Når en ny medarbejder skal godt ombord på arbejdspladsen, kommer det hurtigt til at handle om praktisk introduktion til hverdagens opgaver og rutiner. Men der er andre vigtige forhold, du skal tage hånd om . Læs her, hvordan du tager godt imod de nye medarbejdere, og gør arbejdspladsen til et attraktivt sted at være.
Vi skifter job som aldrig før. Alene i løbet af 2022 fik knap en million danskere nyt arbejde, viser tal fra Styrelsen fra Arbejdsmarked og Rekruttering.
Ledelsesopgaven er på den ene side at arbejde med organisationens parathed til at modtage og inkludere nye kollegaer, så de hurtigt kommer på omgangshøjde og kan være med til at udfylde og forme et attraktivt arbejdsfællesskab. Og på den anden side at give opmærksomhed, drage omsorg og vise anerkendelse over for de medarbejdere, der holder skuden oven vande, mens de gør sig umage for at tage godt imod de nye. Som kulturbærere, erfaringspersoner, læremestre og kollegaer er det ofte dem, der mere eller mindre synligt får arbejdsfællesskabet til at fungere, og det er vigtigt ikke at undervurdere betydningen af deres indsats.
Den attraktive arbejdsplads
Når nye kolleger kommer til, kan du som leder gribe det som en mulighed for at dyrke dét, der gør arbejdspladsen attraktiv for alle.
Her er der særligt tre faktorer, hvor du som leder kan understøtte arbejdspladsen som et sted, hvor både nye og nuværende medarbejdere trives og har lyst til at være i længere tid. De tre faktorer handler om:
- Samhørighed: Gennem ro og energi i relationerne oplever medarbejderne, at de hører til og kan indgå i faglige og sociale fællesskaber.
- Faglig stolthed: Gennem hurtig start og god fart i opgaveløsningen oplever medarbejderne, at de kan bruge og udvikle deres evner og kompetencer.
- Fleksibilitet: Gennem klare fælles strukturer og arbejdsprocesser oplever medarbejderne, at de kan påvirke og træffe valg, der er gode for deres egen arbejdssituation og for den fælles opgaveløsning.
Her gennemgås de tre faktorer og gives konkrete input til gode greb, du kan bringe i spil.
Samhørighed
Vi har alle et grundlæggende menneskeligt behov for at opleve samhørighed og for at blive værdsat og accepteret af andre. Gode kolleger og samarbejdsrelationer har stor betydning for, om vi oplever at være en del af et attraktivt arbejdsfællesskab, og når nye kollegaer kommer til, vil det altid – på godt og ondt – forstyrre dynamikken og puffe til eksisterende relationer og fællesskaber.
Som ny har man brug for at kunne orientere sig og opbygge relationer, der giver tryghed, fordi man ved, hvem man kan spørge til råds og har interesse for ens bidrag.
For nuværende medarbejdere er det dejligt at få nye kollegaer. Men det er også en forstyrrelse. Derfor er det vigtigt at tale om, hvilke bekymringer de eventuelt har, når en ny kollega inviteres ind, og dynamikken i arbejdsfællesskabet ændrer sig.
I øjeblikket afprøver mange organisationer nye tiltag. Nogle tilbyder fx, at man som ansøger kan komme på besøg, møde nogle af de ansatte og være på arbejdspladsen en halv dags tid for at se, om der er ’et match’. Her tilgodeses ansøgerens mulighed for at tage bestik af arbejdsfællesskabet. Samtidig får arbejdspladsen mulighed for at få et mere nuanceret indtryk af en potentiel kommende kollega. Erfaringerne herfra kan være gode at tage ved lære af.
Det kræver noget af os at danne nye relationer, og det er der brug for, at du som leder understøtter. Det gælder ikke mindst på arbejdspladser, hvor medarbejderne sjældent eller kun i begrænset omfang er til stede på samme tid, enten fordi de på skift arbejder hjemmefra og på kontoret, eller fordi de arbejder med borgere og brugere og kun har få fælles gøremål, pauser eller vagter sammen.
Uanset forholdene på jeres arbejdsplads, er det godt at aftale, hvordan I er nærværende og tilgængelige i kontakten med hinanden, og dermed kan skabe ro og tryghed i relationerne. I opstartsperioden kan du skabe rammerne for, at dyrke kendskabet til hinanden og sætte ansigter og adfærd på det, der kendetegner jeres arbejdsfællesskab, og hvad man som ny kollega har mulighed for at blive en del af.
Ledergreb, der kan understøtte ro og energi i relationerne:
- Læg en plan for hvem, hvordan og hvornår den nye kollega inviteres med på møder og hjælpes til at skabe relationer – både til nærmeste kolleger, men også bredere i organisationen.
- Introducér små hverdagsaktiviteter, hvor I dyrker kendskabet til hinanden på den personlige bane og ikke kun taler arbejde. Husk, at ikke alle medarbejdere har tid og lyst til at deltage i arrangementer efter arbejdstid, så det gælder om at gøre det overskueligt og let at få gjort. Det kan fx være korte gåture i skiftende makkerpar eller et fælles, socialt frikvarter, hvor medarbejderne på skift bestemmer, hvad I skal. Det kan fx være at høre et yndlingsmusiknummer, gætte en hemmelig ting, eller tale om den seneste film, man så i biografen. Og hvis du går forrest, følger de med.
- Vær selv opsøgende. Spørg aktivt ind til, hvordan medarbejderne oplever starten på samarbejdet, og om de har brug for støtte til noget i den forbindelse. Hvis I allerede har fastlagte individuelle trivselssamtaler, opgavemøder m.v., kan det være en del af dette. Det viser, at du interesserer dig for, hvordan dine medarbejdere trives på arbejdet.
- Facilitér fælles samtaler om, hvilke sociale og faglige fællesskaber I hver især sætter pris på i hverdagen, og tal om jeres forskellige behov. Samtalerne kan fx handle om, hvordan det er at danne teams og arbejde sammen i grupper på tværs. De kan også handle om, hvad fælles frokost eller afdelingsmøder betyder for folk hver især.
Faglig stolthed
Det kan være udmattende at være ny i et fællesskab, hvor alle kender rutinerne og navigerer som fisk i vandet.
Som ny vil man gerne hurtigt på omgangshøjde med opgaveløsningen og de faglige krav og forventninger. Det er nemmere at navigere sikkert og professionelt, når vi kender forventningerne og ved, hvordan vi kan sætte os selv kompetent i spil.
Tilfredshed og trivsel på jobbet hænger i høj grad sammen med oplevelsen af at blive set for dét, man bidrager med, og at vide, hvad I som team gerne vil lykkes med.
Når medarbejderne oplever, at deres indsats bliver værdsat, og at deres ønsker og behov for faglig udvikling bliver taget alvorligt, gør det arbejdspladsen mere attraktiv. Manglende udvikling er den primære årsag til, at folk mistrives på jobbet, viser Ballisagers Kandidatanalyse fra 2023.
Uanset om man er nye eller gamle i gårde, er det afgørende at vide, hvordan det ser ud, når man lykkes på jobbet som individer og teams. På samme måde har man også brug for at vide, hvordan man kan dygtiggøre sig, og hvilke muligheder der er for udvikling i jobbet og på arbejdspladsen.
For dig som leder kan det være en oplagt anledning til at værdsætte det, de eksisterende medarbejdere bidrager med – og som de måske har løftet i en tid med opsigelser eller fravær. Dialogen om, hvad der gør os fagligt stolte, og hvad der tærer eller skaber barrierer, giver vigtig næring til produktivitet og trivsel.
Perioden der går fra en medarbejder stopper, og til en ny er landet godt i jobbet, er ikke kun tomrum og travlhed. Den er også et mulighedsrum for dig som leder. Her kan du få viden om, hvad der har betydning for udvikling og trivsel blandt dem, der løfter og bliver. Viden du også kan bruge til at afgøre hvilken profil, en ny medarbejder skal have.
Ledergreb der kan understøtte hurtig start og god fart i arbejdsfællesskabet:
- Husk at anerkende de nye medarbejdere – også selvom der er et stykke vej, før de lander sikkert i sadlen. Tænk gerne i opgaver som den nye har mulighed for at løse og komme i mål med uden at kende hele organisationen og hverdagen fra start. Det giver oplevelsen af hurtigt at lykkes og kunne bidrage til noget.
- Vær også opmærksom på at få anerkendt de erfarne medarbejdere. Overvej, om oplæring eller makkerskab kan være givtigt i en periode, så nye og erfarne medarbejdere gensidigt kan lære noget af og om hinanden og arbejdspladsen.
- Skab løbende mulighed for pitstops. Her kan medarbejderne 1:1 eller i grupper tale trygt om, hvad et oplevet arbejdspres betyder for fx den kvalitet, de leverer, eller for balancen mellem at deltage i løsningen af fælles opgaver og fokus på at lykkes med egne opgaver.
- Du kan gribe perioden med rekruttering og onboarding af nye medarbejdere som en god anledning til holde eksisterende praksis og ikke mindst udviklingsperspektiverne i arbejdsfællesskabet op imod lyset. Tal fx om: Hvorfor gør vi, som vi gør? Hvad vil vi gerne opnå sammen? Hvad gør os fagligt stolte? Hvad drømmer vi om at bidrage til? Hvilke kompetencer mangler vi? Findes de allerede, eller skal vi erhverve dem gennem kurser eller uddannelse?
Det fleksible arbejdsliv
Den tredje og sidste faktor, der har betydning for oplevelsen af en attraktiv arbejdsplads, er fleksibilitet og indflydelse på tilrettelæggelsen af egen arbejdsdag.
Det fleksible arbejdsliv er blevet et konkurrenceparameter i indsatsen for at tiltrække og fastholde arbejdskraft, og det er et væsentligt element i det bæredygtige arbejdsliv med balance mellem fritid og job.
I perioder med ledige stillinger og nye medarbejdere på vej ind er der gode grunde til at give rum til samtalerne om, hvordan de fleksible og fælles rammer ser ud hos jer. Det hjælper med at få de nye godt og ordentligt om bord, og det giver mulighed for at kalibrere kontaktformerne, så alle er tilpas tilgængelige og nærværende overfor hinanden.
Hvis kontakten er sporadisk og usystematisk i et arbejdsfællesskab, kan det være svært for nye at byde ind og falde til. Og alle – nye og erfarne medarbejdere – kan nemt føle sig alene med en opgave eller en bekymring.
Hvis I er i en situation med mange nye og kun få af ’de gamle’, forsvinder kulturbærerne og det fælles sprog. Fundamentet for det fælles plejer skrider, og alt det sagte og usagte, der får tingene til at glide i hverdagen, siver ud.
Det er et vigtigt opmærksomhedspunkt. Måske er det også anledningen til sammen at organisere arbejdet og processerne anderledes frem for blot at lappe på det gamle og glatte ud på overfladen.
Ledergreb, der kan understøtte fælles strukturer og arbejdsprocesser:
- Overvej hvordan fleksibilitet i forhold til medarbejdernes fysiske fremmøde kan kombineres med gode og tydelige rammer for tilgængelighed i forhold til det faglige og sociale arbejdsfællesskab. Sæt ord på de mulige dilemmaer, der kan være, når I skal tilgodese behovet hos både den enkelte og i arbejdsfællesskabet.
- Strukturér og insistér på fysiske møder med jævne mellemrum, hvor I mødes for at arbejde sammen og evt. holde frokostpause på samme tid. Det fysiske møde giver en anden oplevelse af, hvem vi er som kollegaer og personer. Hvad driver os, og hvad kan dele os? Og hvad er den fælles ramme og retning, vi forventes at tage ansvar for på hver vores måde?
- Tag hånd om og forebyg den risiko for misundelse og konflikter, der kan opstå, hvis nogle medarbejdere har forskellige vilkår i opgaveløsningen og dermed har mere fleksibilitet i arbejdslivet end andre. Du skal dele dine begrundelser og gøre det muligt at stille spørgsmål til dig om de forskelle, der kan være, fx hvilke principper og hensyn vægtes både generelt og i de konkrete situationer.
Teorien om selvbestemmelse
Denne artikel trækker på selvbestemmelsesteorien, som er udviklet af Edward L. Deci og Richard M. Ryan.
Teorien understreger vigtigheden af, at man som medarbejder får opfyldt tre grundlæggende psykologiske behov: Autonomi, samhørighed og kompetence. Det er centralt for vores oplevelse af motivation, trivsel og engagement på arbejdspladsen.
Hvis du vil læse mere om selvbestemmelsesteorien og de perspektiver, den kan give på ledelse og et attraktivt arbejdsmiljø, kan vi anbefale:
- Selvbestemmelsesteorien – motivation, psykologiske behov og sociale kontekster, af Ib Ravn, Hans Reitzels Forlag, 2021
- Mening og motivation i organisation og ledelse af Jan Tønnesvang, Lotte Bøgh Andersen, Cecilie Lindgaard Petersen og Sanne Schou, Djøf Forlag 2023
