Ferien er forbi, og du har forhåbentlig ladet batterierne op, så du kan vende tilbage til arbejdet med fornyet energi. Nu er det tid til at starte på ny og få indarbejdet nogle gode rutiner. Som leder kan din bunke af opgaver hurtigt vokse sig større med nye møder, deadlines og hasteopgaver efter en ferieperiode. Her er der to ting, der er afgørende for din effektivitet, nemlig måden du starter og slutter din arbejdsdag på. Det skriver den amerikanske arbejdslivsekspert Jacquelyn Smith på Forbes.com. Derfor får du her en liste med råd om, hvad du bør gøre, når du møder om morgenen, og når du skal slutte din dag.
Start din dag på en god måde
De første timer af din arbejdsdag har en afgørende betydning for din produktivitet i de efterfølgende timer, fordi den enten kan styre eller afspore dit fokus. Derfor kan en god morgenrutine være guld værd, fordi den slår tonen an for resten af dagen. Hvis du sørger for gode morgenvaner, er kimen lagt til at være produktiv. På den måde vil du ved dagens afslutning føle dig mindre distraheret. Derfor får du her syv råd til gode opstartsrutiner:
1. Kom til tiden
Det lyder måske indlysende. Men for nogle er det ikke helt klart, at kommer man for sent, giver man dels et dårligt indtryk, og det kan også være medvirkende til at forsinke resten af dagen. At komme til tiden og gerne lidt før tid gør samtidig dit mindset klar til dagen.
2. Lad være med at være morgensur
Vær opmærksom på dit humør, når du møder ind om morgnen. Det smitter af på dine kollegaer, hvis du kommer vrissende ind, fordi bukserne satte sig fast i cykelkæden på vej til arbejde. Er du ikke morgenmenneske, så øv dig alligevel i møde dine kollegaer med et smil og en positiv attitude, når du møder ind. Det gør en forskel for både dig selv og dine medarbejdere, at dagen stater positivt. Dine første signaler om morgenen præger nemlig stemningen i medarbejdergruppen resten af dagen.
3. Tag en dyb indånding
Det er ment helt bogstaveligt. Gør noget, der kan få dig til at fokusere på nu og her. Gear ned og giv dig selv et øjeblik, hvor du mærker dig selv og din vejrtrækning. Det hjælper til, at du starter hver dag med en ren tavle. Det kan godt være, du er med i projekter, opgaver og møder, der er fortsat fra dagen forinden. Men prøv at gøre hver dag til en ny start. Lad diskussioner og uoverensstemmelser fra gårsdagen blive mødt med nye øjne.
4. Organisér din dag
Udnyt det første stykke tid til at planlægge dine prioriteter og fokusere på hovedopgaverne. Rigtig mange bliver distraherede som det første om morgenen af at åbne indbakken med ophobede emails, som skriger på opmærksomhed. Men lad dig ikke distrahere af din inbox; en bunke af emails kan blive distraherende og ødelægge den opgaveprioritering, du har sat for resten af dagen. Hav fokus på din to-do-liste – det skærper dit fokus, så du når dine opgaver.
5. Vær til stede og afstem med dine medarbejdere
Det er essentielt, at lederen er til stede mentalt over for medarbejderen. Tag dig tid til at møde dine medarbejdere – skab øjenkontakt, smil og spørg ind til dem. Kontakten kan handle om deres weekend, eller om de eventuelt skal bruge din hjælp. At tage denne pulsmåling på dine medarbejdere om morgenen kan være med til at skabe en god stemning for resten af dagen. En hurtig 5-10 minutters team-snak kan også være en effektiv måde for mange at starte dagen på. Gør det stående, uden stole og få alle til at dele deres topmål for dagen. At lave denne lille øvelse hjælper dine medarbejdere og dig selv til at fokusere – og endnu mere vigtigt: Det samler dit hold. Ved at dele dine mål med andre, er chancen for at realisere dem større.
6. Planlæg de vigtigste telefonsamtaler
Hvis du ved, at du skal i kontakt med én eller flere kollegaer i løbet af dagen, så planlæg dine telefonopkald som det første. Hvis du venter til efter frokost, er der en stor chance for, at du har sværere ved at få fat på vedkommende. Det er frustrerende at prøve at få noget færdigt og ikke kunne komme videre med arbejdet på grund af løse ender. Dette gælder også for vigtige emails, sørg for, at de er sendt af sted i de tidlige timer.
7. Planlæg en formiddagspause til eftertjek
Hold en kort pause midtvejs, inden du går til frokost. Stop op, og se, hvor du er. Tjek din prioriteringsliste og se, om du holder din tidsramme, eller er blevet distraheret af noget, der har taget din tid, eller om en opgave har taget for lang tid. På den måde kan du øve dig i at holde momentum og nå dine opgaver.
Slut dagen – og sæt scenen for næste arbejdsdag
Et vigtigt skridt til en succesfuld arbejdsdag starter i virkeligheden dagen inden. Afslutningen på din dag er afgørende, da den sætter scenen for din opstart den efterfølgende dag. At slutte dagen på en god måde vil sikre dig, at du ser tilbage på den med en følelse af tilfredshed. Her er syv tips til at få en god lukning på din arbejdsdag:
1. Evaluér din to do liste
Sørg for, at du er up to date med dine vigtigste opgaver. Hvis du ikke er tilfreds med, hvor langt du er, så planlæg det, der er nødvendigt at gøre, så du ikke kommer længere bagud. Overvej, hvad du skal have klaret næste dag og lav en plan for, hvad du vil prioritere. Afslutningen på dagen er også tiden til at overveje, hvem du har brug for at kontakte som det første den efterfølgende dag. På den måde er du forud med arbejdsopgaverne, allerede når du møder ind næste dag. Alt det, du kan gøre for at få et forspring næste dag, vil hjælpe dig til en mere produktiv dag.
2. Hold dig opdateret med din chef og dine kollegaer
Det kan være en idé at vende status på projekter med chefen eller med dine kollegaer, inden du går hjem. Dette er også en mulighed for at dobbelttjekke deadlines og bekræfte, at alle arbejder på samme spor.
3. Få en lukning
Sidst på dagen er det bedste tidspunkt til at håndtere opgaver, som ikke kræver kontakt, og hvor telefonopkald, emails og andre forstyrrelser er stilnet af. Sørg for at samle de løse ender, så du kan frakoble dig arbejdet, når du går ud af døren. Lad være med at efterlade et hængeparti, som hurtigt kan ordnes. På den måde undgår du følelsen af at have noget hængende over hovedet, når du kommer hjem.
4. Reflekter over dagen
Desværre er der ikke mange, der gør det. Mange skynder sig ud af døren, ligeså snart de er færdige med deres arbejde. Men hvis du giver dig selv et øjeblik til at reflektere over din bedste præstation eller succes, går du fra dit arbejde med en bedre følelse. Det vil give dig lyst og mod på en ny arbejdsdag.
5. Tag hjem med en positiv stemning
Vær opmærksom på noget, der er gået godt eller efterlad en tak-skal-du-have-notits på en kollegas bord. Har du medarbejdere, som henvender sig til dig, så sig et par opmuntrende bemærkninger. De fleste medarbejdere vil gerne føle sig værdsat og vide, at de gør en forskel. Lige så vigtigt er det også at sige farvel i stedet for i stilhed at smutte af sted.
6. Afbryd forbindelsen og lad stress blive på arbejdet
Vær ikke bange for at slukke for din mobil eller i det mindste slukke for email notificeringer. Når du forlader arbejdet, så fortæl dine kollegaer om tidsrum, du ikke vil være til stede. Når du går ud af døren, så forpligt dig på at lade stress ligge bag dig. Det kan være svært at forlade arbejdet i travle perioder, hvor arbejdsopgaverne spidser til. Men at tage stress med hjem fra arbejdspladsen vil ikke gøre nogen godt.
7. Gå hjem!
Lad være med at sigte efter, at være den sidste, der går. Du vil gøre dig selv udmattet og din produktivitet vil dale. Én ting er at arbejde hårdt på og være produktiv, en anden at blive hængene for længe og være ineffektiv. Derfor er det bedre at planlægge næste dag, få slappet af og starte på en frisk næste dag. Hvis flere kollegaer har kaldt dig arbejdsnarkoman, eller du har glemt navnet på din hund, er det tid til at give 80 pct. i stedet for 110 pct.
Hav det godt – også når du ikke er på arbejde
Er du fanget i rutiner, der ikke indeholder disse skridt, er det umagen værd at tage dine vaner op til genovervejelse og måske lave nogle justeringer. Opstart og afslutning på dagen er det bedste tidspunkt at skabe nogle afgørende vaner, der efterhånden bliver faste rutiner, så du bliver mere fokuseret og produktiv. Den grundlæggende pointe med at starte og afslutte dagen på god vis er, at det har en stor effekt på både din arbejdsdag og den dosis af stress eller glæde, du tager med dig hjem. Det kan påvirke dit helbred, dit søvnmønster, dit familieliv og din generelle fysiske og mentale sundhed.
Artiklen frit redigeret og oversat fra Forbes: 14 Things You Should Do at the Start of Every Work Day og 14 Things You Should Do at the End of Every Work Day
Læs også:
