Af Mads Kristoffer Lund, projektleder Branchearbejdsmiljørådet Finans / Offentlig Kontor & Administration (BAR FOKA)
Som leder er det din pligt og ansvar at tage en samtale med en medarbejder, hvis du får mistanke om, eller bliver gjort opmærksom på, at en medarbejder mistrives. Det kan imidlertidig være vanskeligt at tage hul på en samtale om stress. For hvordan klarer man sådan en samtale, så både du og medarbejderen kommer godt ud af situationen og videre derfra.
Her kan du læse om, hvordan du forbereder, afholder og følger op på samtalen.
Forberedelse
1. Find konkrete eksempler, du selv har konstateret. Lad være med at bringe andres historier om medarbejderen ind i samtalen. Det vil kun såre medarbejderen og gøre vedkommende usikker på kollegerne.
2. Skriv ned på et papir, hvilke tre pointer du vil aflevere i samtalen. Det kunne bl.a. være: Hvad er det vigtigste, der skal ændres? Hvordan kan det ske? Hvad tilbyder du af hjælp?
3. Du skal ikke fokusere for meget på at gøre alle de rigtige ting i samtalen, så bliver der for meget fokus på teknik – men du skal prøve at lave en samtale, hvor både du og medarbejderne lærer noget.
4. Husk at holde fast i, at samtalen er kommet i stand, fordi du bekymrer dig for medarbejderen, og gentag det flere gange i samtalen.
Afholdelse af samtalen
1. Start med at fortælle, at du er bekymret, og at mødet ikke skal opleves som en kritik af det arbejde, der bliver udført, men blot bunder i en bekymring over, at arbejdet tilsyneladende stresser medarbejderen.
2. Spørg til medarbejderens tanker om mødet, og giv ros.
3. Fortæl konkrete eksempler, hvad du har set medarbejderen gøre i stressede situationer.
4. Drøft, hvad der skal gøres ved det – nævn fx situationer, hvor medarbejderen klarer stresssituationer godt, så medarbejderen tvinges til at se de gode ting, hun/han gør.
Husk at inddrage de ressourcer og kvaliteter, medarbejderen har, og spørg til, hvordan medarbejderen kan bruge disse styrker i den nuværende situation.
Husk at ændringer skal være meget konkrete og gerne skal have både en handlemæssig og tankemæssig ændring i sig.
5. Vis, at du lytter – undgå at fremtræde som om, at du sidder med ”en skjult dagsorden” eller endnu værre, som om at du sidder med en facitliste.
6. Slut samtalen af med at få medarbejderen til at opsummere, hvad I har besluttet. Det er jo medarbejderens samtale.
Lav ALTID en aftale om opfølgning, inden samtalen slutter og få en klar aftale om, hvad medarbejderen kan starte med at gøre, og hvad du som leder kan gøre for at støtte op om det.
Ting du skal undgå i stresssamtalen
- Undgå at komme med facitlisten eller komme med mange løsninger, fordi medarbejderen er forvirret. Stil i stedet spørgsmålet, så du får medarbejderen til selv at komme med løsningen.
- Undgå at blive utålmodig. Spørg roligt og acceptér pauserne, for det er ofte i pauserne, at medarbejderen begynder at tænke anderledes.
- Undgå at lyde nedladende, fx ved at ignorere at medarbejderen kan have vanskeligheder med at acceptere løsninger.
- Undgå at afslutte samtalen uden at have lavet konkrete aftaler om ændringer og opfølgning.
- Undgå at have ”uld i munden”.
|
Efter samtalen
Når du prøver at aflaste en medarbejder, skal du tilstræbe, at den pågældende vil opleve en mulighed for kontrol over arbejdsopgaverne. Ellers vil det ikke opleves som en reel aflastning.
Det kan du undersøge ved at spørge til:
1. Hvordan du kan hjælpe medarbejderen, og hvordan de andre medarbejdere kan hjælpe.
2. Om der er opgaver, medarbejderen ønsker at aflastes fra. Hav evt. selv en liste med forslag klar, hvis du er i tvivl om, at medarbejderen selv har overblikket.
3.Om der er noget, i umiddelbart kan gøre her og nu.
| Artiklen er baseret på hæftet "Før arbejdspresset bliver for stort". Du kan finde flere værktøjer til at forebygge og håndtere stress i hæftet. Læs mere her. |
Læs også:
Artikel; Hvordan kan lederen tackle stress?
Publikationen; Ledelse uden grænser
Publikationen; Ledelsesrum
Publikationen; De skjulte velfærdsreserver