Danskerne skifter job som aldrig før, og det er svært at finde kvalificerede medarbejdere. Fratrædelsessamtaler handler om at få viden om, hvorfor medarbejderne stopper og på den baggrund undgå at andre stopper af årsager, som kunne være imødekommet. Men gør du kun dette, risikerer du at forsømme de engagerede og loyale medarbejdere, der ønsker at blive i organisationen.
Du bør bruge mindst lige så meget tid på at tale med de engagerede og loyale medarbejdere som stadig er her og forstå, hvorfor de bliver. Ellers er der risiko for, at de føler sig glemt og negligeret.
Det kan fx være i MUS, eller til en-til-en møder, hvor du stiller de vigtige spørgsmål. Når du ved, hvad der knytter medarbejderne til deres nuværende arbejdsplads, kan du bruge disse oplysninger til at foretage mere bevidste og proaktive tiltag.
I artiklen ”What Stops People on Your Team from Leaving?” fra Harvard Business Review anbefaler den amerikanske coach og ledelsesskribent Sabina Nawaz, at du holder ”stay interviews” som på dansk også kaldes fastholdelsessamtaler.
Ideen er at få bedre indsigt i medarbejdernes motivationsfaktorer. Mange taler allerede med deres medarbejdere, om deres motivation og trivsel til MUS-samtalen. Du kan også vælge at holde deciderede fastholdelsessamtaler, hvor du i en-til-en møder stiller disse fire spørgsmål:
1. Hvordan har du det?
Spørg medarbejderen, hvordan han eller hun har det. Undgå at forsøge at løse deres problemer eller affeje deres oplevelse. Hvis en medarbejder siger, at han er frustreret over arbejdspresset, så svar ved at sige: ”Tak for at deler, hvordan du har det”, og bed om mere information. Anerkend, at du også har dage, hvor du føler dig energisk, men har dage, hvor du kæmper med at følge med. Det er helt normalt.
Målet er ikke at fikse og løse, men at medarbejderen føler sig hørt og forstået.
2. Hvem føler du dig knyttet til på arbejdspladsen?
Venskaber og sociale relationer på arbejdet fremmer et bånd, der fungerer på samme måde som tyngdekraften. Hvis vi ikke har gode relationer og venskaber på arbejdet, men blot følelsen af et alt for stort arbejdspres, kan vi nemt blive drænet for energi.
En undersøgelse fra Gallup viser, at der er en sammenhæng mellem det at have en bedste ven på arbejdet og medarbejdernes præstationer.
Til fastholdelsessamtalen kan du spørge medarbejderen, hvem han eller hun er knyttet til på arbejdet. Baseret på medarbejderens svar kan du blive klogere på, om du kan gøre noget for at styrke medarbejderens sociale relationer på arbejdspladsen. Måske skal Per og Hanne lave det projekt sammen, eller du kan søge for, at de kommer afsted samtidig på det kompetenceudviklende kursus, alle skal gennemføre. Ved at finde måder, medarbejderne kan knytte sig socialt og opbygge relationer, kan du være med til at fastholde dem.
3. Hvilke forhindringer kan jeg fjerne?
Undersøgelser viser, at den mest motiverende handling en leder kan lave er at fjerne de barrierer, der hæmmer medarbejderne i at nå deres mål og opgaver på arbejdet. Det kan være alt fra snørklede arbejdsgange og procedurer, manglende kompetencer, tidspres mv.
Til fastholdelsessamtalen kan du spørge: ”Hvilke barrierer kan jeg fjerne for dig?” Lyt. Og fortæl medarbejderen, hvad du vil gøre eller brainstorm sammen på mulige løsninger.
4. Hvilke nye ting vil du lære, som kan begejstre og udvikle dig?
I stedet for at tale om, hvad medarbejderen kan gøre for arbejdspladsen, så spørg medarbejderen, hvad medarbejderen kunne tænke sig at gøre for sig selv. Spørgsmålet signalerer, at du ikke kun bekymrer dig om, hvad medarbejderen gør for dig eller organisationen, men hvad du kan gøre for dem for at fremme deres udvikling og hjælpe dem med at fremme deres udvikling og nå deres drømme.
Ved at prioritere disse fastholdelsessamtaler sender du et vigtigt signal om, at du værdsætter og ønsker at fortætte med de medarbejdere, der bliver.
