En af dine medarbejdere har lige sagt op, og du får pludselig travlt med at finde en dygtig erstatning. Måske kan I allerede nå at få jobannoncen sendt af sted i eftermiddag, hvis I genbruger en gammel jobannonce? Men det er lige her, at du skal stoppe op. For det kræver en længere proces at ansætte den rigtige medarbejder. Og du gør dig selv en bjørnetjeneste, hvis du forsøger at speede processen op. Læs her om de fem hyppigste fejl, du bør undgå, når du skal ansætte nye medarbejdere.
1. Du skipper forberedelsen
Det kan være fristende at springe et par trin over, når I med al hast skal finde en ny medarbejder. De fleste kan godt være enige i, at det sjoveste er, når kontrakten skal underskrives. Men processen med at finde den rigtige medarbejder begynder længe før med en aktuel og præcis jobbeskrivelse, der fortæller, hvad arbejdet indebærer.
Måske er det hurtigere at genbruge en jobbeskrivelse fra tidligere – måske fra sidste ansættelse. Men der er sikkert sket meget siden, og det kan fx være en god ide at få den afgående medarbejder til at se beskrivelsen igennem. Den tid, I afsætter til at lave en ny, er godt givet ud. For når jobbeskrivelsen er præcis, bliver det også meget nemmere at finde den rette person til stillingen.
Lav derfor en grundig jobanalyse og en kompetenceprofil. I den skal du beskrive, hvad det er for et job og hvilke kompetencer stillingen kræver. Med det afsæt bliver det nemmere at skrive en præcis stillingsannonce, der rammer den rigtige kandidat.
Når jobbeskrivelsen er på plads, kan I lave selve stillingsannoncen. Men ligesom det er en kunst at skrive en perfekt jobansøgning, kan stillingsannoncen volde mange udfordringer, der kræver tid og grundige overvejelser.
Sådan udformer I en stillingsannonce:
- Overskriften er blikfang
Overskriften er meget vigtig, da den skal fange læserens opmærksomhed. Gør den konkret, og gerne interessant. - Beskriv hvad I søger
Teksten må gerne være personlig; den skal handle om kandidaten. Hvis kandidaten kan læse om sig selv, og forestille sig selv i jobbet, får de også lyst til at søge stillingen. Skriv fx ”Er du…?” eller ”Har du lyst til…?” - Hvad går arbejdet ud på?
Beskriv arbejdet, og det der forventes af kandidaten - Tænk på hvem du taler med
Skriv direkte til kandidaten, og aldrig i 3-person som fx ”Kandidaten har typisk 3 års erfaring”. - Undgå klichéer
Undlad at bruge klichéer som kandidaten ikke kan sige nej til, som fx ”dynamisk miljø”, ”fleksibel medarbejder”. Det er luftige begreber, der ikke kan konkretiseres. Det medfører oftest både for mange og forkerte ansøgninger. - Gør annoncen levende
Med fx logo, eller hvis I har flotte billeder, der realistisk viser livet på arbejdspladsen, eller jeres smukke omgivelser. - Vær ærlig
Beskriv stillingen, som den er. Evt. allerede i overskriften: ”Tastemedarbejder søges til natarbejde i Langtbortistan”. På den måde får de kandidater, der netop søger et tastejob i ”Langtbortistan” øje på stillingen, mens du ikke narrer andre kandidater til at læse en for dem uinteressant annonce.
Læs også: Advarsel: Derfor må du aldrig lyve jobbet bedre.
2. Hellere én fugl i hånden end 10 på taget
Du vil så gerne finde den helt rigtige medarbejder. Og måske er bunken med ansøgninger meget stor. Derfor kan det være fristende at invitere et par ekstra kandidater til samtale. Så er der jo lidt mere at vælge imellem. Men gør dig selv den tjeneste at begrænse antallet af kandidater. Jo flere kandidater, I tager ind, jo sværere at det at huske, hvem der er hvem og skelne dem fra hinanden. Overvej blot at indkalde top-5 fra bunken og brug til gengæld god tid på dem.
3. For mange kokke fordærver maden
Tag også stilling til, hvem der er nødvendige at have med i et ansættelsesudvalg. Hvornår er der brug for dem, og hvordan får du deres in put. Måske er en kommende kollega mere vigtig end den øverste chef?
Overvejelser I bør gøre jer i forbindelse med ansættelsesudvalget:
At udvalget overvejer om, alle medlemmer behøver være med til interviewene. Nogle kan måske nøjes med at deltage i det vigtige forberedende arbejde med jobbeskrivelsen og jobopslaget.
At medlemmernes roller ved interviewet på forhånd er klart definerede. Nogle medlemmer i udvalget kan fx fungere som observatører og tage grundige noter under interviewene. Det er en god idé også at gøre ansøgeren opmærksom på rollefordelingen i forbindelse med interviewet.
Desuden skal medlemmerne af udvalget gøres opmærksom på, at de har tavshedspligt omkring alle forhold vedrørende ansøgerne.
Læs også: 3 ting der kendetegner den ideelle holdspiller
4. Du taler mere end du lytter
Nu har du endelig topkandidaterne linet op. Og du har planlagt en masse spørgsmål, som du glæder dig til at fyre af. Men faktisk skal du helst bare være stille. Alt for mange interviewere taler alt for meget. Din primære rolle er derimod at lytte og stille spørgsmål.
Du skal først og fremmest stille åbne spørgsmål, der kræver, at ansøgeren tænker sig om, inden hun svarer. Fx: ”Hvilken erfaring har du med dig, som du vil få gavn af her?”. Det vil give dig et indblik i, hvem hun er og hendes baggrund, og hun får en mulighed for at fortælle om sig selv. Hvis der er lidt tavshed undervejs, må du ikke gå i panik og galoppere videre til næse spørgsmål i guiden. Giv kandidaten tid til at tænke over sine svar. Slag på tasken skal du ca. tale 20 pct. af tiden, mens ansøgeren har de sidste 80 pct.
17 spørgsmål til ansættelsessamtalen
Læs også: Sådan gennemfører du en god ansættelsessamtale
5. Du tjekker ikke referencer
På papiret var hun helt rigtig, og hun klarede sig strålende til samtalen. Alle synes, hun er helt perfekt og er klar til at ansætte hende med det samme. Men er hun den, hun giver sig ud for at være? Eller er hun den, I tror, I ser? Nogle personer er så gode til at gå til jobsamtaler, at selv den dygtigste interviewer kan blive forblændet. Samtidig er der flere benspænd, der kan gøre det svært at vælge objektivt og helt rationelt. Derfor er det så vigtigt at sikre sig referencer fra andre, der tidligere har arbejdet sammen med den potentielle nye medarbejder.
I interviewet med referencepersonen bør du kun stille spørgsmål, der har væsentlig betydning for ansøgerens evne til at varetage den aktuelle stilling. Det kan være en god idé at spørge ind til, hvor længe ansøger har arbejdet sammen med referencepersonen, hvad de har arbejdet sammen om, hvordan opgave- og ansvarsfordelingen mellem dem var osv. Spørg gerne til ansøgers konkrete handlinger i bestemte situationer.
Du kan fx stille følgende spørgsmål:
- Hvis du skal ansætte en ny medarbejder, ville du så ansætte Lotte? Hvis nej, hvorfor ikke?
- Er der noget, som jeg ikke har spurgt om, som du mener, er vigtigt for at få et billede Lotte?
- Er der nogle specielle forhold, jeg skal være opmærksom på hos Lotte?
- Du må kun indhente reference, såfremt ansøgeren har givet udtrykkeligt samtykke – og da kun til de personer, som ansøgeren har angivet som referencer.
- Det er frivilligt, om en ansøger ønsker at opgive referencer.
- Så vidt det er muligt, skal du indhente referencen hos den arbejdsgiver, som ansøgeren senest har været ansat ved.
- Overvej, om den opgivne referenceperson er egnet til at give pålidelig information, spørg eventuelt til andre referencer.
- Kommer der afgørende oplysninger af negativ art, så du ikke længere ønsker at ansætte en ansøger, som du ellers var interesseret i, skal ansøger partshøres og forelægges indholdet af den indhentede reference og have mulighed for at udtale sig om sin version af historien. Det kan gøres telefonisk.
Læs også: Derfor føles det rigtigt at ansætte den forkerte – og sådan undgår du at det sker for dig
Artiklen er frit redigeret og oversat med afsæt i denne artikel: 7 Common Hiring Mistakes (and How to Avoid Them)
