktivt om, hvad der er vigtigt og vanskeligt for det enkelte.
En direktør sammenfatter sin tilgang således:
“Jeg tror grundlæggende på mine chefer – jeg har jo selv ansat dem. Derfor er det også min pligt at hjælpe dem med at lykkes. De begår selvfølgelig fejl, men det er min opgave at bidrage til, at de lærer af fejlen og ikke mister modet. Som direktør kan man gøre sine chefer totalt inkompetente – eller til verdens bedste. En dygtig direktør skaber dygtige chefer.”
Tre vigtige opgaver
At gøre relationen gensidigt udviklende handler i høj grad om, hvordan man håndterer situationer og opgaver, der rummer et læringspotentiale. Enten fordi de blev håndteret særlig godt, eller fordi de peger på områder, hvor direktør eller chefer endnu ikke lever op til hinandens forventninger. Udfordringen kan beskrives som tre beslægtede delopgaver:
- At tage de kritiske samtaler
- At give og modtage feedback ordentligt
- At stille sin erfaring til rådighed.
I publikationen kan du læse mere om, hvordan I styrker relationen og de opgaver og den rolle henholdsvis chef og direktør har i forhold til dette.
