”Pyhhh alle hiver i mig, det er lige før, de følger efter mig ud på toilettet”. Udsagnet kommer med et glimt i øjet, men det er alvorligt ment. Mange ledere føler sig pressede af et næsten umætteligt kommunikationsbehov hos medarbejderne. Men hvad stiller du op for at få hverdagen til at glide bedre? Svarene er i virkeligheden ret enkle, for det handler om at gøre netop det, mennesker har som særlig kompetence: at kommunikere.
En ny bog baseret på forsknings- og udviklingsprojekter i danske virksomheder giver nogle af svarene på, hvordan man som virksomhed kan gøre en indsats for at styrke lederne. Her et kort resume af, hvad du kan gøre.
1. Se dig i kommunikationsspejlet
Hvordan bliver du oplevet? De færreste har et realistisk billede af deres egen kommunikation. Det kræver systematisk sparring af blive bedre til at vurdere sig selv. Men et realistisk billede af, hvordan du virker på andre er afgørende for din gennemslagskraft og dit lederskab.
Desværre bliver det sværere og sværere at få den reelle sparring, jo højere man kommer op på den interne rangstige. Men hold fast – bed om konkrete evalueringer, brug alle anledninger til at styrke din fornemmelse, fx MUS og statusmøder.
Spejlbilledet kan også systematiseres i et konkret Kommunikationsspejl
– en 360 graders analyse, hvor dine nærmeste medarbejdere, ledere og kolleger giver deres mening til kende, så du får fremadrettede input om udtryk og indtryk; oplevelser, kompetencer og adfærd
2. Styrk din kommunikation
Din situationsfornemmelse er afgørende for din evne til at kommunikere godt. Du skal have antennerne ude, opfange behov og potentialer i situationen, og hver gang matche mulighederne optimalt.
Det handler om din evne til at opfange og reagere retorisk klogt hver gang; om din retoriske kompetence. Og det er ikke kun en vuggegave, det handler om daglig træning, god sparring og klog brug af retorikkens mange værktøjer til klar, levende og troværdig kommunikation.
Det gør du blandt andet ved at øve dig i at være nærværende, dér hvor du er.
Alt for mange er mentalt et andet sted, end de er fysisk – det skaber frustrationer. Forkort hellere dine møder og vær ægte til stede, i stedet for at ræse fra det ene lange møde til det andet
3. Vælg den rette kommunikationskanal
Et klik på videresend kan være snublende let en søndag på vej gennem en bugnende indbakke. Tøv hellere, og træf en aktiv beslutning om, hvilken kommunikationskanal, der er bedst hver gang.
E-mails spilder afsindig meget tid og skaber misforståelser. Uendelige møder spilder tid. Frustreret snak på gangen spilder tid. Listen er uendelig, men med klog brug af kommunikationskanalerne, kan du gøre hverdagen langt bedre. Er der masser af frustrationer og rygter i din afdeling, så hold et kort, spontant møde i kontorlandskabet på 8 minutter, hvor du sikrer, at alle får den samme besked.
Er afdelingsmøderne en ørkenvandring, så gør noget ved måden, I bruger dem på. Er der brug for et overblik over noget, så lav en oversigt på papir, så dine medarbejdere har noget at holde sig til osv. Osv. Vælg bevidst hver gang, så kommunikationen ikke støjer, men sikrer godt samspil.
4. Gå forrest
Dårlig eller manglende kommunikation er der meget af både til kolleger, kunder og samarbejdspartnere. Men alt for sjældent får vi sagt til hinanden, hvad der fungerer, og hvad der kunne blive bedre.
Som leder skal du gå forrest i bestræbelserne på at skabe et kommunikationsmiljø, hvor kvaliteten diskuteres. Kun sådan kan du skabe en tillidsvækkende og effektiv kommunikation. Det betyder, at du skal gå aktivt forrest ved dit eget eksempel, både når du selv kommunikerer, og når du oplever andre.
Bryd tabuerne, og giv reel feedforward til dine medarbejdere; hvad var godt, og hvordan kan de gøre det endnu bedre?
5. Lav en kommunikationsaftale
Det er ikke kun dit ansvar. Kommunikation går to veje – og derfor er det helt afgørende, at du sætter ansvar og forventninger på dagsordenen.
Alt for mange medarbejdere sidder med korslagte arme og venter forgæves på input, de selv burde have opsøgt. Eller du venter frustreret på et initiativ, der helt udebliver.
Tag jeres kommunikationsmiljø op på et afdelingsmøde, og lav klare aftaler om, hvad I kan forvente af hinanden. Hvad skal medarbejderne eksempelvis selv opsøge af viden, og hvad sørger du for, at de får besked om? Hvordan skal CC og BCC bruges hos jer? Skal du selv fornemme, når der er ulmende konflikter, eller giver du dem initiativpligten?
Lav konkrete aftaler, og gør hverdagen enklere.
Lad gå videre – bedre strategisk lederkommunikation er en ny bog fra GyldendalBusiness. Med cases fra TDC, Novozymes, Carlsberg, TrygVesta og Irma stiller ph.d., kommunikationsforsker og –rådgiver Anne Katrine Lund skarpt på, hvad man kan gøre som organisation, hvis man vil have bedre kommunikation til gavn for bundlinje og motivation. Se evt. mere på www.annekatrinelund.dk
Læs mere
Styrk jeres kommunikation og undgå konflikter
