Digitalisering er ikke en aktivitet eller en søjle ved siden af alle de andre opgaver, du skal løse. Det er en integreret del af alt. Rikke Vestergaard og Claus Thykjær, kommunaldirektører i henholdsvis Esbjerg og Greve Kommuner, deler her ud af de topledererfaringer, de har gjort sig i forbindelse med digitaliseringen af deres kommuner.
13 gode råd om dit digitale lederskab
1. Gør digitaliseringen vedkommende
“Gør du digitaliseringen politisk relevant og vigtig for jeres byråd eller kommunalbestyrelse? Vi har måske forsømt at klæde politikerne godt nok på til at forstå, hvad digitaliseringen betyder, ikke mindst også i forhold til den måde, som borgerne møder kommunen på digitalt,” siger Claus Thykjær.
2. Digitaliseringen er konkret
“Digitalisering” som abstrakt begreb kan være svær at få hold på. Tænk på digitaliseringen som de konkrete projekter og initiativer, I sætter i værk. Aula er fx digitalisering. Jeres nye EOJ-system er digitalisering. Et kompetenceudviklingsseminar for en gruppe fagmedarbejdere om brug af et nyt it-system er digitalisering. Tænk digitaliseringen konkret. Så giver den lettere mening.
3. Digitale kompetencer skal udvikles og vedligeholdes
“Det er et krav til dig som leder, at du holder din digitale dannelse ved lige. I Esbjerg Kommune har vi ikke et krav om, at man som leder skal være den bedste digitale bruger, men der er selvfølgelig krav til, at man kan se muligheder og omsætte det til nye og mere effektive måder at løse opgaver på,” siger Rikke Vestergaard.
“Vi arbejder meget seriøst med både medarbejderne og lederne, så de får de rette digitale kompetencer. Det gør vi gennem en ret bred vifte af tilbud. Dels kurser til de enkelte fagsystemer, som vi jo plejer, når vi får et nyt system, men vi går også mere holistisk til værks og afholder nogle mere generelle kurser. Det er for eksempel om data-etik, digital transformation og digital dannelse. Gå-hjem-møder med videndeling om digitaliseringsprojekter, så man også får dette indblik på tværs og på flere niveauer,” siger Rikke Vestergaard.
Esbjerg Kommune tvinger ikke medarbejderne ud i at tage kvantespring i deres kompetenceudvikling. Et skridt ad gangen fungerer bedst. For at hjælpe dette på vej har kommunen opstillet fire kompetenceniveauer, som så er givet “kød og blod” i form af arketyper eller personaer. Det gør det mere konkret og lettere for medarbejderne at identificere sig med. De fire arketyper repræsenterer fire niveauer af digital kompetence – her fra øverste niveau og nedefter: Signe Selvkørende, Viktor Velvillig, Torben Tøvende, Anna Afventende.
Læs også: Digital coaching klæder medarbejdere og ledere på
4. Hav blik for forvaltningens fagspecifikke og lokalt forankrede kulturforskelle
Lokalt rundt om i kommunernes fagforvaltninger er der forskellige kulturer og tilgange til digitalisering.
“For eksempel på familieområdet. Her ville der være andre reaktioner på et nyt registrerings- og dokumentationssystem, end hvad vi oplever hos SOSU’erne,” siger Claus Thykjær og understreger, at det er en vigtig del af hans digitale lederskab at være opmærksom på og respektere disse fagforskelligheder.
5. Gør jeres digitale strategi håndtérbar
I Esbjerg Kommune har de givet digitaliseringen et strategisk ophæng og brudt den op i temaer, hvert tema med sin profil:
“Vi skaber mening blandt medarbejdere og borgere ved at have styr på vores vision, politikker og strategier. Fokus er på, at de hænger sammen,” siger Rikke Vestergaard.
Esbjerg Kommune arbejder med digitalisering ud fra følgende fem sammenhængende temaer: Morgendagens velfærdsteknologi; sammenhængende service; en smart kommune; effektive administrative processer og kompetencer til fremtiden.
6. Hold øje med de fælleskommunale og fællesoffentlige strategier
Claus Thykjær holder et vågent øje med de overordnede strategier, eksempelvis det strategiske råd om at have øje for de store linjer:
“Jeg er meget enig, når KL i sin digitaliseringsstrategi skriver, at vi ikke skal hoppe fra tue til tue og lade os drive af enkeltløsninger. Lad nu bare markedet gøre sig nogle erfaringer, og så skal vi fastholde en mere overordnet tilgang til, hvordan vi går til det,” siger Claus Thykjær.
7. Betragt digitaliseringen som en hygiejnefaktor
Digitalisering skal ikke ses som redningsplanke for en trængt kommunal økonomi, men mere som en uomgængelig hygiejnefaktor.
“Jeg tror ikke, at digitalisering på den korte bane vil frigøre voldsomt mange penge. Men det kan være med til at lette presset på vores ressourcer,” siger Claus Thykjær.
Faktisk kan krav om at høste besparelser ved digitalisering fra begyndelsen af et projekt skabe modstand, alene ud fra medarbejdernes opsparede erfaring fra tidligere projekter.
Rikke Vestergaard er enig og supplerer med endnu en facet:
“Ofte giver det god mening, at vi erstatter dele af opgaveløsningen med ny teknologi. Det er ikke sikkert, at digitaliseringen gør opgaveløsningen billigere, men til gengæld giver den måske en bedre service for borgerne. Det skal vi også huske på,” siger Rikke Vestergaard.
8. Brug data på tværs til at skabe organisatorisk sammenhængskraft
Ved at skabe og bruge data ensartet kan man også genbruge data, og det åbner nye muligheder.
“Jo mere erfaring, man får rundt i hjørnerne af sin organisation og får organisationen bundet sammen, desto bedre lykkes man. For vi kan se, at vi kommer til at få en helt anden sammenhængskraft i den måde, vi dokumenterer og bruger data på. Det vil give os indblik i, hvad vi gør i de forskellige hjørner af organisationen, mere end hvad vi har kunnet tidligere,” siger Claus Thykjær.
9. Hav øje for digitaliseringens værdi for borgerne
Kommunens borgere og virksomheder er jo dem, hele forvaltningen drejer sig om. Husk det, når I digitaliserer. Borgeren forventer at blive mødt på en imødekommende og effektiv måde – også digitalt. Her spiller gode data, som kan genbruges på tværs af siloer, en afgørende rolle.
10. Tænk fremad på din kommunes muligheder og udfordringer
Ingen kender fremtiden, men de fleste regner med, at demografien vil betyde, at det kan blive sværere at rekruttere tilstrækkeligt med de rette medarbejdere til kommunen.
“I lyset af, at vi kommer til at mangle hænder i kommunen i fremtiden, er jeg overbevist om, at digitalisering er den vej, vi skal,” siger Claus Thykjær.
Læs også: 3 råd om dit digitale lederskab
11. Tænk i genbrug og skalerbarhed
Gennemtænkte begrebs-, informations- og datamodeller og brug af genbrugelige byggeblokke i den fælleskommunale rammearkitektur gør det muligt at genbruge og skalere løsninger.
“Hele dette med at tænke data om brugeren – og om borgeren for den sags skyld – kan vi jo tage med over fra omsorgsområdet til det sociale område, altså beskæftigelsesområdet. På den måde bygger vi noget op nu og her på pleje- og omsorgsområdet, men som egentlig vil være en måde at tilgå styring og data på, som vi så kan skalere til andre områder. Journaliserings- og dokumentationsdelen i systemet er, om ikke generisk, så dog skalerbar i forhold til andre områder. Det synes jeg er smart,” siger Claus Thykjær.
12. Bekæmp frygten for data
Borgernes bekymring for, hvad deres data kan og bliver brugt til, skal tages alvorligt. Diskussionen om data-etik tager form i disse år, og det bør du tage med i dit lederskab, for det gør de folkevalgte på vegne af deres vælgere også.
“Bekymringen for sikkerheden omkring borgernes data lurer nedenunder hos mange politikere. Omvendt har vi jo mange eksempler på, hvordan vi kan imødegå problemet, så den enkelte digitaliseringsløsning både er sikker og bliver af en højere kvalitet,” pointerer Claus Thykjær.
13. Brug din power og fasthold et vedholdende pres
Både Claus Thykjær og Rikke Vestergaard lægger mange kræfter i deres arbejde med digitaliseringen i deres kommuner. Claus drøfter ofte dette med sine kolleger i DIGIT, som er en digitaliseringsforening for kommuner på Sjælland.
“Vi har været overraskede over, hvor meget power, altså hvor meget kommunaldirektør-power, vi har skullet bruge i vores egne organisationer. At blive bevidst om det tryk og hvor meget, vi skal holde hånden i ryggen på de processer, vi sætter i gang, har overrasket mig og mine kolleger,” siger Claus Thykjær.
