Fire ud af fem ledere i kommunerne har siddet til møder, som i deres øjne var spild af tid. Og blandt dem, der har deltaget i meningsløse møder, svarer en ud af seks ledere, at op mod hvert andet møde er spildtid.
De mange spildtimer på møder kommer bag på Bodil Otto, Næstformand i Væksthus for Ledelse og formand for HK/Kommunal.
– Jeg hører jævnligt om møder, der er for lange og intetsigende, men omfanget af spildtid overrasker mig, siger Bodil Otto til Ugebrevet A4.
Mulighed for forbedringer Ifølge lederne i kommunerne er der store muligheder for at høste gevinster, når det gælder møder. Tre ud af fire mener, at der i ’høj grad’ eller i ’nogen grad’ er mulighed for at gøre mødekulturen på netop deres arbejdsplads mere effektiv.
Formanden for HK/Kommunal Bodil Otto mener, at det i rigtigt mange tilfælde bare handler om at komme i gang.
– Både ledere og medarbejdere bør sige fra, hvis de oplever, at møder ikke bevæger sig ud af stedet. Alle har et ansvar for at skabe gode møder. På leder-siden bliver der arbejdet en del med at udbrede teknikker til bedre mødeledelse, siger Bodil Otto.
Hun peger på, at Væksthus for Ledelse lige har lagt et nyt redskab ud på lederweb.dk. Her kan ledere se eksempler på og få øvelser til, hvordan de kan lave bedre personalemøder.
Og der er rigtigt mange gevinster at hente ved bedre mødeledelse i kommunerne, vurderer Ib Ravn, som er lektor på Institut for Uddannelse og Pædagogik ved Aarhus Universitet.
– I løbet af de seneste 20 år har lederne i kommunerne fået en hel masse nye værktøjer, som handler om blandt andet anerkendende ledelse og gennemførelse af medarbejdersamtaler. Men når det drejer sig om mødeledelse, har det stået i stampe de seneste 20 år, siger Ib Ravn til Ugebrevet A4.
Møder kan ikke undværes
Professor Kurt Klaudi Klausen, mener der kan hentes meget ved at holde færre og kortere møder. Men han kommer samtidig med en advarsel:
– Der er smalhals i kommunerne, og mange ledere synes, at de skal udnytte hver eneste minut, de har. Tidspresset gør, at de oplever det som spildtid, hvis der på et møde behandles emner, som ikke lige er relevante for dem. Men lederne må ikke glemme, at møder har en meget vigtig funktion, når det drejer sig om at kvalificere beslutninger, skabe forståelse for målene og social samhørighed på arbejdspladsen, siger Kurt Klaudi Klausen til Ugebrevet A4.
Hent inspiration til bedre personalemøder her
Det kræver tillid, lyst og ejerfølelse for en medarbejder at byde ind på et personalemøde med nytænkning, løsninger og engagement. I Væksthus for Ledelses nye kommunikationsredskab giver Jens Arentzen inspiration til, hvordan personalemøder gøres anerkendende, lystfulde og påhitsomme – overraskende. Find Jens Arentzens metode her.
Halveret antallet af møder
En af de kommunale ledere, der har siddet til møder og kigget mange gange på uret, er Hanne Engelbrecht Bjerring Eriksen. I nordjyske Rebild Kommune har hun en travl hverdag som distriktsleder med ansvar for flere ældrecentre med tilhørende hjemmepleje.
– Tidligere mødtes distriktslederne inden for ældreplejen hver torsdag. Når vi mødtes så tit, var der ofte for lidt kød på dagsordenens punkter, og man kunne ikke nå at få referatet ud fra det ene møde, før man sad til det næste. Det føltes næsten som om, at det var ‘torsdag’ hele tiden, fortæller Hanne E. B. Eriksen til Ugebrevet A4
På hendes initiativ er antallet af møder for distriktslederne blevet halveret. I stedet for at mødes hver uge, mødes de nu hver 14. dag.
– Ved at holde møde hver 14. dag har jeg fået bedre mulighed for at forberede mig ordentligt til hvert møde og dermed være med til at få truffet mere kvalificerede beslutninger. De andre ledere har heldigvis taget godt imod mit ønske om at skære i antallet af møder, og måske bliver der med tiden endnu færre, fortæller Hanne E. B. Eriksen.
Undersøgelsen er foretaget blandt 1.998 ledere i kommunerne. Undersøgelsen er udført af Kass og Mulvad for Væksthus for Ledelse, der arbejder på at styrke god ledelse i kommuner og regioner. Læs resume af rundspørge om møder
