I bogen, ”Når Ledelse er kommunikation”, opstiller Leif Pjetursson elleve overordnede spørgsmål, som kan være relevante at få svar på, hvis man vil skabe en effektiv forandringskommunikation med sine medarbejdere.
Ifølge Leif Pjetursson, som – udover at være forfatter og journalist – har en baggrund som institutionsleder i Lyngby-Taarbæk Kommune og PR-chef på Teknologisk Institut, vil lederen ikke altid kunne finde svar på alle spørgsmål med det samme. Og for ledere i den offentlige sektor er problemet nogle gange, at de som led i et politisk system ikke altid har tid nok til tænke over spørgsmålene.
1. Værdsæt den hidtidige indsats
- Hvad kan vi være stolte af ved den hidtidige indsats? – Hvad er vi gode til?
2. Fortæl om forandringens vision
- Hvad er vores projekt og med hvilket formål er der – på kort sigt og på lang sigt?
- Hvilken samfundsnyttige mål ligger der eventuelt i visionen?
- Hvilke ideale hensigter ligger der eventuelt i visionen?
- Hvilke drømme og håb vil vi gerne realisere?
3. Begrund forandringen sagligt
- Hvorfor er der brug for, at vi ændrer på den nuværende tilstand?
- Hvor stammer den ændrede faktor fra? For eksempel fra brugere, politikere, nye trends med videre?
- Hvad står på spil?
- Hvad er det konkret, vi vil ændre?
- Hvad vil vi gøre?
- Hvilke fordele indebærer dette for os?
- Hvilke nye muligheder giver forandringen for os?
- Hvilke ulemper kan der være forbundet med forandringen?
- Hvordan vil vi afveje fordele og ulemper?
- Hvad forventer vi af udbytte i forbindelse med forandringen?
4. Fortæl om forandringens mål
Hvilke fire til seks konkrete, afgrænsede tidsbestemte mål rummer forandringen?
Hvilke løfter indeholder disse mål? For eksempel løftet om en bedre og mere sikker fremtid, løftet om at imødekomme særlige behov og ønsker?
5. Fortæl om forandringens belønning
- Hvilke konkrete belønninger forventer vi, at forandringen vil give medarbejderne?
- Hvilke konkrete motivationsfaktorer rummer forandringen?
6. Fortæl om forandringens værdier
- Hvilke gode værdier har vi, som stadig er brugbare?
- Hvilke nye værdier har vi brug for i forbindelse med forandringen?
- Hvordan genspejler disse værdier modtagernes og organisationens værdier?
7. Vis værdierne, og vis lidenskab
- Hvordan vil vi som ledere vise, at vi tror på visionen og projektet?
- Hvordan vil vi vise, hvilke værdier vi tror på?
- Hvilke billede vil vi gerne have, at der bliver skabt af os?
8. Skab sammenhæng og meningsfuldhed
- Hvordan hænger forandringen sammen med det gode, vi tidligere har gjort, og det vi skal til at gøre?
- Hvordan hænger forandringen sammen med de enkelte enheder og det hidtidige arbejde?
- Hvordan hænger forandringen sammen med den enkelte medarbejder? Hvad betyder forandringen typisk for hende?
- Hvordan hænger forandringen sammen med forudgående og nuværende ændringsproces?
9. Skab en tryk forandringsproces
- Hvilke værdier skal kendetegne vores kommunikation af forandringen?
- Hvad har vi tidligere kunnet iagttage, når medarbejderne fandt forandringen meningsfuld?
- Hvornår er en forandring typisk ikke meningsfuld for medarbejderne?
- Hvad kan vi lære af dette?
- Hvordan kommunikerer vi, når der ikke er noget nyt at kommunikere?
- Hvordan vil vi kommunikere med hver eneste team og medarbejder om, hvad forandringen betyder for dem?
10. Fortæl om forandringens udfordringer
- Hvilke udfordringer rummer forandringen for hvilke personer? Og hvordan
vil vi tackle disse udfordringer? - Hvordan tackler vi typisk modstand?
- Hvordan vil vi sørge for, at medarbejderne bliver maksimalt personligt involveret og engageret i forandringen?
- Hvilke nye kompetencer er der brug for konkret?
- Hvordan kan medarbejderne få hjælp til at udvikle disse kompetencer? Og hvordan vil vi hjælpe?
- Hvilke heltehistorier har vi eventuelt at fortælle omkring forandringen?
- Hvordan ser en konkret handleplan ud for det første halve år?
11. Udvælg hovedbudskabet
- Hvilke tre til seks hovedbudskaber vil vi udvælge?
- Hvordan vil vi konkret udvælge disse budskaber?
- Hvordan vil vi teste, om budskaberne virker?
- Til slut – Hvad mangler vi at afklare? Hvornår vil vi kunne forvente at have svar herpå?
Kilde: Leif Pjetursson: ”Når ledelse er kommunikation – en medreflekterende bog om lederens kommunikative kompetencer”.
Listen over spørgsmål stammer fra kapitel 7 ”Ledelse og kommunikation af forandringer”.
Artiklen er fra BUPL’s blad “Ledetråden”. Den blev første gang publiceret på Lederweb i november 2005.
Læs også: Sådan præsenterer du forandringer
Artiklen har tidligere været bragt i 2009.
