Den strukturelle, økonomiske og faglige udvikling har stillet forskellige og ofte modsatrettede krav til ledere. Det har med tiden resulteret i øget belastning og mange stressrelaterede sygemeldinger. Det var således også virkeligheden for Kolding Kommune, som besluttede sig for, at 47 af deres ledere skulle arbejde med at nedbringe stressfaktorer i deres dagligdag.
Her er deres erfaringer og anbefalinger til lederne:
7 måder at spænde ben for dig selv på – og 7 råd til at rejse dig igen
Når man som leder skal arbejde med at reducere ens egen stress og højne effektiviteten, er det vigtigt, at projektet og indsatserne er forankret i dagligdagen. Projektet i Kolding fandt syv forhold, som ofte giver stressrelaterede problemer. Læs dem herunder og få råd til, hvordan du kan gøre noget ved de stressrelaterede problemer:
Den åbne dør
Mange ledere har den fejlagtige opfattelse, at de hele tiden skal være tilgængelige for deres ansatte. Det gør din langsigtede planlægning som leder svær. Du får ikke nok tid til de overordnede linjer, og nogle gange kan det se ud som om, at de ansatte ikke kan klare opgaverne, uden at du er med.
Øv dig i at lukke døren et antal timer hver dag, og få dermed ro og tid til den langsigtede planlægning. Hvis du har delegeret opgaverne reelt ud til medarbejderne, går (arbejds-) livet videre udenfor døren.Aber på skulderen
Det kan være en svær ledelsesmæssig opgave, at få placeret opgaver på de rigtige skuldre. Det kan der være mange årsager til. Én af dem er, at det er uklart for personalet, hvem af lederne – eller hvem i det hele taget på arbejdspladsen – der har ansvar for hvad.
I projektet i Kolding, var der mange ledere, som ytrede, at personalet helt har styr på den del. Når personalet så skulle redegøre for, hvordan de udadvendte ansvarsopgaver var fordelt i ledelsen, rodede de grundigt rundt i det. Resultatet blev, at hvis man havde et problem, gik man til den ledelsesperson, der stod nærmest. Og hvis den person ikke var vaks, fik han eller hun hurtigt en masse ekstra opgaver at tage sig af.
Tydeliggør derfor ansvarsfordelingen og øv jer i hvordan i sender medarbejderen videre til den rette person.Når du starter med de små opgaver først
Mange ledere har en (u)vane med at indlede dagen med de nemme arbejdsopgaver; svare på mail, skrive små notater, overskuelige telefonsamtaler. Resultatet er, at de større opgaver enten skydes eller måske fortoner sig, og at man i hvert tilfælde har brugt en del af sit krudt, før man når til dem.
En simpel træning her er, at vende sin daglige prioritering af arbejdsopgaver ”på hovedet” og i det hele taget blive skarpe på detaljeret planlægning af dagens opgaver.Når du ikke har klare mål
Når man gennemgår en leders opgaver og dagligdag, er der altid noget fagspecifikt, der skal tages højde for. I pædagogisk arbejde er det fx at have klare mål for pædagogikken. Uanset hvor man er leder, vil gamle og lange politikker eller målsætninger skrevet med almene vendinger ikke være til nogen hjælp. Hvis de skal give retning til arbejdet, skal de være skrevet på en måde, så de kan bruges i hverdagen. Ellers vil de blot stå og samle støv.
Få derfor helt klare mål bragt ned på et operationelt niveau: Nogle få og enkle handlingsanvisende sætninger, mål der kan evalueres ud fra, og mål der samtidig giver god plads til personalets egne ideer.Når du ikke har kigget i din egen bagage
Alle har en bagage, en forhistorie og en status som mennesker. Men ofte taler, i dette tilfælde ledere, ikke med andre personer om personlige ting, som kan være relevante for deres nuværende lederjob. Undervejs i projektet i Kolding kom meget af dette frem; Om tidligere stress, usikkerhed ved kommunikation med bestemte ansatte, om usikkerhed på jobbet.
Blot det at få lov til at tale det igennem med en ledelsesfaglig lytter og få ordentlig feedback på det var en stor hjælp for mange af lederne. Overvej derfor at få et ledernetværk op at stå eller tilknyt en coach.For mange møder
Rigtig mange arbejdspladser har alt for mange møder. Det er en stor lettelse at få ryddet op i sådan et morads.
Sæt jer for at halvere antallet af møder. Det er en fordel for effektiviteten, og når indholdet samtidig skærpes og prioriteres, giver det luft. Samtidig kan I overveje at prioritere vigtige faglige snakke som en del af de møder, i så har. På den måde får I mulighed for at udfolde jeres fagligheder; Det man har taget en uddannelse for.Gule lapper og personlige kalendere
Kolding Kommune er langt fremme i skoene med IT-anvendelse, men der var alligevel mange ledere i projektet, som havde forskellige kalendere og mange gule ’huske-lapper’. Det betyder at rigtig mange mennesker skal rende rundt og spørge om, hvad der kan lade sig gøre. Det kan være stressende at bruge tid på overflødig intern koordination og planlægning i stedet for på ens kerneopgaver.
Sørg for at bruge samme system til arbejds- og mødeplanlægning i hele medarbejdergruppen. Det kan fx være Outlook eller et digitalt kommunikationsmedie som Yammer e.lign.
Eksemplet fra Kolding
Kolding Kommune har, med støtte fra Forebyggelsesfonden, arbejdet med ledernes konkrete daglige arbejdsvaner, og hele projektet blev dokumenteret igennem målinger før og efter, ændringer blev igangsat.
Metodisk fremhæver projektet, at netop målinger og detaljerede oplysninger fra både medarbejdere og ledere før, under og efter var en af nøglerne til hurtigtvirkende resultater med hensyn til mindre stress og mere effektiv varetagelse af ledelsesopgaver. Målingerne synliggjorde nemlig ledernes ineffektive vaner og uhensigtsmæssige mønstre, og gjorde det muligt at finde løsninger på dem undervejs.
Derudover er coaching ud fra et faktuelt grundlag og konkret støtte til fokus og effektivisering af lederens eget lederskab essentiel. En tilgang som kan anvendes af alle; Ledere og konsulenter, eksterne som interne fx fra HR-afdelingen.
Læs mere
Væksthus for Ledelses publikation: “Ledelse uden grænser”
