Måske kender du situationen, at du har bedt en medarbejder om at løse en opgave med bemærkningen: ”Kan du ikke lige se på…..”. Langt de fleste medarbejdere siger ja uden at spørge yderligere. Medarbejderen løser opgaven ud fra sine egne forestillinger om, hvordan opgaven skal løses, og når du får resultatet, viser det sig, at dine forventninger til resultatet ikke stemmer overens med det, medarbejderen præsenterer for dig. Det kan give en skuffet og frustreret medarbejder samtidig med, at du ikke har fået løst opgaven, sådan som du ønskede.
Lightprojekter
Situationen opstår oftest, når der er tale om mindre, projektlignende opgaver, som ligger i grænselandet mellem driftsopgaver og egentlige projekter. Den type opgaver kan kaldes for light-projekter. Der er ingen grænser for, hvilken størrelse et lightprojekt kan have.
Det vigtigste er, at I er enige om, at der ikke er tale om en sædvanlig driftsopgave og heller ikke et egentlig projekt. Men at der netop er tale om en opgave, der ligger i grænselandet, og som kræver nogle projektlignende overvejelser.
8 spørgsmål der afstemmer jeres forventninger
Her er otte spørgsmål, der kan hjælpe dig og din medarbejdere til at afstemme forventninger til lightprojektet. Sæt jer ned og brug 15 minutter sammen på at drøfte spørgsmålene. Tiden er givet rigtig godt ud, da den sikrer, at I er enige om opgaven, og at medarbejderen dermed bruger sin tid effektivt.
Spørgsmål 1: Hvorfor er lightprojektet nødvendigt? Hvad er formålet? Hvis ikke I kan svare på, hvorfor en opgave skal løses, er den sandsynligvis ikke nødvendig.
Spørgsmål 2: Hvilket resultat skal lightprojektet resultere i? Det er særdeles vigtigt, at I har en fælles opfattelse af, hvilket resultatet lightprojektet skal give. Hvis medarbejderen f.eks. skal lave forslag til en ny anvendelse af nogle lokaler, er det vigtigt at afklare, hvor mange forslag medarbejderen skal komme med, om de skal være detailbeskrevet, om der skal være beregnet økonomi til eventuel ombygning og drift, etc. Resultatet er ofte et af de steder, hvor leder og medarbejder kan have meget forskellige forventninger.
Spørgsmål 3: Hvem bidrager til lightprojektet ud over medarbejderen, der umiddelbart er blevet bedt om at løse opgaven? Er der eksterne samarbejdspartnere tilknyttet projektet? Det er vigtigt for medarbejderen at vide, om der må trækkes på andre enten i egen organisation eller uden for egen organisation.
Spørgsmål 4: Hvilke vigtige tidsterminer er der i lightprojektforløbet? På hvilke tidspunkter i forløbet er det nødvendigt at inddrage lederen? Er der brug for at lave en mere detaljeret tidsplan? Lightprojekter er ofte kortvarige, og derfor er det ikke sikkert, at der er andre vigtige tidsterminer end det tidspunkt, hvor lederen gerne ser, at lightprojektet er færdigt. Det er naturligvis i sig selv hensigtsmæssigt at få en fælles opfattelse af. Der kan dog også være vigtige tidsterminer undervejs, og her tjener spørgsmålet til, at I får afstemt forventninger til, hvornår lederen gerne vil orienteres.
Spørgsmål 5: Hvor mange arbejdstimer regner I med, at lightprojektet vil kunne løses indenfor? Det er vigtigt at se spørgsmålet i sammenhæng med spørgsmål 2 og spørgsmål 3. I skal gerne have en fælles opfattelse af, at produktet kan nås inden for det antal timer, der bliver afsat.
Spørgsmål 6: Hvilke vigtige interessenter har projektet? Det kan være nyttigt at drøfte, om der er interessenter, man skal tage højde for, og om der er behov for en egentlig interessentanalyse. Interessenters modspil er ofte noget af det, der kan spænde ben for selv små projekter.
Spørgsmål 7: Hvilke problemer kan projektet risikere at løbe ind i? Hermed sikrer I, at I er enige om, hvorvidt noget kan spænde ben for lightprojektet.
Spørgsmål 8: Skal projektet evalueres? De første gange I anvender spørgsmålene, kan det være nyttigt at evaluere om de 8 spørgsmål var tilstrækkelige til, at I fik afstemt forventninger. Derudover er det som regel interessant at evaluere, om jeres skøn over arbejdstimer og opgavens udstrækning holdt stik.
Læs mere
Få dine medarbejdere til at funkle
Det perfekte er ikke altid det bedste
