Noget måtte der gøres. Arbejdsmiljøet i sekretariatet skrantede. Flere arbejdspladsvurderinger var decideret dårlige. En vis træthed havde bredt sig i organisationen. Lokalerne tog sig rodede og kedelige ud. Og samtidig manglede man egnede lokaler til den ambulante behandling af patienterne.
I den situation besluttede overlæge Kirsten Vinding at træde ind i en for hende uvant lederrolle – som scenograf. Med afsæt i et innovationsforløb for offentlige ledere valgte hun at afprøve, hvor langt hun og afdelingen kunne komme ved at forbedre de fysiske rammer for det daglige arbejde.
Konkret blev der flyttet rundt på møbler og byttet om på lokaler. Væggene fik sig en tiltrængt omgang maling. Og man fik etableret et nyt og hurtigere it-netværk. For at understøtte den fysiske modernisering af sekretariatet blev lægesekretærerne undervist i lean-værktøjet 4S, der blandt andet sætter fokus på systematisering, standardisering og sortering.
På den måde lykkedes det at få løst flere af dagligdagens problemer på én gang. Arbejdsmiljøet i sekretariatet er blevet langt bedre. Afdelingen har fået bedre plads til patientbehandlingen. Og den irriterende ventetid ved computeren er bragt ned.
Afkastet af investeringen er da heller ikke udeblevet. Ventetiden på journalnotater er reduceret markant. Medarbejderne er i dag i stand til at levere både flere og bedre ydelser, fordi de kan arbejde mere effektivt. Og det hele har ikke kostet mere end cirka 50.000 kroner, der især er gået til de tekniske installationer. Det er pebernødder i forhold til afdelingens samlede budget.
Fornyelse – med fokus på kerneopgaven
Kirsten Vinding har lært flere ting af det vellykkede forløb. For det første, at man som leder skal turde tænke nyt og anderledes. For det andet, at innovation kan læres og praktiseres med succes, hvis man som leder tør træde et par skridt længere frem på scenen. Og for det tredje og måske vigtigste: at man skal holde blikket stift rettet mod organisationens kerneopgave – i dette tilfælde at give patienterne den bedst mulige behandling og pleje.
Hun fortæller således, hvordan det var afgørende at holde fokus på lægesekretærernes konkrete opgave med fx at skrive notater i journalerne. Før kunne der i værste fald gå op til fire måneder, fra lægen havde set patienten, til der blev skrevet notat i sagen.
Den ventetid er nu nede på en uge til halvanden.– Det skyldes blandt andet, at vi har fået ”hjulene” mellem de forskellige faggrupper til at køre bedre sammen. Det er kun lykkedes, fordi vi har holdt fokus på vores fælles kerneopgave.
Ledetråden for projektet har været, hvordan vi igennem et velfungerende sekretariat kan skabe de bedst mulige betingelser for at løse vores primære opgave, siger Kirsten Vinding.
Læs også
Andre eksempler på innovation
Plejer er død - plejen lever
Innovativ mødeledelse