Af Esben Buch-Hansen, Lederweb

Godt begyndt er halvt fuldendt

Det første skridt til en god ansættelsessamtale er god forberedelse. Forberedelsen af ansættelsessamtalen kan deles i en individuel og en samlet forberedelse.

Til den individuelle forberedelse hører læsning af ansøgninger og CV med videre samt overvejelser over, hvilke hypoteser, det giver anledning til at søge bekræftet eller afkræftet i samtalen.

Det anbefales, at arbejdet med at fastlægge rammer og struktur samt udarbejdelse af en spørgeramme for ansættelsessamtalen foregår som et samarbejde i ansættelsesudvalget.

Et centralt element i ansættelsessamtalen er spørgerammen. Spørgerammen indeholder en række spørgsmål til hver af de tre - fem væsentligste kvalifikationer/kompetencer. Spørgerammen skal sikre, at de forberedte spørgsmål kan stilles ens til alle ansøgere.

Til forberedelsen hører naturligvis også alt det praktiske arbejde med at finde egnede lokaler, bestille mad og drikke og så videre.

Endvidere bør ansættelsesudvalget overveje, hvilke informationer ansøgerne kan have glæde af at have på forhånd, for at de kan forberede sig bedst muligt.

Hvis ansættelsesudvalget ønsker, at der i løbet af samtalen skal indgå praktiske øvelser eller test af kvalifikationer som for eksempel sprog, bør ansøgerne informeres om det på forhånd.

For nogle praktiske øvelser kan det være hensigtsmæssigt at sende øvelsen til ansøgeren forud for samtalen, så ansøgeren kan forberede sig for eksempel til en præsentation.

Sådan laver man en spørgeramme

Kernen i spørgerammen er et interview af ansøgeren baseret på de væsentligste kvalifikationer og kompetencer, udvalget efterspørger. En god spørgeramme består af et eller flere indledende spørgsmål.

Det giver ansøgeren lejlighed til at fortælle lidt inden samtalen får karakter af et egentligt interview af ansøgeren. Spørgerammen bør også indeholde en afslutning, hvor der lægges op til, at ansøgeren kan stille sine spørgsmål.

Blandt de prioriterede kvalifikationer/kompetencer vælger udvalget mellem tre og fem af de væsentligste. Til hver af disse planlægges mellem tre og fem spørgsmål.

På denne måde stilles de forberedte spørgsmål i en fast rækkefølge, og spørgsmålene kan direkte kædes sammen med en af de udvalgte kvalifikationer/kompetencer.

Det er vigtigt at stille spørgsmål, hvor ansøgeren bliver opfordret til at give konkrete eksempler på situationer, hvor han/hun har brugt den efterspurgte kvalifikation/kompetence.

Eksempel på en spørgeramme :

Rammerne for samtalen skal være på plads

Inden samtalen er det vigtigt at få fastlagt de overordnede ramme og fremgangsmåden for interviewet. Under hver af de følgende 7 punkter er der opridset nogle af de vigtigste elementer for forløbet før og under ansættelsessamtalen.

Gennemførelse af ansættelsessamtalen

Selve gennemførelsen af ansættelsessamtalen kræver omhyggelighed. Ansættelsesudvalget skal sikre, at ansøgeren får og forstår de informationer, der bliver givet om såvel arbejdspladsen som den konkrete stilling.

Samtidig skal ansættelsesudvalget i løbet af samtalen sikre, at de informationer, som ansøgeren giver, er rigtigt forstået. Den enkelte interviewer bør således veksle mellem at stille spørgsmål og samle op for at sikre forståelsen af det, ansøgeren har sagt.

Det kan for eksempel gøres ved at spørge: “Er det rigtigt forstået, at…?” eller “Du sagde, at... - det får mig til at tro, at… - er det rigtigt?” eller “Hvis jeg skal opsummere, det du har sagt, så er det…”

Det er vigtigt, at den der interviewer kun har denne ene opgave. Et godt interview kræver nærvær og tilstedeværelse, og det kan let forstyrres, hvis man som interviewer samtidig skal tage notater, holde øje med tiden og så videre.

Derfor er det vigtigt, at den rollefordeling, der er planlagt, overholdes når interviewet gennemføres.

Endvidere er det vigtigt at etablere en venlig, tryg og tillidvækkende atmosfære under ansættelsessamtalen. De fleste ansøgere er nervøse ved at skulle til en samtale, og nervøsitet kan påvirke deres fremtræden.

Jo mere afslappet og ligeværdig samtalen kan blive, jo bedre bliver samtalen og dermed beslutningsgrundlaget for valget af den bedste ansøger.

Opsamling på samtalen

For hver samtale bør der laves et todelt resumé

Dels et resumé af ansættelsesudvalgets vurdering af ansøgeren i forhold til de krævede kvalifikationer og kompetencer

Og dels af de gensidige forventninger, der er udtrykt i løbet af samtalen. Resuméet af de gensidige forventninger er grundlaget for den opfølgningssamtale, der følger et stykke tid efter en medarbejder er ansat.

Udvælgelse og referencer

Når ansættelsesudvalget skal vælge den bedste ansøger, er det afgørende, at udvalgets medlemmer er tro mod de prioriterede kvalifikationer og kompetencer. Det er i forhold til disse, at ansøgerne skal prioriteres.

Når ansættelsesudvalget har valgt den bedste ansøger, bør der altid foregå en vurdering af om denne ansøger er god nok, eller om der er behov for et genopslag af stillingen. Den bedste ansøger er ikke nødvendigvis god nok.

Det anbefales, at der ved enhver ansættelse tages referencer på den ansøger, der ønskes ansat. Referencepersoner bør opgives af ansøgeren selv, og ansøgeren bør have mulighed for at kontakte referencepersonerne forud, for at de kontaktes af ansættelsesudvalget. Når der tages referencer, må der kun stilles spørgsmål til de kvalifikationer og kompetencer, der er relevante i forhold til den konkrete stilling.

Når det er besluttet, hvem der skal ansættes, er ansættelsessamtalen afsluttet. Resten af arbejdet består i at få lavet konkrete aftaler om tiltrædelsestidspunkt, løn, afklaring af diverse vilkår med videre, så der kan laves en ansættelseskontrakt.

Tilbagemelding til ansøgerne

De ansøgere, der har været til en ansættelsessamtale, bør have en personlig tilbagemelding fra en af deltagerne i ansættelsesudvalget. Ansøgeren skal have feedback på, hvordan han eller hun blev oplevet til samtalen og hvilke vurderinger, der gjorde, at de henholdsvis fik eller ikke fik tilbudt stillingen.

En konstruktiv feedback efter en ansættelsessamtale er med til at sikre en oplevelse af kommunen/regionen som et attraktivt sted at søge arbejde.

Ansættelsesudvalget bør også overveje formuleringen i de skriftlige afslag, der gives til de ansøgere, der ikke blev indkaldt til en samtale. Afslagene bør skrives på en måde, så de vragede ansøgere også har en positiv oplevelse af at have søgt en stilling i kommunen/reionen.

Det kan for eksempel oplyses, hvor mange ansøgninger, der er modtaget, hvor mange ansøgere, der blev indkaldt til samtale og hvem der fik stillingen osv. Endelig kan ansættelsesudvalget opfordre ansøgerne til at søge andre stillinger kommunen/regionen.

Læs også

Vækshusets rekrutteringsguide

Sæt kursen for jobsamtalen

Find den rigtige leder