Få værdifuld viden med exit-samtaler

Kun få ledere holder samtaler med fratrådte medarbejdere. Endnu færre bruger samtalerne til at udvikle nye tiltag, der kan fastholde medarbejderne, viser en undersøgelse fra Deloitte

Men det er dyrt at lade være. Der kan være store omkostninger forbundet med at skulle sige farvel til en medarbejder. I form af udgifter til annoncer, jobsamtaler, oplæring mv.

Foruden de kontante fordele ved at fastholde de dygtige medarbejdere, er der også nyttige informationer at hente, hvis lederne begynder at tage exit-samtaler mere alvorligt.

Hvad er en exit-samtale?

En exit-samtale – også kaldet en fratrædelsessamtale – bruges når en medarbejder fratræder sin stilling. Det er et tilbud om en samtale til den medarbejder der fratræder sin stilling om at give feedback og fortælle om sine gode og dårlige erfaringer med arbejdspladsen.

Bliv klogere på jer selv

Exitsamtalen er en god mulighed for at lære noget om arbejdspladsen og sig selv som leder og hvad der kan ændres fremover.

Det er fx vigtigt at vide, om medarbejderne stopper fordi de er blevet headhuntet, fordi de ganske enkelt ønsker at komme væk fra arbejdspladsen, eller fordi de ønsker nye faglige udfordringer.

Sådan gør I

Start med at afklare, hvad I vil have ud af exit-samtalerne og at der er aftaler om, hvordan og hvem der har ansvaret for at følge op på samtalerne. 

Lav derefter et skema med nogle spørgsmål til samtalen. Det kan være spørgsmål som:

• Hvad ligger bag din beslutning om at forlade arbejdspladsen?
• Hvilke arbejdsopgaver har du sat mest/mindst pris på i dit arbejde?
• Hvordan har samarbejdet været med dine kolleger/leder?
• Hvordan synes du, at vi kan gøre stillingen endnu mere attraktiv for din efterfølger?

Arbejdspladsen kan også vælge at udarbejde et generelt skema, som andre kan anvende.

Sørg for at medarbejderen har fået skemaet inden mødet.

Under mødet er det vigtigt at få nedskrevet de værdigfulde tilbagemeldinger du får evt. i form at et referat, som den fratrådte medarbejder kan godkende bagefter.

Efter mødet er det dig der skal beslutte, hvilke initiativer, der skal tages i fremtiden, og hvilke budskaber, der skal formidles til resten af arbejdspladsen.

Identificer hovedårsagerne til fratrædelse

Det kan være en fordel at bruge HR-afdelingen til exit-samtalerne i forhold til gennemførelse, afholdelse og opsamling mv. HR kan bruge input fra exit-samtalerne til at få et bredere billede af, hvorfor medarbejderne forlader arbejdspladsen.

Statistisk materiale fra samtalerne er også en god indikator på, om der ledelsesmæssigt er noget galt. Statistik over hovedårsager til fratrædelse kan evt. rapporteres kvartalvis til den øverste ledelse. 

Hvis du vil vide mere

SAMTALEBOGEN – om samtaler på arbejde“>SAMTALEBOGEN – om samtaler på arbejde
En praktisk bog til dem, der vil vide mere om, hvordan man effektivt, respektfuldt og ligeværdigt kan tilrettelægge og gennemføre arbejdspladsens professionelle samtaler.