1. Møder er ofte unødvendige
Alt for ofte mødes folk, ”fordi det er fredag”. Når dine møder begynder at tage navn efter den dag, de afholdes, er der grund til at være kritisk. Det hedder kun et fredagsmøde, hvis ingen grundlæggende ved, hvorfor man mødes. Det skal aflives på stedet, medmindre det tjener et krystalklart formål, der er direkte knyttet til dine væsentligste arbejdsopgaver. Derfor:
- Sæt fingeren på uklarhederne. Vær den person, der tør sætte spørgsmålstegn ved mødekvaliteten og møderelevansen. Det gør du ved at fokusere på det ønskede output af mødet i selve indkaldelsen: ”møde om CRM-system” er ikke godt nok, men det kunne fx være ”valg af CRM-system”.
- Man skal aldrig mødes ”om noget”. Man skal altid mødes for at ”gøre noget med noget”. Man mødes ikke ”om” sin strategi. Man mødes for at korrigere den, skabe den eller skrotte den. Har mødet ikke noget klart formål, så kræv det, før du melder din deltagelse.
2. Møder udvider sig unødigt
Hvornår er du sidst gået fra et færdigbehandlet møde efter 17 minutter, selv om det i din kalender var indkaldt til at vare en time? Nok aldrig. Dette fænomen kaldes også Parkinsons lov, og den siger, at ”dit møde udvider sig til at passe til netop den tid, der er sat af til det”. Det betyder, at hvis et møde er indkaldt til at vare en time, så varer det netop en time, uanset at substansen blev afklaret på 17 minutter. Derfor:
- Halvér alle dine møders varighed fra i morgen. Jeg (og Parkinson) lover dig personligt, at du får lige så meget ud af dem.
- Hold møder stående. Der er lavet mange eksperimenter med stående møder. Typisk sker der to ting: Mødedeltagerne er mere fokuserede, og mødet tager kortere tid.
- Sørg altid for, at du skal noget vigtigt efter møder, som du har mistænkt for at være tidsspilde. Det vil øge din motivation for at udvandre rettidigt.
3. Møder er uproduktive
Møder er stilstand, handling er fremdrift. Når du holder møde, står alt stille, og ofte vil du få langt mere værdifuld information, hvis du handler på dine konkrete projekter, end hvis du taler om dem. Derfor:
- Hvis du alligevel er tvunget, så mål møders kvalitet på, hvor meget handling de skaber. Lakmusprøven for et godt møde er altid, hvor meget handling, fremdrift og udvikling det skaber på væsentlige udfordringer og projekter.
- For at gøre et møde produktivt skal I som minimum have et simpelt system til at fange to-dos, som mødet genererer, og – endnu vigtigere – en helt konkret person udpeget til at holde folk oppe på deres forpligtelser.
- Kollektivt ansvar for handlinger er den eneste måde at sikre sig kollektiv fremdrift efter møder. Hæng to-do-listerne op ved de ansvarliges skriveborde, og lad dem strege dem ud undervejs, eller opret et fælles dokument til at afkrydse i.
4. Mødedeltagerne forbereder sig ikke
Gode møder kræver forberedelse, som ingen laver. Konsekvensen er, at folk møder uforberedte op og spilder hinandens tid, imens det virkelige projekt står stille. Derfor:
- Definér altid, præcis hvilken type forberedelse du forventer af de mødeindkaldte. Det giver dig også et mere præcist billede af, om det er realistisk. Kræv, at folk forbereder sig. Møder skal handle mindst om ”hvad” og mest om ”hvordan”. Det første skal afklares i forberedelsesfasen.
5. Møder er uforholdsmæssigt tidsspilde
Når man lægger timerne sammen – hvad man altid bør gøre – så er et møde på én time for otte mennesker i virkeligheden en hel lønningsdag. Du veksler altså otte timers produktivitet med én times møde. Derfor:
- Invitér så få som muligt. Jo færre mennesker, desto nemmere bliver det også at træffe beslutninger og skabe fremdrift i dine projekter.
6. Møder er gætværk
Der findes et godt udtryk, der hedder ”planning is guessing”. Du har i sidste ende ingen anelse om alle de udfordringer, ændringer og overraskelser, du vil møde undervejs i eksekveringen af dit projekt. Det betyder, at du skal handle i den virkelige verden for at blive klogere og korrigere kursen i stedet for at sidde til møder og gætte på, hvad der kommer til at ske. Derfor:
- Vær så virkelighedsnær som muligt. Hvis du skal lave ny hjemmeside, så hold mødet foran computeren. Hvis du skal udvikle på dit morgenmadsprodukt, så stil dig ned i Irma.
7. Møder er afbrydelser
Når folk skal deltage i dine møder, så afbryder du dem midt i andre opgaver. En af mange undersøgelser af workflow viser, at det tager mellem 5 og 45 minutter at komme tilbage til en opgave på samme niveau, som man var, da man forlod den. Man spilder altså tid både under og efter mødet. Derfor:
- Læg møder klokken 8 eller klokken 17, så der ikke er et før eller et efter at skulle tilbage til. Bonus er i øvrigt, at der alligevel ikke er nogen, der gider komme på de tidspunkter. Pludselig stiller folk sig nemlig det spørgsmål, om det nu også er et nødvendigt møde.
8. Mødedeltagere er ufokuserede
Loven om ufokuserede mødedeltagere lyder: ”Jo flere mødedeltagere du indkalder, desto større er risikoen for, at der sidder en fuldstændigt afsporet person og taler om, hvor klog hans kat er.” Derfor:
- Som mødeleder skal du være en autoritet. Det er dit ansvar at forvalte virksomhedens arbejdsdag, som du af uvisse årsager har lagt beslag på. Gør det klart fra mødets indledning, at du i alles interesse har tænkt dig at lukke ned for sidespring og muntre anekdoter.
9. Møder har ofte upræcise og mangelfulde dagsordener
Upræcise eller helt fraværende dagsordener skaber et upræcist eller helt fraværende produkt. Derfor:
- Der skal altid være en klart formuleret dagsorden til dine møder. Sørg for, at deltagerne har den i god tid. Hvis du ikke selv får en, så kræv det fra personen, der har indkaldt dig.
10. Møder sluger tid på begge sider
Næsten alle møder er behæftet med overflødige opvarmningsritualer eller nødvendige onder, både før og efter, fx brygge kaffe, købe morgenbrød, dække bord, rydde af, tale med folk på gangen, hente et glas vand, transport til og fra, lytte forundret til historie om potentielt meget klog kat. Derfor:
- Lad være med at indkalde til et ”møde”. Det er selve genren, der trigger adfærden. Bliv bedre til at afløse møder med at gå ind til den relevante kollega og klare det ved skrivebordskanten. Her er alle mere effektive og fokuserede.
Stadig ikke nok?
Hvis alle disse ideer ikke skulle være nok, kan du gøre som en af læserne på vores blog foreslog: ”Gør alle møder frivillige. That should do the trick.”
Læs mere
Artiklen har oprindeligt været bragt på Lederweb i 2010
